Global Claims Management Co. Goes Paperless
Challenge
Addressing a “paperless office” initiative, this global claims management company was looking to not only stop creating paper in their work environment, but also minimise the ingestion of external paper in the form of mail. Employees’ access to physical files could take several business days, hindered by lengthy document retrieval and shipping processes, which negatively impacted customer satisfaction, and added unnecessary document management operational costs. The company needed a solution to convert critical business documents into a digital format that could be stored and conveniently accessed at any time.
Solution
The claims management company has their mail directed to a PO Box that is transported daily to the Xerox® Digitisation Center where the mail is opened, scanned, indexed by the recipient’s name, and uploaded into the client’s content management system. The company’s employees now handle no paper mail — instead, they receive an email indicating that a digital copy of the mail item has been received and a link is provided to directly access their personal “mailbox” to view the images.
Results
Approximately 1,000 hard copy documents are processed at the Xerox Digitisation Center per month, which are a mixture of mail items and office documents. Xerox now receives all mail intended for the client’s Canadian office (with the exception of courier packages), which eliminated the need to staff a full-time mailroom operation. Since mail documents arrive in a digital format, the files are immediately integrated into electronic workflows without the need to scan or dispose of paper originals onsite.
DocuShare®
A maneira mais fácil de acessar, compartilhar e colaborar, no local ou na nuvem.
Insights sobre gestão de conteúdos empresariais
Explore PDF, vídeos, infográficos e mais sobre este tópico.
Artigos Relacionados
Garanta a segurança e a acessibilidade a informações chave
Tem mesmo a certeza de que a sua empresa cumpre todos os regulamentos do setor?
Capacitação de Professores
Veja como as Escolas Públicas de Lincoln usaram o Xerox® DocuShare® para dar aos professores mais tempo para se concentrarem em ajudar os alunos.
O projeto gigantesco de um país
Como a Xerox ajudou o governo de Bangladesh a capturar, armazenar e analisar dados da população para que o país pudesse prestar serviços sociais de maneira mais eficaz a quem precisa deles.
Xerox eleita Line of the Year em Software pela Buyers Lab
O Xerox® DocuShare® e as aplicações ConnectKey® garantiram-nos uma posição no topo da temporada de prémios de inverno de 2020.
Digitalização e proteção de registros de propriedade
Veja como o Survey & Land Registration Bureau of Bahrain digitalizou e garantiu registros de propriedade com o Xerox® DocuShare®.
Como o Xerox® DocuShare® ajudou a Arbet Aménagement a transformar sua maneira de trabalhar
Veja como a Arbet Aménagement cria o espaço de trabalho ideal usando o Xerox® DocuShare® para armazenar e gerenciar arquivos eletrônicos com mais facilidade do que nunca.