Metagegevens
Metagegevens zijn alle gegevens die zijn gekoppeld aan een scanbestand en die meer informatie over het scanbestand kunnen verschaffen. Met behulp van aanpasbare metagegevens kunnen werkstromen worden gestroomlijnd en downstreamprocessen geautomatiseerd voor efficiënt documentbeheer.
De systeembeheerder kan meerdere verzamelingen aanpasbare metagegevens maken met behulp van de EWS van de multifunctionele printer.
Nadat dergelijke verzamelingen metagegevens zijn gemaakt, zijn ze toegankelijk via het bedieningspaneel in de app Scannen naar. Hier kan informatie uit de verzamelingen selectief worden toegepast op een scanopdracht.
De informatie wordt door de multifunctionele printer als metagegevens toegepast op de scanbestanden.
Vervolgens kunnen de metagegevens in de scanbestanden worden gecontroleerd voor het stroomlijnen van documentbeheer door downstreamprocessen.
Als een scanbestand met een zeer specifieke set metagegevens bijvoorbeeld op een externe bestemming aankomt, kan er een automatische e-mail naar een autoriteit worden verzonden om actie te ondernemen. Raadpleeg de System Administrator Guide (Handleiding voor de systeembeheerder) voor meer informatie.
1. Selecteer de app Scannen naar.
Er verschijnt een scherm waarin u bestemmingen kunt selecteren.
2. Voltooi het proces om de gegevens van een bestemming in te voeren.
3. Als de toepassing voor metagegevens is ingeschakeld en juist is geconfigureerd door de systeembeheerder, verschijnt er mogelijk een scherm waar u metagegevens kunt selecteren.
4. Als de instructies in de System Administrator Guide (Handleiding voor de systeembeheerder) goed zijn opgevolgd voor het downloaden van de sjabloon om een verzameling metagegevens te maken, is er mogelijk een verzameling metagegevens beschikbaar om opdrachtspecifieke selecties te maken.
Opmerking:Raadpleeg de System Administrator Guide (Handleiding voor de systeembeheerder) voor meer informatie over het maken van een verzameling op basis van de sjabloon.
5. Laten we doorgaan met de voorbeeldsjabloon uit de System Administrator Guide (Handleiding voor de systeembeheerder). Kies de opdrachtspecifieke metagegevens (Teachers (Leerkrachten), Grade (Schooljaar), Subject (Vak) en Student (Leerling)).
Opmerking:Selecteer de toepassingsrij Metagegevens als het selectiescherm voor metagegevens niet verschijnt.
6. Selecteer Gereed.
7. Selecteer de toepassingsrij Metagegevens als u de metagegevens wilt controleren of bewerken.
Opmerking:Voorgedefinieerde metagegevens kunnen privé zijn of zichtbaar voor controle. Dit hangt af van de beveiligingsinstellingen van de verzameling.
8. Selecteer Scannen.
9. De metagegevens worden ingesloten in de geselecteerd indeling voor de verzameling en u ontvangt het bestand op uw geselecteerde bestemming.
Opmerking:Raadpleeg de System Administrator Guide (Handleiding voor de systeembeheerder) voor meer informatie over de indeling van metagegevens. Neem zo nodig contact op met de systeembeheerder om de indeling van de verzameling te wijzigen.