Effektivisera arbetsflöden

Hur ett tillverkningsföretag tillbringar mindre tid på att hantera dokument och mer tid på att driva verksamheten

Clocks

Utmaning

En medelstor tillverkare hade problem med att hantera papperskopior. Anna, ansvarig för dokumentation, lade ner många timmar på att försöka hitta pappersdokument som arkiverats fel eller saknades, och tvingades ofta tillbringa mycket tid på att ta sig till en lagringsanläggning på annan plats. Det fanns dessutom ingen formell plan för katastrofåterställning.

MFP and smartphone

Lösning

Med hjälp av programvara för dokumenthantering kunde företaget skanna och digitalisera sin dokumentation med Xerox en Xerox® ConnectKey®-aktiverad MFP. Medarbetarna har nu direkt, säker tillgång till digitala dokument via sina id-nummer. Flera användare kan få tillgång till samma uppdaterade dokument på samma gång, vilket leder till ett effektivare arbetsflöde. Alla filer replikeras i molnet för katastrofåterställning, vilket ger 99 % aktiv tid och tillgång till filerna var som helst i världen.

I aktion

1. Enkelhet när den är som bäst

Anna placerar pappersdokument i dokumentmataren Xerox® MFP och trycker på ikonen IMS Scan på pekskärmen.

2. Naturligt intuitiv

Hon väljer skanningsalternativ, svarar på två frågor i rullgardinsmenyn, skriver in ett unikt filnummer och trycker på Startknappen för att skanna dokumenten.

Med hjälp av programvara för dokumenthantering kunde företaget skanna och digitalisera sin dokumentation

3. Lösningsinriktad

Tack vare att all dokumentation är digitaliserad har Anna och hennes kollegor nu tillgång till alla dokument från sin dator eller mobila enhet.

4. Enkel tillgång

Medarbetarna kan enkelt hitta och skriva ut dokument från valfri Xerox® ConnectKey®-aktiverad enhet (om de har installerat App Print från IMS). De väljer helt enkelt knappen "Print from IMS" på pekskärmen, svarar på sökfrågor för dokumentet som de är ute efter och trycker på ”Print”.

ConnectKey-teknik i aktion

Man with tablet

Skriv ut från molnet

Se hur Robert hämtar, skannar, skriver ut, delar och översätter dokument från mobil enhet till MFP.
Läs mer

Finger on keyboard

Använd appar för att utföra uppgifter

Se hur en bank ersätter tidskrävande manuella uppgifter med skräddarsydda appar som snabbar upp processen.
Läs mer

Doctor with tablet

Skapa elektroniska dokument

Läs om hur ett sjukhus omvandlar pappersdokumentation till digitala filer och lagrar dem i molnet.
Läs mer

ConnectKey-teknik