Proteger
Muitas soluções prometem manter seus dados seguros, mas uma área em que você está à mercê de outras pessoas é o compartilhamento de arquivos.
As empresas devem compartilhar informações para sobreviver, mas podem fazer pouco para controlar essas informações assim que deixarem os limites do seu próprio firewall, seja por engano ou maliciosamente!
Três áreas de preocupação.
Transmissão de e-mail
A maneira mais simples e rápida de compartilhar informações. É propenso a erros, distribuição descontrolada e contas de e-mail comprometidas por meio de atividades maliciosas.
Soluções de compartilhamento/hospedagem de arquivos
Nos últimos anos, o compartilhamento de arquivos maiores externamente tornou-se rápido e simples, mas muitas dessas soluções permitem que links de compartilhamento de arquivos completamente abertos sejam distribuídos.
Outro problema que você pode enfrentar usando serviços "gratuitos": suas informações pessoais identificáveis podem ser coletadas e usadas para outros fins.
Distribuição física
Você já recebeu uma carta ou pacote que não era seu? E já deixou um documento em sua mesa ou em um local público? Mesmo quando carrega documentos consigo, as pessoas nem sempre os protegem como deveriam!
Infelizmente, tudo acontece com mais frequência do que as empresas gostariam.
Então, como o fluxo de trabalho "Proteger" do Workflow Central1 pode ajudar a atenuar essas áreas de preocupação?
Ao compartilhar documentos por meio do fluxo de trabalho "Proteger", os criadores podem configurar até três níveis de segurança para cada documento. E graças ao invólucro de segurança inteligente que ele coloca em torno do arquivo, ele sempre fica com o documento, independentemente de como ele é compartilhado.
Rastrear visualizações – rastreia o número de visualizações de documentos.
Rastrear visualizadores – rastreia o número de visualizações do documento e quem o visualizou.
Restringir e rastrear visualizadores – rastreia o número de visualizações de documentos e restringe quem os visualiza.
Com qualquer um dos itens acima, os criadores podem definir parâmetros de expiração para visualização. Estes podem ser após uma data definida ou número de dias; para os níveis 2 e 3, os criadores podem definir o número máximo de visualizações permitidas. Se um documento for enviado acidentalmente para a pessoa errada, ele poderá expirar imediatamente ou a qualquer momento após o envio.
Para evitar o compartilhamento com endereços de e-mail externos, os criadores podem restringir o documento a um domínio ou domínios específicos – especialmente úteis para documentos de "Uso Interno" que devem ser mantidos internamente!
Com os níveis 2 e 3, os criadores podem até adicionar identificadores de captura de tela ao documento compartilhado, que imprimem o nome do destinatário no documento caso usem "Print Screen" ou outro software de captura de tela. Isso pode impedir o compartilhamento adicional, pois os leitores veem visualmente que, se compartilhassem um instantâneo de qualquer página ou parte de uma página, correriam o risco de o vazamento ser facilmente rastreado.
E não vamos esquecer da impressão. Embora existam muitas boas razões para imprimir um documento, existem alguns documentos que você simplesmente não quer imprimir! Com "Proteger", a capacidade de impressão restrita é uma configuração padrão, mas para aqueles que podem ser impressos, utilizando o fluxo de trabalho "Ocultar", você pode garantir que qualquer informação pessoal identificável esteja oculta antes de ser impressa.
Quer tenha trabalhadores em casa, em movimento, permanentemente no escritório ou com práticas de trabalho híbrido flexíveis, as empresas podem fazer mais para "proteger" os seus ativos mais valiosos com uma solução de segurança simples de utilizar e intuitiva da Xerox.
Como isso pode ajudar no meu local de trabalho?
Registros de pacientes ou correspondentes que contenham Informações de Identificação Pessoal (IIP).
Conceitos/planos de P&D, outra documentação contendo Propriedade Intelectual (PI).
Contratos ou acordos, ou documentos comprovativos de não divulgação.
Recursos adicionais de aumento de produtividade do Workflow Central
Crie um fluxo de trabalho automatizado para monitorar os principais documentos que devem estar sempre seguros. Assim que chegam à pasta da nuvem escolhida2 ou à caixa de entrada de e-mail2, o fluxo de trabalho automatizado aplica o fluxo de trabalho "Proteger" em segundo plano, sem nenhuma intervenção do usuário. Mais informações
Nota: os dispositivos móveis iOS não podem abrir documentos protegidos no momento da inicialização, é necessário fazer o download para um PC ou Mac.
¹ Requer assinatura avançada
2 Os destinos de entrada e saída suportados incluem e-mail (MS Exchange Online) e repositórios na nuvem (MS 365 SharePoint e MS OneDrive).
Produtividade sem paragens, seja qual for o local de trabalho.
Pronto para despedir-se dos seus atuais desafios profissionais diários? A Plataforma Xerox® Workflow Central pode ajudá-lo. Vamos a isso.