Как проводят анализ и аудит бизнес-процессов на предприятии?

Аудит бизнес-процессов является одним из способов оценки эффективности деятельности компании либо предприятия в целом или конкретных отделов. Он может проводиться специалистами из штата организации или аудиторами из консалтинговой фирмы. В обоих случаях проверяется документооборот, а также определяются сильные и слабые стороны бизнеса. На основании полученных результатов составляются рекомендации для дальнейшей оптимизации бизнеса и разработки новых стратегий продвижения.

Особенности аудита бизнеса и анализа его эффективности

Анализ бизнес-процессов предприятия или компании – первый этап аудита. После этого специалисты организовывают интервью с главными стейкхолдерами и проверку всей документации. На основании полученных данных описывается все нюансы деятельности предприятия на верхнем уровне. Затем специалисты более детально рассматривают «узкие места», чтобы выявить все сильные и слабые стороны, и начать внедрять способы автоматизации бизнес-процессов, которые помогут повысить их эффективность.

Аудиторы обязательно выделяют основные и второстепенные направления деятельности компании, чтобы не упустить даже незначительных, на первый взгляд, деталей.

Для проведения анализа бизнес-процессов компании можно выбрать один из следующих форматов:

• экспресс-формат – его продолжительность составляет 3 дня;
• основательный аудит – его сроки определяются индивидуально и могут занять до 1,5-2 месяцев.

Специалисты перед тем, как проводят анализ бизнес-процессов, определяют все задачи, которые необходимо решить во время проведения проверки. Таким образом, удается ускорить аудит и в дальнейшем максимально эффективно использовать полученную информацию.

Для чего следует проводить аудит компании?

Анализ и моделирование бизнес-процессов требуется в следующих ситуациях:

1. Необходимо определить, какие внутренние процессы и операции являются неэффективными и, соответственно, требуют оптимизации или прекращения.
2. Проводится работа над проектом по анализу и описанию бизнес-процессов деятельности и нужно понять, с чего именно начать.
3. Нужно определить место наибольшей потери материальных или трудовых ресурсов – это необходимо для снижения затрат.
4. Для определения причин, по которым происходит ухудшение качества услуг и продукции.
5. Анализ бизнес-процессов помогает понять, можно ли использовать информационные возможности более эффективно.
6. Если необходимо просчитать все потенциальные риски для компании, а также проверить, соответствует ли операционная деятельность используемым стратегиям развития.
7. Внутренний аудит бизнес-процессов помогает получить информацию, которая требуется для улучшения качества выполнения различных задач.
8. Для анализа и оценки бизнес-процессов, чтобы определить стоимость компании перед ее продажей.

Кроме того, могут быть и другие причины для проведения проверок, связанных со спецификой сферы деятельности фирмы или предприятия.

Какие задачи удается решить с помощью аудита?

Для аудита деятельности компании могут использоваться разные информационные инструменты. Методы анализа бизнес-процессов выбираются с учетом направления деятельности, масштабов организации, целей. Правильно используемые технологии решает целый список задач:

• составление отчета, в котором будут четко сформулированы цели и задачи проверки;
• подробный обзор каждого проверенного процесса – это предполагает определение потенциальных рисков, а также указание способов оптимизации работы с учетом разных факторов;
• система анализов бизнес-процессов позволяет определить наиболее подходящие пути реализации стратегии и оценить влияние предполагаемых изменений на работу компании в целом;
• быстрое снижение расходов материальных и трудовых ресурсов до оптимальных показателей;
• своевременное принятие профилактических мер против влияния каких-либо рисков на развитие предприятия.

Для эффективного анализа и управления бизнес-процессами приходится использовать различное компьютерное оборудование и специальное программное обеспечения. В компании «Xerox» можно ознакомиться с всем необходимым оборудованием, а также виртуальными инструментами, воспользовавшись лучшими предложениями. При необходимости специалисты подробно ответят на все интересующие вопросы из бизнес-процессов и порекомендуют лучшие продукты, исходя из специфики деятельности пользователей и их требований.