Μεταδεδομένα
Μεταδεδομένα είναι οποιαδήποτε δεδομένα που σχετίζονται με ένα αρχείο σάρωσης που μπορούν να παρέχουν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το αρχείο σάρωσης. Χρησιμοποιώντας προσαρμόσιμα μεταδεδομένα, οι ροές εργασίας μπορούν να βελτιστοποιηθούν και οι επόμενες διαδικασίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν για αποτελεσματική διαχείριση εγγράφων.
Ο διαχειριστής συστήματος μπορεί να δημιουργήσει πολλές προσαρμόσιμες συλλογές μεταδεδομένων χρησιμοποιώντας το EWS του πολυλειτουργικού εκτυπωτή.
Αφού δημιουργηθούν, αυτές οι συλλογές μεταδεδομένων μπορούν να προσπελαστούν από τον πίνακα ελέγχου στην εφαρμογή "Σάρωση σε" για να εφαρμοστούν επιλεκτικά πληροφορίες από τις συλλογές σε μια εργασία σάρωσης.
Οι πληροφορίες θα εφαρμοστούν ως μεταδεδομένα στα αρχεία σάρωσης από τον πολυλειτουργικό εκτυπωτή.
Στη συνέχεια, τα μεταδεδομένα στα αρχεία σάρωσης μπορούν να ελεγχθούν για τη βελτιστοποίηση της διαχείρισης εγγράφων από μετέπειτα διαδικασίες.
Για παράδειγμα, όταν ένα αρχείο σάρωσης με ένα πολύ συγκεκριμένο σύνολο μεταδεδομένων φτάσει σε έναν απομακρυσμένο προορισμό, μπορεί να σταλεί ένα αυτόματο email σε μια αρχή ώστε να προβεί σε κάποια ενέργεια. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο System Administrator Guide (Οδηγός διαχειριστή συστήματος).
1. Επιλέξτε την Σάρωση σε.
Εμφανίζεται μια οθόνη για την επιλογή προορισμών.
2. Ολοκληρώστε τη διαδικασία για να εισαγάγετε τα στοιχεία ενός προορισμού.
3. Εάν η λειτουργία μεταδεδομένων έχει ενεργοποιηθεί και ρυθμιστεί σωστά από τον διαχειριστή συστήματος, τότε ενδέχεται να εμφανιστεί μια οθόνη για να κάνετε επιλογές μεταδεδομένων.
4. Εάν οι οδηγίες από το System Administrator Guide (Οδηγός διαχειριστή συστήματος) ακολουθήθηκαν με επιτυχία για τη λήψη του προτύπου για τη δημιουργία μιας συλλογής μεταδεδομένων, μπορεί να είναι διαθέσιμη μια συλλογή μεταδεδομένων για την πραγματοποίηση συγκεκριμένων επιλογών εργασίας.
Σημείωση: Για λεπτομέρειες σχετικά με τη δημιουργία μιας συλλογής από το πρότυπο, ανατρέξτε στο System Administrator Guide (Οδηγός διαχειριστή συστήματος).
5. Συνεχίζοντας από το παράδειγμα προτύπου από το System Administrator Guide (Οδηγός διαχειριστή συστήματος), επιλέξτε τα μεταδεδομένα για συγκεκριμένη εργασία (Δάσκαλοι, Βαθμός, Θέμα και Μαθητής).
Σημείωση: Επιλέξτε τη σειρά χαρακτηριστικών Μεταδεδομένα εάν δεν εμφανίζεται η οθόνη επιλογής μεταδεδομένων.
6. Πατήστε Τέλος.
7. Επιλέξτε τη σειρά χαρακτηριστικών Μεταδεδομένα εάν θέλετε να ελέγξετε ή να επεξεργαστείτε τα μεταδεδομένα.
Σημείωση: Τα προκαθορισμένα μεταδεδομένα θα μπορούσαν να είναι απόρρητα ή να εμφανίζονται για έλεγχο για έλεγχο, με βάση τις ρυθμίσεις ασφαλείας της συλλογής.
8. Πατήστε Σάρωση.
9. Τα μεταδεδομένα θα ενσωματωθούν σε επιλεγμένη μορφή για τη συλλογή και θα λάβετε το αρχείο στον επιλεγμένο προορισμό σας.
Σημείωση: Ανατρέξτε στο System Administrator Guide (Οδηγός διαχειριστή συστήματος) για λεπτομέρειες σχετικά με τη μορφή μεταδεδομένων. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή συστήματος για να αλλάξετε τη μορφή για τη συλλογή, εάν απαιτείται.