Семь простых лайфхаков для более комфортной организации документооборота

Быстрые и лёгкие способы наладить информационный поток в печатной среде

Если задуматься, документы — это жизненная основа бизнеса. Фактически более трети коммерческих процессов управляются документацией. Беда в том, что компании тратят слишком много времени и денег на контроль за своими бумагами. В среднем на каждые 10 млн дохода приходится 1 млн, который уходит на регулирование документооборота. А львиная доля всех обращений в службу поддержки информационных технологий, от 40 до 60%, связана с проблемами печати.

Хорошая новость заключается в том, что стоит лишь оперативно оценить состояние печатной среды, как становятся видны все возможные эффективные пути для максимального использования собственных ресурсов печати. Если вы именно тот человек, который ответственен за работу копировальной и печатной техники, вот несколько советов в помощь, чтобы улучшить документооборот.

1. Автоматизируйте элементарные процессы

Большинство заданий для печати и создания документов состоят из одних и тех же задач. К ним относят заполнение счетов-фактур, обработку претензий и сохранение файлов в нужных папках. Пока пользователи выполняют большую часть этих шагов вручную. Но, если удастся зафиксировать и осмыслить ключевые моменты, можно будет автоматизировать и осуществить предварительную настройку цифровых рабочих процессов. И это при помощи многофункциональных принтеров (МФУ).

Всё, что нужно сделать, это установить «приложение» на вашем устройстве так, чтобы направлять документы в папки и репозитории, необходимые пользователям. И «вуаля!» Скучный многоступенчатый процесс превратится в быструю, одноэтапную работу.

2. Перемещайтесь в облачное хранилище

Целесообразно переместить большие и тяжёлые графические файлы, например, маркетинговые материалы, в облачные репозитории. Однако, многие люди пересылают большие документы по электронной почте. Поэтому им, возможно, придётся загрузить копию, прежде чем распечатать файлы или отсканировать их в такие облачные хранилища, как Dropbox.

Дело вот в чём: при переходе на Dropbox или MS 365, пользователям не потребуется делать лишних действий, чтобы загрузить большой файл и распечатать его. В идеале они должны иметь доступ к объемным документам и отправлять их на печать без загрузки, электронной почты или флэш-накопителя.

Поэтому следует настроить МФУ для прямого сканирования и печати документации в приложениях подобных Dropbox. Так можно сократить количество этапов и одновременно освободить ценное пространство на почтовом сервере.

3. Устраняйте неполадки удалённо

Когда у сотрудников возникают проблемы с документооборотом, вполне естественно, что они обращаются к вам за помощью. В то же время не обязательно присутствовать на месте поломки каждый раз, когда у кого-то ломается принтер. Хорошая новость заключается в том, что современные МФУ достаточно умны, чтобы можно было решать вопросы удалённо.

Чтобы иметь доступ и взаимодействовать с МФУ, достаточно использовать интерфейс удалённого администратора и настройки для устранения технических проблем.

4. Заказывайте расходные материалы заблаговременно

Скорее всего, в вашей компании есть несколько человек, покупающих картриджи с тонером для разных моделей принтеров у разных поставщиков в разное время. Это может привести к поломке и выходу из строя техники, т.к. разные картриджи имеют разные функции и по разному сделаны.

Вместо этого, лучше настроить принтеры на автоматическую рассылку уведомлений по электронной почте, когда у них заканчивается тонер. Так, вы станете единственным, кто потратит средства на расходные материалы, и будете делать заказы только по мере необходимости.

5. Оставляйте цвета только в надёжных руках

Цветная печать дороже, чем монохромная. В то же время очень важно распечатывать некоторые документы в цвете. Поэтому не позволяйте кому попало пользоваться цветными принтерами без разбора. Это достигается введением ограничений и применением элементов управления. Таким образом, разрешается пользоваться цветной печатью лишь отдельным людям или отделам, а также распечатывать только определённые типы документов в конкретное время суток.

Это же устройство можно использовать для того, чтобы только продавцы могли выпускать для клиентов презентации в цвете. При этом следить за тем, чтобы никто не печатал свои фотографии из недавнего отпуска.

6. Переходите на двустороннюю печать

Двусторонняя печать — это элементарный способ произвести большое впечатление. Выбирайте принтеры, которые печатают на обеих сторонах бумаги (дуплекс) по умолчанию. Так, вдвое сокращаются расходы средств и бумаги. Просто и разумно.

7. Организуйте печать по требованию

Около 90% предприятий пострадали из-за нарушений безопасности по причине незащищённой печати. Очень часто это происходит из-за того, что кто-то оставил конфиденциальные документы в лотке принтера. Опасность кроится не только в вероятной утечке информации, но и напрасной трате бумаги и денег. Фактически около половины напечатанных страниц выбрасываются, а 20% и вовсе оказываются ненужными.

Печать по требованию (или печать по запросу) гарантирует то, что МФУ выпустит документ только тогда, когда человек, отправивший задание на печать, присутствует на месте и может подтвердить это с помощью PIN-кода или карты. Одним простым движением решается проблема экономии и безопасности.

Связаться с нами

Горячая линия

Сайт Hotline Xerox

http://hotline.xeroxeurasia.com/ru/

Электронная почта Hotline Xerox:

[email protected]
Xerox объявил о создании новой компании CareAR для разработки программных продуктов

Xerox объявил о создании холдинговой компании CareAR Holdings, которая объединила платформы CareAR, DocuShare® и…

Подробнее
Новый цветной принтер Xerox® C310 повысит продуктивность работы в компаниях СМБ и домашних офисах

Xerox запустил цветной принтер Xerox® C310 — удобное, надёжное и доступное решение с комплексной системой безопасности. Новая модель поможет…

Подробнее

Горячая линия

Скачать PDF

Демо/Видео