Skip to main contentClick to view our Accessibility Statement or contact us with accessibility-related questions.
Man sitting at desk working on laptop.

Как крупная юридическая компания решила проблемы с обработкой и обменом документов

Юристы и сотрудники Bell Law Group используют единую платформу для быстрого преобразования и совместной работы Xerox® Workflow Central.

«Xerox Workflow Central значительно упрощает повседневные задачи специалистов Bell Law Group»,

— Бенджамин Дуту, менеджер по маркетингу юридического отдела Xerox
Bell Law solves document challenges with Xerox® Workflow Central YouTube Видео

Bell Law Group — это юридическая компания, которая специализируется на травмах и нарушениях трудового права в отношении работников, федеральных служащих и работодателей. Компания обслуживает клиентов по всем США и имеет офисы в пяти городах: Вашингтон, Нью-Йорк, Сиоссет, Гарден-Сити и Майами.

Задача

Совместный обмен данными между пятью офисами с разными ИТ-сетями

Юридическая фирма Bell Law Group работает уже 20 лет и специализируется на трудовых спорах и травмах. За это время она прошла через ряд слияний и на сегодняшний день имеет пять офисов в разных городах США. Юристы компании часто переезжают из одного офиса в другой в зависимости от требований клиента. В связи с этим им необходимо ежедневно обмениваться документами и обрабатывать их между офисами.

Однако из-за того, что каждый офис имел отдельную ИТ-сеть и разрозненные программные решения, обмен и обработка документов занимали много времени или были недоступны. Иногда юристы приезжали в офис и обнаруживали, что местное программное обеспечение, например для преобразования, редактирования или перевода документов, несовместимо с программным обеспечением из другого офиса. Такие сложности побуждают сотрудников использовать несанкционированные инструменты, приводя не только к затратам времени, но и рискам безопасности.

Компании требовалась комплексная и простая платформа для получения удобного доступа к документам во всех офисах. Она также нуждалась в решении, которое позволило бы ее сотрудникам использовать единые инструменты обработки документов независимо от места работы.

В связи со стремительными требованиями, предъявляемыми к компании, она искала простое решение, не требующее долгого обучения и совместимое с уже имеющейся инфраструктурой.

Будучи давним клиентом Xerox, Bell Law Group обратилась к нам за помощью, чтобы найти решение.

Решение

Гибкая рабочая платформа

Мы порекомендовали Bell Law Group рассмотреть Xerox® Workflow Central в качестве надежной и гибкой платформы, которая будет работать с имеющимся облачным хранилищем и обеспечит круглосуточный доступ к данным во всех офисах.

Учитывая временные затраты компании, Xerox предложила установить пробную версию платформы, прежде чем принять решение о ее внедрении. Таким образом компания смогла опробовать возможности платформы в своем собственном темпе.

В ходе трехмесячной работы с пробной версией платформы Bell Law Group не только пришла к выводу, что Workflow Central поможет решить проблемы совместной работы, но и обнаружила дополнительные возможности для решения задач по обработке документов, включая конвертирование документов, перевод, редактирование и преобразование рукописных заметок в редактируемые документы.

Результат

Юристы могут легко получать доступ и быстро обрабатывать документы во всех офисах

Теперь юристы компании могут быстрее получать доступ, отправлять и обрабатывать документы с помощью платформы Xerox® Workflow Central.

Поскольку платформа работает с облачным хранилищем Bell Law Group, сотрудники могут обмениваться документами и безопасно взаимодействовать в реальном времени. Это позволяет им эффективно работать над срочными юридическими процессами, такими как юридическая экспертиза при слияниях и поглощениях.

Сотрудники Bell Law Group могут быстро и безопасно получать доступ к инструментам компании из любого офиса для преобразования файлов в удобные форматы, включая быстрый перевод, редактирование и создание аудиофайлов на основе документов. Особенно полезными для работы юристов оказались функция конвертирования рукописных заметок в редактируемый формат и функция обобщения заметок.

