Så här får smart dokumenthantering tillväxten att öka

Trots allt snack om ”Internet of Everything” så är det fortfarande så att företag drivs av dokument. 

Om dina processer är blodådrorna i ditt företags nervsystem, är dokumenten blodet som strömmar genom dem.

Processer finns för att se till att rätt saker kommuniceras till rätt människor vid rätt tillfälle. Men i själva verket är det dokumenten som sköter kommunikationen. 

Och dokumenten innehåller för det mesta information som är livsviktig för verksamheten.

  • Fakturor kommunicerar hur mycket du är skyldig och hur mycket andra är skyldiga dig.
  • Offerter kommunicerar vad du kan göra och vad du ska göra.
  • Marknadsföringsmaterial kommunicerar vilka problem du löser åt dina kunder.

Även de mest obetydliga och enkla dokument kan vara avgörande för vad företaget försöker uppnå. De utgör den mest märkbara och hanterbara delen av ett företags kommunikation.

Det finns dock ett stort problem. De flesta företag tänker inte specifikt på hur de hanterar sina dokument. Särskilt inte om de växer snabbt.

Det betyder att under de perioder när företag växer som mest, när kommunikationen är mer avgörande än någonsin och organisationens rutiner formas, kan de gå miste om möjligheten att optimera hur 10 procent av vinsten spenderas.

I de flesta fall ignoreras inte dokumenthantering på grund av slarv. Det ignoreras därför att det inte uppfattas som särskilt viktigt. 

Rollen för IT i dokumentdrivna processer

Om du är IT-ansvarig i en växande verksamhet går säkert all din tid åt till att i en halsbrytande hastighet hantera problem, hjälpa nyanställda och hantera infrastrukturen. 

Så om du till exempel hittar utskrivna dokument i skrivaren, så känns det förståeligt nog som det minsta av dina problem. Men om du tänkte efter lite så skulle de väcka några viktiga frågor.

  • Är det känsliga dokument som ligger där helt oskyddade?
  • Kan någon missa en livsviktig version för att den kvar i skrivaren istället för på deras skrivbord?
  • Har anställda en aning om hur dyrt det är att slösa med bläck och papper?

Och det är bara föräldralösa dokument. Faktum är att symptomen på en dåligt fungerande dokumenthantering påverkar varje person och process i företaget.

Om du ansvarar för IT i en växande verksamhet och letar efter sätt att göra en stor insats, är dokumenthantering en viktig sak att börja med.

Analysera var dokumenten kommer ifrån, hur de rör sig och vart de ska, så kommer du inte bara att förbättra saker som skrivarens placering och företagets maskinpolicy – du kommer att förbättra hur företaget kommunicerar.

Det första steget handlar om att gå igenom den nuvarande dokumenthanteringen och förstå vad som fungerar och vad som inte fungerar. Börja med att ställa frågor som:

  • Har vi placerat våra skrivare och skanners så att maximalt antal personer har tillgång till dem?
  • Är de processer som kräver utskrifter formaliserade? Eller är en utskrift bara produkten av ett spontant behov?
  • Vilket av våra dokumentflöden är förutsägbara nog för att automatiseras av en multifunktionsskrivare?
  • Hur många steg krävs för att skanna ett dokument och spara det säkert?
  • Har vi några säkerhetsregler på plats för att se till att känsliga dokument aldrig lämnas obevakade i skrivarfacket? 

När du har gjort en noggrann genomgång av er nuvarande dokumenthantering, kommer du att inse hur viktigt det är att hålla koll på det här området.

Efter det handlar det bara om att identifiera rätt lösning för dessa frågor – avgöra vad som kan automatiseras, vad som måste skyddas och vem som ska få kontrollen. 

Vi hjälper växande företag att gå igenom sina dokumentprocesser hela tiden och de tycker alltid att det är ett bra sätt att påverka det ekonomiska resultatet. Men det avgörande är att IT-ansvariga får tillbaka dyrbar tid som de annars skulle ägnat åt att lösa mindre viktiga problem.

Och i ett växande företag där smart IT-styrning behövs som mest, är ingenting viktigare.

Här får du veta mer om dokumenthanteringsprocesser:

Kontakta oss

08 795 10 00
Kontakta oss online ›