Metadata
Metadata tarkoittaa kaikkia skannattuun tiedostoon liittyviä tietoja, jotka kertovat lisää skannatusta asiakirjasta. Mukautettavan metadatan avulla voidaan virtaviivaistaa työnkulkuja ja downstream-prosesseja automatisoida tehokasta asiakirjojen hallintaa varten.
Järjestelmänvalvoja voi luoda useita mukautettavia metadatakokoelmia monitoimitulostimen EWS:llä.
Kun metadatakokoelmiat on luotu, niihin pääsee Skannaus sovellukseen -kohdan ohjaustaulusta valitsemaan kokoelmasta sovellettavat tiedot työn skannausta varten.
Monitoimituostin käyttää näitä tietoja metadatana skannaustiedostoihin.
Tämän seurauksena skannaustietojen metadata voidaan tarkastella asiakirjojen hallinnan virtaviivaistamiseen downstream-prosesseissa.
Esimerkiksi kun skannaustiedosto, jossa on hyvin tietty sarja, saavuttaa etämääränpään, asiaankuuluvalle taholle voidaan lähettää automaattinen sähköposti toimenpiteisiin ryhtymistä varten. Lisätietoja on järjestelmänvalvojan käsikirjassa.
1. Kosketa kohtaa Skannaus kohteeseen.
Määränpäiden valinta tulee näyttöön.
2. Viimeistele prosessi määränpään tietojen syöttämistä varten.
3. Jos metadataominaisuus on käytössä ja järjestelmänvalvojan oikein konfiguroima, näyttöön voi tulla vaihtoehto metadatan valintojen tekemistä varten.
4. Jos järjestelmänvalvojan opasta noudatettiin menestyksekkäästi mallin lataamiseen metadatakokoelman luontia varten, metadatakokoelma voi olla käytettävissä työkohtaisten valintojen tekemistä varten.
Huom:Lisätietoja kokoelman luomiseen mallista on järjestelmänvalvojan oppaassa.
5. Jatka System Administrator Guide malliesimerkistä ja valitse työkohtainen metadata (opettajat, luokka, aihe ja opiskelija).
Huom:Kosketa Metadata-ominaisuusriviä, jos medatavalintojen näyttö ei tule näkyviin.
6. Valitse Valmis.
7. Kosketa Metadata-ominaisuutta, jos haluat katsella tai muokata metadataa.
Huom:Esimääritetty metadata voi olla yksityinen tai näkyvissä katselua varten kokoelman turvallisuusasetuksista riippuen.
8. Kosketa Skannaa.
9. Metadata upotetaan kokoelmaan valitussa muodossa, ja saat tiedoston valitsemaasi määränpäähän.
Huom:Katso lisätietoja metadatamuodosta järjestelmänvalvojan käsikirjasta. Ota tarvittaessa yhteys järjestelmänvalvojan käsikirjaan kokoelman muodon muuttamista varten.