Como a gestão inteligente de documentos estimula o crescimento

Estima-se que cerca de 40 por cento das atividades empresariais têm por base documentos. E grande parte das empresas gasta até 10 por cento do seu orçamento em documentos.

Mesmo com todo o entusiasmo que se gera em torno do conceito de Internet of Everything (Internet de todas as coisas), se virmos bem como as empresas funcionam, percebemos que dependem dos documentos.

Se os processos são as veias que fazem parte do sistema nervoso da sua empresa, os documentos são o sangue que nelas corre.

Os processos existem para assegurar a comunicação das coisas certas às pessoas certas na altura certa. No entanto, efetivamente falando, a comunicação é feita através de documentos.

E, na maior parte das vezes, os seus documentos contêm informações críticas para o negócio.

  • As faturas contêm informações sobre os montantes devidos pela/à sua empresa.
  • As propostas comunicam as competências e ações futuras da empresa.
  • Os materiais de marketing comunicam que tipo de problemas a empresa resolve aos seus clientes.

Mesmo os documentos mais simples e inócuos podem ser fundamentais para os objetivos da empresa. Eles constituem a parte mais visível e fácil de gerir de todas as comunicações da empresa.

Há apenas um enorme problema: a grande maioria das empresas não reflete explicitamente sobre a gestão documental. Sobretudo se estão em rápido crescimento.

Isto significa que durante períodos de grande crescimento, quando a comunicação é mais importante do que nunca e estão a ser formados os hábitos organizacionais, poderá perder oportunidades de otimização da forma como são gastos 10 por cento das receitas.

Por regra, a gestão documental não é ignorada por negligência, mas antes porque lhe é dada pouca importância.

O papel da informática nos processos documentais

Se gere as tecnologias da informação de uma empresa em crescimento, é provável que gaste todo o seu tempo a resolver questões, a receber novos colaboradores e a gerir infraestruturas a velocidade vertiginosa.

Por isso, se, por exemplo, vir documentos não usados abandonados nas bandejas das impressoras, não irá propriamente vê-los como uma prioridade. Mas se olhar para eles mais de perto, isso levanta algumas questões importantes.

  • Trata-se de documentos confidenciais que são deixados desprotegidos?
  • Poderá alguém perder uma versão crucial de um ficheiro porque foi deixado no tabuleiro da impressora e não em cima da secretária?
  • Os colaboradores têm ideia dos custos associados ao desperdício de tinta e papel?

E isto só no que diz respeito a documentos não usados. Os sintomas de uma má gestão de documentos têm, com efeito, impacto em todos os colaboradores e processos da empresa.

Se gere as tecnologias da informação de uma empresa em crescimento e gostaria de deixar a sua marca, a gestão documental é uma boa forma de começar.

Analise a origem e o destino dos documentos e a forma como se movimentam. Deste modo, estará não só a melhorar questões como as políticas dos dispositivos e a localização das impressoras, mas também contribuir para a forma como a sua empresa comunica.

O primeiro passo consiste em avaliar a forma como a gestão dos documentos é realizada atualmente e saber identificar os processos que funcionam e aqueles que não funcionam. Comece por colocar as seguintes questões:

  • Colocámos as nossas impressoras e scanners em locais que permitem a sua utilização pelo maior número de pessoas?
  • Os processos que necessitam de impressão estão formalizados? Ou será que a impressão funciona geralmente como resposta a necessidades ad-hoc?
  • Que fluxos de documentos são previsíveis a ponto de serem automatizados por uma impressora multifunções?
  • Quantos passos são necessários para a digitalização de um documento e para o seu armazenamento em segurança?
  • Dispomos de protocolos de segurança para assegurar que os documentos confidenciais nunca são esquecidos no tabuleiro da impressora?

Depois de realizar uma avaliação exaustiva dos seus processos de gestão documental, irá constatar a importância desta área de trabalho.

Em seguida, basta identificar as melhores soluções para esses problemas, ou seja, determinar que processos podem ser automatizados, que documentos devem ser armazenados em segurança e quem será o responsável pelo controlo dessas tarefas.

Temos vasta experiência de apoio a empresas em crescimento na avaliação dos seus processos de documentação e, invariavelmente, elas reconhecem o seu impacto no balanço final. Mas a resolução das estratégias de gestão documental permite sobretudo aos quadros superiores na área de informática poupar preciosas horas de trabalho que, de outra forma, seriam passadas a resolver questões de menor importância.

E numa empresa em expansão, que mais do que nunca necessita de líderes informáticos com visão de futuro, não há nada mais importante.

Para saber mais sobre processos de gestão de documentos, consulte: