Studiu de caz: Şcoala Americană Internaţională din Bucureşti

“Cu ajutorul echipamentelor multifuncţionale inteligente şi al instrumentelor software avansate de la Xerox® avem acum un control riguros asupra activităţilor noastre cu documentele.” Şcoala Americană Internaţională din Bucureşti

Situaţia iniţială

Colaborarea între Şcoala Americană Internaţională din Bucureşti (AISB) şi Xerox România a început în 2006. Atunci, şcoala folosea echipamente multi-brand şi se confrunta cu dificultăţi privind controlul reţelei sale IT eterogene şi al multiplelor activităţi cu documentele. Xerox a ajutat AISB să îşi optimizeze flota de echipamente şi să îşi îmbunătăţească toate procesele cu documentele, pentru a obţine o productivitate sporită, o calitate de imprimare superioară, alături de flexibilitate şi un control riguros al costurilor.

În 2013, în cea mai mare parte la iniţiativa elevilor AISB – care voiau să reducă impactul şcolii asupra mediului ca parte a proiectelor lor civice – parteneriatul între AISB şi Xerox România a trecut la un nivel superior.

Conducerea AISB a decis să reînnoiască contractul cu Xerox pentru cinci ani, având ca obiectiv principal transformarea instituţiei într-o şcoală fără hârtie. De această dată, AISB a vrut să îşi modernizeze întreaga reţea IT, pentru a beneficia de echipamente multifuncţionale moderne şi instrumente software de ultimă generaţie – care permit mobilitate, reduceri de costuri, hârtie, energie şi consumabile.

Soluţia

După ce specialiştii Xerox au analizat în detaliu situaţia privind documentele la AISB, aceştia au recomandat instituţiei o soluţie personalizată care integrează serviciile de management al   documentelor şi tehnologiile moderne Xerox. Soluţia de servicii de imprimare a fost în acord cu obiectivele propuse de AISB – să crească flexibilitatea şi productivitatea, să îmbunătăţească calitatea imprimării şi securitatea şi să scadă consumul de hârtie. Ca parte a contractului, 65 de noi echipamente Xerox - alături de o diversitate de instrumente software avansate - au fost instalate în şcoală: imprimante Xerox Phaser® 3320 şi Xerox Phaser® 6500, multifuncţionale monocrom: Xerox WorkCentre® 3325, Xerox Phaser® 3635, Xerox WorkCentre® 5855 şi Xerox WorkCentre® 5890, două modele de multifuncţionale color: Xerox WorkCentre® 7125 şi Xerox WorkCentre® 7855.

Cum toate unităţile sunt multi-funcţionale, iar principiile de operare sunt comune, învăţarea modului de utilizare s-a dovedit extrem de uşoară pentru angajaţii AISB şi pentru elevi.

Xerox Equitrac, o soluţie inteligentă de management al imprimării, a fost integrată în sistemul IT al AISB. Acest instrument le permite utilizatorilor să copieze, să scaneze şi să trimită fax-uri, folosind ecusoanele personale – ajutându-i să economisească hârtie şi consumabile.

„Am înlocuit cele 24 de tipuri de echipamente existente cu doar 9 modele de multifuncţionale Xerox de ultimă generaţie, care includ platforma noastră software, Xerox® ConnectKey®, pentru un plus de mobilitate, securitate, personalizare şi acces la servicii de cloud,” a spus Alina Bălan, Sales Manager, Corporate Accounts, Strategic Accounts Operations, Xerox România. „De asemenea, AISB beneficiază de soluţia noastră de imprimare mobilă, Mobile Print, care tipăreşte de pe orice dispozitiv mobil către orice imprimantă, indiferent de brand, simplificând imprimarea, crescând productivitatea şi securizând fiecare document tipărit. Având în vedere că migrarea spre un mediu digital şi reducerea amprentei de carbon sunt elemente cheie pentru AISB, am inclus în echipamentele noastre o gamă largă de funcţii, opţiuni şi instrumente software complexe, oferindu-i partenerului nostru posibilitatea de a controla şi a urmări toate documentele, toate costurile şi întregul consum de energie, consumabile şi hârtie.”

Rezultate

Proiectul a început în iunie 2013 și, în doar câteva săptămâni, numărul apelurilor telefonice către departamentul IT al şcolii deja se redusese, ajungând aproape de 0. Manualele sunt studiate acum direct pe e-readere şi tablete. Folosirea serviciilor bazate pe cloud, securizate de ConnectKey, în cea de-a doua etapă a procesului, va ajuta la o reducere şi mai mare a consumului de hârtie, din moment ce acestea au fost integrate în tehnologiile Xerox. “Folosind tehnologiile moderne Xerox, ne aşteptăm la o reducere de costuri de 20% pe întreaga perioadă a contractului,” afirmă conducerea AISB. “Cu ajutorul echipamentelor multifuncţionale inteligente şi al instrumentelor software avansate de la Xerox avem acum un control riguros asupra activităţilor noastre cu documentele şi putem urmări consumul lunar, la nivelul fiecărui utilizator. De asemenea, beneficiem de o mobilitate sporită, de opţiuni de securitate diversificate şi avem multiple posibilităţi de a fi responsabili faţă de mediu, exact ceea ce ne-am dorit.” 

Rezultatele se vor vedea pe deplin într-un an – în afara de reducerile de costuri şi un consum redus de hârtie, utilizarea noilor echipamente şi procese le-a oferit atât elevilor, cât şi profesorilor o foarte mare libertate de lucru şi de distribuire a lucrărilor pe cale digitală.

Despre AISB

Şcoala Americană Internaţională din Bucureşti a fost fondată în 1962 de Ambasada Statelor Unite, pentru a acoperi nevoia de educaţie a cetățenilor americani din România şi a comunităţii de expatriați. Școala răspunde acum de educaţia a peste 830 de elevi de 53 de naţionalităţi, de la preşcolari (cu vârste de 3 ani), până la liceeni (18 ani). AISB le oferă studenților cele mai înalte standarde americane și internaționale în domeniul educației, iar principalul beneficiu pentru aceștia este accesul la patrimoniul cultural al României.

Contactați-ne