Sete truques simples para um fluxo de documentos mais inteligente

Maneiras rápidas e fáceis de solucionar o fluxo de informações em seu ambiente de impressão

Se você pensar bem, verá que os documentos são a força vital dos negócios. Na verdade, mais de um terço dos processos de negócios é baseado em documentos[1].

O problema é que as empresas gastam dinheiro e tempo demais gerenciando seus documentos. Na média, para cada dez milhões em receitas, as empresas gastam um milhão no gerenciamento de documentos[2]. E cerca de 40-60% de todas as chamadas para a central de atendimento de TI estão relacionadas à impressão.

A boa notícia é que, se você fizer uma rápida avaliação de seu ambiente de impressão, encontrará várias maneiras inteligentes de aproveitar ao máximo os seus recursos de impressão.

Se você é a pessoa que gerencia as impressoras, aqui está uma coletânea de truques rápidos para melhorar o fluxo de trabalho de seus documentos.

1. Automatize as etapas simples

A maioria dos trabalhos de impressão e processos de documento envolvem tarefas repetitivas como arquivar faturas, processar reclamações e salvar arquivos nas pastas corretas. Hoje, os usuários cumprem a maioria dessas etapas manualmente. Mas se você documentar e entender os fluxos de trabalho de que os usuários precisam, poderá automatizá-los como fluxos de trabalho digitais predefinidos usando suas impressoras multifuncionais (MFPs).

Tudo o que você precisa fazer é configurar um aplicativo na sua MFP para encaminhar documentos para as pastas e repositórios de que seus usuários precisam. E pronto!Você transformou um processo maçante cheio de etapas em um trabalho rápido e de uma etapa única.

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2. Mude para a nuvem (e deixe lá)

Faz sentido mover arquivos grandes e gráficos pesados, como materiais de marketing, para repositórios na nuvem. Mas a maioria das pessoas compartilha documentos grandes usando o e-mail. Assim, terão que fazer o download de uma cópia ante que possam imprimir os arquivos ou digitalizá-los para repositórios na nuvem como o Dropbox.

Se você passou a usar Dropbox ou MS 365, seus usuários não deveriam precisar de doze passos para baixar um arquivo grande e imprimi-lo. O ideal é que possam acessar e imprimir arquivos grandes sem download, e-mail, ou pen drive.

Então configure sua MFP para digitalizar e imprimir documentos diretamente de e para aplicativos como o Dropbox. Dessa forma, você reduz o número de etapas no processo e, ao mesmo tempo, libera um espaço valioso no servidor de e-mail.

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3. Diagnostique e resolva problemas remotamente

Quando seu pessoal tem um problema com o fluxo de trabalho do documento, é natural que peçam ajuda a você. Ao mesmo tempo, você não deveria ter que atravessar o escritório sempre que alguém tiver um problema com uma impressora.

A boa notícia é que as MFPs de hoje são inteligentes o suficiente para permitir que você conserte problemas remotamente.

Use uma interface de administração remota para acessar e interagir com sua MFP e configurações para solucionar problemas remotamente.

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4. Faça pedidos de forma proativa

Provavelmente você tem várias pessoas comprando cartuchos de toner para diferentes modelos de impressoras, de diferentes fornecedores, em diferentes horários. Isso é ruim.

Em vez disso, configure suas impressoras para notificá-lo automaticamente com um alerta por e-mail quando estiverem com o toner acabando. Dessa forma, você centralizará em você os gastos com suprimentos e somente você fará pedidos quando necessário.

5. Ponha a cor nas mãos certas

A impressão colorida é mais cara do que a impressão em preto e branco. Ao mesmo tempo, também é importante que determinados documentos sejam impressos em cores.

Então, não permita que todos imprimam tudo em cores o tempo todo. Em vez disso, use permissões e controles para restringir a impressão colorida a pessoas, departamentos, tipos de documento ou mesmo horários determinados.

O mesmo dispositivo pode ser usado para permitir que apenas vendedores imprimam apresentações coloridas para clientes, garantindo que ninguém esteja imprimindo fotos das férias.

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6. Mude para a impressão frente e verso

A impressão frente e verso é uma maneira fácil de causar um grande impacto. Selecione impressoras que imprimem em ambos os lados do papel (duplex) como padrão.

Isso reduzirá os custos e o uso do papel pela metade. É fácil. É sensato.

7. Impressão sob demanda

Sabe-se que 90% das empresas sofreram violações de segurança por causa de impressões não seguras [3]. Muitas vezes isso ocorre porque alguém deixou documentos sigilosos em uma bandeja da impressora.

Isso não somente é uma violação esperando para acontecer, mas também é um desperdício de papel e dinheiro. Na verdade, cerca de 50% das páginas impressas são jogadas fora e 20% nunca são recolhidas [4].

Imprimir sob demanda (ou impressão puxada) garante que a MFP apenas libere o documento quando a pessoa que enviou o trabalho de impressão estiver lá para validar com um código PIN ou passar um cartão. Você resolve um problema de custo e segurança com um simples movimento.

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Quando você melhora a forma como os documentos fluem através da sua empresa, você está melhorando a forma como a informação flui através dela. Isso é importantíssimo.

Porque fazer tudo certo significa tornar sua vida mais fácil, economizando dinheiro da empresa e garantindo que seu pessoal trabalhe melhor.

Essas rápidas dicas fazem a diferença.

 

O que fazer a seguir

Seguir essas dicas é um bom começo. Mas é apenas quando é feita uma avaliação completa do ambiente de impressão que podemos começar a tirar o máximo de proveito.

Leia o Manual de gestão de documentos para saber como economizar dinheiro, melhorar a produtividade dos seus usuários e tornar sua vida mais fácil.

Melhor ainda, veja como os serviços de gerenciamento de impressão podem ajudá-lo a terceirizar o esforço necessário para economizar dinheiro, aproveitar ao máximo sua infraestrutura e proporcionar melhores maneiras de trabalhar aos seus usuários.

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Sobre nós

Nós somos a Xerox. Acreditamos que melhorar o fluxo de trabalho é essencial para melhorar sua maneira de trabalhar.

Ajudamos empresas a tratar o fluxo de trabalho ineficiente de documentos, para que o trabalho possa funcionar melhor. 

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[1] Processos deficientes de documentação geram um risco comercial significativo, IDC
[2] Sei o que você está pensando, Angele Boyd, Analista do setor, IDC
[3] Os maiores erros que as empresas cometem na segurança de dados, Digital Guardian, maio de 2015
[4] Nuance Print Management, 2016

 

 

 

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