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Man sitting at desk working on laptop.

Importante escritório de advogados especializado em direito laboral resolveu desafios de processamento e partilha de documentos

No Bell Law Group, advogados e outros colaboradores utilizam uma só plataforma para a conversão e colaboração fáceis, sempre que trabalham com o Xerox® Workflow Central.

"O Xerox Workflow Central simplifica mesmo o trabalho diário dos profissionais de direito, como os do Bell Law Group."

– Benjamin Duthu, Gestor de Marketing para o Setor Legal da Xerox
Bell Law solves document challenges with Xerox® Workflow Central YouTube Vídeo

O Bell Law Group é um escritório de advogados que presta serviços de defesa em casos de danos pessoais e direito laboral para trabalhadores, funcionários do governo federal e entidades empregadoras. Com clientes em todo o país, a empresa conta com escritórios em cinco cidades: Washington, Nova Iorque, Syosset, Garden City e Miami.

O desafio

Cinco escritórios com redes de informática diferentes dificultavam a partilha de dados

Sendo um importante escritório de advogados especializado em direito laboral e danos pessoais, o Bell Law Group expandiu-se através de aquisições ao longo dos seus 20 anos de história. Atualmente, conta com escritórios em cinco cidades dos EUA. Os seus advogados viajam entre os escritórios conforme os requisitos dos clientes e precisam de partilhar e processar documentos entre os escritórios diariamente.

Contudo, o facto de cada escritório dispor de uma rede de informática separada e de soluções de software diferentes dificultava o acesso, partilha e processamento de documentos. Os advogados de um escritório poderão utilizar software para, por exemplo, converter, ocultar informações ou traduzir documentos e depois deparar-se com o facto de que estes não estão disponíveis ou são totalmente diferentes noutro escritório. Estas lacunas poderiam levar os funcionários a utilizar ferramentas não autorizadas para realizar estes processos, com custos em termos de tempo e dinheiro e exposição a possíveis riscos de segurança.

A empresa precisava de uma forma que permitisse que os seus advogados e funcionários pudessem aceder facilmente aos documentos em todos os escritórios, num único ambiente simples. Também precisava de uma solução que possibilitasse o acesso às mesmas ferramentas de processamento de documentos a partir de qualquer local.

E tendo em conta o ritmo acelerado dos requisitos da empresa, o grupo procurava uma solução simples que não exigisse formação significativa dos utilizadores e funcionasse com a infraestrutura já implementada.

Cliente de longa data da Xerox, o Bell Law Group pediu ajuda para encontrar uma solução.

A solução

Uma plataforma de workflow flexível

A Xerox Business Solutions (XBS) recomendou a Plataforma Xerox® Workflow Central como uma plataforma fiável e flexível que seria compatível com o repositório na cloud do Bell Law Group e permitiria acesso constante aos dados de todos os escritórios.

Tendo em conta os limites de tempo impostos ao grupo, a Xerox sugeriu a realização de um período de experiência da plataforma antes da sua adoção em toda a empresa. Assim, a empresa poderia experimentar as capacidades da plataforma ao seu próprio ritmo.

Durante o período de experiência de três meses, o Bell Law Group não só comprovou que o Workflow Central podia resolver os seus desafios de colaboração, como também descobriu outras capacidades que poderiam responder às suas necessidades de processamento de documentos, incluindo conversão, tradução e ocultação de texto em documentos, bem como uma funcionalidade que converte apontamentos manuscritos em documentos editáveis.

Os resultados

Os advogados podem agora aceder e processar fácil e rapidamente documentos em todos os escritórios

Os advogados da empresa podem agora aceder, partilhar e processar documentos mais rápida e facilmente com a plataforma Xerox® Workflow Central.

Uma vez que a plataforma é compatível com o repositório na cloud da Bell, os seus funcionários podem partilhar documentos e colaborar em segurança e em tempo real – um fator fundamental para cumprir os prazos dos processos jurídicos, tais como diligência devida em fusões e aquisições.

Os advogados da Bell podem aceder a ferramentas consistentes de forma fácil e segura, seja qual for o seu local de trabalho, e assim converter ficheiros em formatos utilizáveis e passíveis de ação, incluindo a realização rápida de traduções, ocultação de texto e criação de ficheiros áudio a partir de documentos em papel ou digitais. Entre as funcionalidades chave que se revelaram particularmente úteis para o trabalho diário dos advogados incluem-se a capacidade de converter apontamentos manuscritos em formato editável e a possibilidade de resumir apontamentos.

De um modo geral, o ambiente de colaboração recém-unificado está a ajudar o grupo a otimizar a sua política segundo a qual o cliente está sempre em primeiro lugar.

A empresa está atualmente a testar outras soluções da Xerox para melhorar ainda mais o workflow dos seus funcionários e o serviço aos seus clientes.

“As empresa de advogados com muito trabalho deparam-se constantemente com exigências para maximizar a eficiência e eficácia no serviço aos clientes. O Xerox Workflow Central e outras soluções da Xerox abordam estes desafios práticos e quase universais.”

– Benjamin Duthu, Gestor de Marketing para o Setor Legal da Xerox

Ícone de ligação com conetores flutuantes à esquerdaO desafio

  • Embora os funcionários trabalhem no seu escritório principal sempre que possível, passam muito tempo a viajar entre o escritório central e outros escritórios ou as instalações dos seus clientes para reuniões presenciais.

  • Assim sendo, têm dificuldades em encontrar ferramentas seguras e para aceder às informações e fazer a partilha de ficheiros jurídicos no seu grupo de trabalho virtual.

  • O Bell Law Group procurava uma forma de os seus funcionários poderem partilhar e guardar dados a partir dos seus cinco escritórios, como se de um só escritório se tratasse.

Ícone de lâmpadaA solução

  • Após um período de experiência, o Bell Law Group adotou a Plataforma Xerox® Workflow Central, a qual oferece, numa só ferramenta, workflows seguros e flexíveis.

  • Os utilizadores podem aceder ao serviço a qualquer altura e de qualquer local, de PC, dispositivos móveis e impressoras multifuncionais Xerox® ConnectKey® para converter documentos PDF em formatos editáveis.

  • Os utilizadores dispõem de toda a biblioteca de workflows (conversão para MS Office, conversão para áudio, ocultação automática, tradução, etc.)

  • Depois de modificados, os documentos são imediatamente encaminhados para o repositório na cloud da Bell ou enviados por email para os clientes, utilizando a funcionalidade de encriptação e seguimento para uma maior segurança no envio.

Gráfico a subir, com engrenagem sobre o mesmoOs resultados

  • Começar a utilizar a ferramenta foi fácil, pois não foi necessária formação individual para os funcionários.

  • Os advogados e funcionários podem agora converter e editar documentos mais rapidamente, onde quer que se encontrem e em total conformidade com as regras.

  • A funcionalidade de encriptação e seguimento permite ao cliente partilhar documentos sensíveis de forma segura com a equipa da empresa ou terceiros.

  • O Bell Law Group pode prestar um serviço mais rápido aos seus clientes, em linha com a sua política de que os clientes estão sempre em primeiro lugar.

A woman with a laptop using a Xerox C235 MFP in her home office

Plataforma Xerox® Workflow Central

Traga a conversão de documentos para todos os seus dispositivos. Em qualquer lugar.

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