Metadaten
Metadaten sind alle mit einer Scandatei verbundenen Daten, die weitere Informationen über die Scandatei liefern können. Mithilfe anpassbarer Metadaten können Arbeitsabläufe optimiert und nachgelagerte Prozesse für ein effizientes Dokumentenmanagement automatisiert werden.
Der Systemadministrator kann mit dem EWS des Multifunktionsdruckers mehrere anpassbare Metadatensammlungen erstellen.
Nach der Erstellung können diese Metadatensammlungen dann über das Bedienfeld in der Scan-to-App aufgerufen werden, um Informationen aus den Sammlungen selektiv auf einen Scanauftrag anzuwenden.
Die Informationen werden vom Multifunktionsdrucker als Metadaten auf die Scandateien angewendet.
Anschließend können die Metadaten in den Scandateien geprüft werden, um das Dokumentenmanagement durch nachgelagerte Prozesse zu optimieren.
Erreicht beispielsweise eine Scandatei mit einem ganz bestimmten Satz von Metadaten ein entferntes Ziel, kann eine automatische E-Mail an eine Stelle gesendet werden, um bestimmte Maßnahmen zu ergreifen. Weitere Informationen siehe System Administrator Guide (Systemhandbuch).
1. Scan-to-App antippen.
Daraufhin erscheint eine Anzeige zur Auswahl der Ziele.
2. Den Prozess zur Eingabe der Angaben zu einem Ziel vollständig durchführen.
3. Wenn die Metadatenfunktion aktiviert ist und vom Systemadministrator ordnungsgemäß konfiguriert wurde, kann eine Anzeige erscheinen, in der Metadaten ausgewählt werden können.
4. Wenn die Anweisungen im System Administrator Guide (Systemhandbuch) zum Download einer Vorlage für die Erstellung einer Metadatensammlung erfolgreich befolgt wurden, ist möglicherweise eine Metadatensammlung verfügbar, um eine auftragsspezifische Auswahl zu treffen.
Hinweis: Detaillierte Informationen zur Erstellung einer Sammlung aus der Vorlage siehe System Administrator Guide (Systemhandbuch).
5. In Anlehnung an das Vorlagenbeispiel aus dem System Administrator Guide (Systemhandbuch) die auftragsspezifischen Metadaten wählen (Lehrer, Klasse, Fach und Schüler).
Hinweis: Die Zeile mit der Funktion Metadaten antippen, wenn die Anzeige zur Medatenauswahl nicht erscheint.
6. Fertig antippen.
7. Die Zeile mit der Funktion Metadaten antippen, wenn die Metadaten überprüft oder bearbeitet werden sollen.
Hinweis: Vordefinierte Metadaten könnten je nach Sicherheitseinstellungen der Sammlung privat oder zur Überprüfung sichtbar sein.
8. Scannen antippen.
9. Die Metadaten werden in das für die Sammlung ausgewählte Format eingebettet, und Sie erhalten die Datei an dem von Ihnen gewählten Zielort.
Hinweis: Detaillierte Informationen zum Metadatenformat siehe System Administrator Guide (Systemhandbuch). An den Systemadministrator wenden, um das Format für die Sammlung gegebenenfalls zu ändern.