Комплексная платформа для совместной работы помогает команде оптимизировать политику, ориентированную на потребности клиентов.

В настоящее время компания тестирует дополнительные решения Xerox для дальнейшего улучшения работы сотрудников и повышения качества обслуживания клиентов.

«Крупные юридические компании постоянно сталкиваются с необходимостью повышать эффективность и уровень обслуживания клиентов. Xerox Workflow Central и другие инструменты Xerox помогают нам решить эти задачи»,

– Benjamin Duthu, Xerox Legal Sector Marketing Manager

Значок шестеренки с разъемами, отходящими влевоЗадача

  • Многие сотрудники предпочитают работать из дома, однако им часто приходится ездить в разные офисы или места работы своих клиентов.

  • В связи с этим команде требовались безопасные и эффективные инструменты для потребления информации и обмена юридическими файлами в рамках компании.

  • Bell Law Group искала решение, с помощью которого ее сотрудники могли бы быстро отправлять и хранить данные из всех пяти офисов.

Значок лампочкиРешение

  • После работы с пробной версией Bell Law Group внедрила в свои процессы Xerox® Workflow Central — единую, безопасную, гибкую платформу документооборота, одобренную для использования в бизнесе.

  • Теперь пользователи могут получить доступ к сервису из любой точки с ПК, мобильных устройств и многофункциональных принтеров Xerox® с технологией ConnectKey® для быстрого преобразования PDF-документов в редактируемые форматы.

  • Пользователи получают доступ к целому набору рабочих процессов (преобразование в файлы MS Office, преобразование в аудио, автоматическое редактирование, перевод и так далее).

  • После внесения изменений документы мгновенно направляются в облачное хранилище Bell Law Group или отправляются клиентам по электронной почте с использованием функции «Шифровать и отслеживать» для повышения безопасности при отправке.

Растущий график и шестеренка сверхуРезультат

  • Сотрудники быстро внедрили инструмент в свои рабочие процессы без дополнительного обучения.

  • Теперь юристы компании могут быстрее конвертировать и редактировать документы из любого офиса, соблюдая при этом все требования.

  • Функция «Шифровать и отслеживать» позволяет клиентам безопасно обмениваться конфиденциальными файлами с сотрудниками компании или третьими сторонами.

  • Bell Law Group может предоставить клиентам более быстрые услуги, поддерживая свою политику, ориентированную на потребности клиентов.

A woman with a laptop using a Xerox C235 MFP in her home office

Платформа Xerox® Workflow Central

Преобразование документов на всех устройствах. Где угодно.

Статьи по Теме

  • Students working at a table

    Образовательная организация внедряет инновации в процесс обучения, чтобы сделать образовательные материалы более доступными для восприятия.

    Сотрудники CRC Formation предлагают студентам новые способы обучения с помощью Xerox® Workflow Central.

  • Two employees in front of a whiteboard giving each other a high five

    2024 BLI Pacesetter Business Service Awards

    Discover how Keypoint Intelligence — Buyers Lab, Inc. (BLI) acknowledged our software's prowess in workflow automation, personalization, content management solutions, and digitization services.

  • Person in a darkened room peering at a large monitor

    Getting Started with Xerox® FreeFlow® Core

    Join our Xerox virtual webinar to help streamline your pre-press workflow and say goodbye to touchpoints and bottlenecks.

  • people working in office

    Create a more sustainable office

    Discover how Xerox enables more eco-friendly printing and sustainable strategies for businesses. Green solutions, recycling, and more.

  • Woman working at desk on her computer in her house with child on her lap.

    Make hybrid work, work

    See some of Xerox's top tips for making hybrid work, work for both small and medium businesses.

  • Woman looking at phone, with security overlay

    3 Essentials to Cybersecurity - Part 2

    Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.

Поделиться