Quando trabalhar em casa não é uma opção: Maneiras simples de manter o foco e a produtividade

Por Leslie Hobbs

À medida que a interrupção dos negócios provocada pelo Coronavírus continua a evoluir, algumas dezenas de milhares de trabalhadores em todo o mundo estão embarcando em um novo normal inesperado: trabalhar em casa. Nos próximos dias, esse número certamente aumentará para milhões.

Ao contrário do cenário típico de trabalho em casa, essa não é uma escolha para muitos, pelo menos por enquanto. Dadas essas circunstâncias, além de considerar a velocidade de desenvolvimento da pandemia, pode ser um ajuste difícil para alguns.

Embora possa ser desafiador se concentrar em um momento como esse, o trabalho serve como uma distração bem-vinda. Aqui estão algumas maneiras simples de permanecer produtivo e sentir-se (mais) normal em uma situação sem precedentes.

Faça um plano para o seu dia – e siga-o.

Pensar adiante mantém você focado nos elementos que pode controlar. Portanto, no final de cada dia de trabalho, crie um plano ou lista de tarefas para o dia seguinte. Não apenas seu novo estilo de trabalho será mais estruturado, mas também, como bônus, você terá um lembrete visual de suas realizações diárias ao revisar o que marcou.

Durante esse período, não deixe que pequenos itens de limpeza (por exemplo, limpar sua caixa de entrada) caiam no esquecimento. Se você tiver uma reunião semanal da equipe ou uma reunião regular, migre-a imediatamente para uma conferência ou videochamada. Defina um lembrete de calendário para concluir tarefas regulares, como uma atualização semanal do status. Há uma razão pela qual as rotinas são fáceis de desenvolver: elas são reconfortantes. Atenha-se ao seu.

Reunir informações de contato.

Faça uma auditoria rápida dos colegas e dos principais clientes com os quais você precisará se comunicar nas próximas semanas. Todas as informações de contato delas, por exemplo, celular ou telefone residencial, estão na sua lista de contatos? Salve e imprima, apenas por precaução. Use essa oportunidade para enviar suas informações atualizadas para pessoas que talvez precisem entrar em contato com você.

Priorize o bate-papo por e-mail.

Ferramentas como Microsoft Teams, G Suite e Slack são melhores que o e-mail, especialmente agora, argumenta Nick Meehan, especialista em experiência do usuário na Xerox PARC. “O e-mail é inerentemente lento”, diz Meehan. “Isso pode atrasar a comunicação por horas, até dias.” Por outro lado, uma opção semelhante ao Slack aproxima as empresas da velocidade e facilidade das mensagens de texto – com o bônus adicional de canais temáticos e a capacidade de enviar e receber documentos.

Meehan sugere desenhar alguns limites. “Essas ferramentas são tão fáceis de usar que você pode começar a sentir que precisa estar disponível o tempo todo”, adverte. “As empresas devem configurar protocolos para que você não precise responder após um horário específico, mas também é possível pausar as notificações após uma hora definida do dia nas suas configurações.”

Escolha videoconferências, e não chamadas.

Quando você está acostumado a entrar em um escritório, não ver seu quadro habitual de colegas pode ser desestabilizante. Mesmo que trabalhe regularmente em casa, pode ser melhor ver seus colegas de equipe frente a frente. Priorize chamadas de vídeo, em vez de simples chamadas, se puder. Agora, mais do que nunca, é importante ter essa conexão visual com outros seres humanos.

Certifique-se de estabelecer uma boa etiqueta nas videochamadas, diz Meehan. Por exemplo, se parte da sua equipe ainda estiver trabalhando no local juntos, certifique-se de que cada um deles abra sua própria janela de vídeo, mesmo que estejam na mesma sala.

“Isso coloca os participantes remotos no mesmo nível que os da sala”, observa Meehan. “Isso ajuda a reduzir a tendência de as pessoas presentes fisicamente não conversarem com seus colegas remotos.” 

Não deixe que falhas de TI o desconectem.

É possível que o e-mail, o Wi-Fi e a largura de banda sejam mais lentos, menos confiáveis ou até parem de vez em quando. Aproveite esse momento para fazer uma triagem. Quais são as questões mais urgentes? Use o telefone nesses casos. Faça boas anotações para que, quando a tecnologia estiver totalmente funcional, você possa compartilhar uma recapitulação rápida e garantir que todos continuem em total acordo. Para outras tarefas, você poderá rascunhar e-mails em lotes, monitorar o sistema e enviá-los rapidamente quando a situação se regularizar. Você também pode coordenar por texto, Slack, clientes de mensagens internas (se funcionais), etc.

Acho solução para problemas de concentração.

Pode parecer difícil se concentrar agora. Faça o melhor que puder para encontrar soluções alternativas para suas distrações. Se um projeto parecer opressivo, divida-o em partes e faça o mais fácil primeiro. Ou deixe-o de lado, se necessário, em favor dos itens de limpeza mencionados acima.

Uma mudança de perspectiva pode ajudar: faça a transição para uma área diferente da sua casa, se possível, pelo menos uma parte do tempo. Faça uma caminhada rápida. Ouça um pouco de música. Serviços de streaming como o Spotify são ótimos para listas de reprodução que melhoram o humor.

Defina limites para o tempo não saudável da tela.

Com notícias de limitações de viagens, testes e zonas de contenção, é difícil evitar ser um viciado em notícias. Mas "coronavírus, o tempo todo" não ajudará sua saúde mental. Limite-se a um número definido de vezes em um dia para verificar as notícias. Quando você está conversando com colegas, é bom discutir o assunto por alguns minutos, mas não o deixe ser sempre o centro das conversas. Defina o tom passando rapidamente para os tópicos de trabalho.

Termine o seu dia de uma maneira saudável.

As quebras são fundamentais para o revigoramento. Mesmo no melhor dia, olhar para uma tela por muito tempo diminui a concentração e a produtividade. Afaste-se e desfrute de um almoço sem distrações. Injete algum esforço físico no seu dia: levante-se e estique-se, faça alguns agachamentos, experimente fazer uma prancha. Se as escolas fecharam, aproveite a companhia dos seus filhos por alguns minutos. Ligue para um colega ou amigo favorito para se conectar e ver como eles estão.

Então, é claro, volte ao trabalho.

Lembre-se, simplesmente trabalhando em casa, você está contribuindo para uma das maneiras mais poderosas e eficazes de lidar com a pandemia: o distanciamento social para "achatar a curva" e retardar a propagação do vírus.

Se o trabalho em casa é novidade, o que está funcionando para você? O trabalho de casa já não é novidade, o que mais você recomenda?