Siedem sposobów na usprawnienie obiegu dokumentów

Szybkie i proste sposoby na usprawnienie przepływu danych w obszarze drukowania

Obieg dokumentów można przyrównać do krwioobiegu firmy. W istocie ponad jedna trzecia procesów biznesowych wymaga przepływu dokumentów[1].

Problem polega na tym, że zarządzanie tworzeniem, obiegiem i przechowywaniem dokumentów z reguły pochłania zbyt wiele czasu i pieniędzy. Przeciętnie przeznacza się na to około miliona dolarów na każde dziesięć milionów przychodu[2]. W dodatku od 40 do 60% wszystkich interwencji informatyków w firmach ma związek z drukowaniem.

Na szczęście nawet szybka analiza środowiska informatycznego w firmie pozwala wskazać wiele sprytnych sposobów na lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów w obszarze druku.

Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną za zarządzanie drukarkami, zachęcamy do zapoznania się z kilkoma propozycjami usprawnień.

1. Automatyzacja prostych czynności

Większość procesów w zakresie drukowania i obiegu dokumentów obejmuje szereg prostych, powtarzalnych kroków, jak wprowadzanie faktur, rejestrowanie reklamacji albo zapisywanie plików w odpowiednich folderach. Obecnie użytkownicy wykonują większość z tych czynności manualnie. Jeśli jednak procedury robocze zostaną dokładnie przeanalizowane i udokumentowane, można je zautomatyzować jako zdefiniowane procesy w domenie cyfrowej, realizowane z użyciem urządzeń wielofunkcyjnych.

Wystarczy tylko skonfigurować w urządzeniu wielofunkcyjnym aplikację, która będzie kierować dokumenty do właściwych folderów lub repozytoriów. I voila! Żmudny, wieloetapowy proces zamienia się w szybką, jednorazową czynność.

Zobacz jak ›

2. Przenieś się do chmury (i tam pozostań)

Duże i obfitujące w grafikę dokumenty, jak broszury marketingowe, najlepiej byłoby przenieść do repozytoriów chmurowych. Mimo to najczęściej używanym kanałem wymiany dużych plików pozostaje e-mail. Trzeba więc pobrać taki dokument na dysk lokalny przed jego wydrukowaniem albo przeskanowaniem go do pamięci chmurowej, na przykład w usłudze Dropbox.

I tu dochodzimy do sedna: jeśli już decydujemy się na chmurę typu Dropbox albo MS 365, pobranie i wydrukowanie dużego pliku nie powinno być angażującym i wieloetapowym procesem. Najlepiej by było odczytywać i drukować duże pliki bez konieczności ich pobierania, przesyłania przez e-mail albo przenoszenia na nośniku USB.

Wystarczy w tym celu skonfigurować urządzenie wielofunkcyjne w taki sposób, by dokumenty były skanowane i drukowane bezpośrednio z użyciem aplikacji takiej jak Dropbox. Pozwala to graniczyć liczbę etapów w procesie i zarazem zwolnić cenne zasoby serwera e-mail.

Zobacz jak ›

3. Zdalne diagnozowanie problemów

Gdy pracownicy natrafiają na problemy w obiegu dokumentów, jesteś naturalnie pierwszą osobą, do której się zwrócą. Jaki jednak sens ma nabijanie kilometrów po biurowych korytarzach, ilekroć ktoś nie umie sobie poradzić z drukarką?

Dlatego warto wiedzieć, że współczesne urządzenia wielofunkcyjne są dość mądre i pozwalają diagnozować problemy zdalnie.

Specjalny interfejs do zdalnej administracji umożliwia zdalną obsługę, konfigurację i diagnozowanie problemów z urządzeniem wielofunkcyjnym.

Zobacz jak ›

4. Zorganizowane zamawianie materiałów eksploatacyjnych

Nadzwyczaj często spotyka się firmy, w których wiele osób kupuje wkłady z tonerem do rozmaitych modeli drukarek od różnych dostawców w sposób całkiem nieskoordynowany. Tak być nie powinno.

Można przecież tak skonfigurować drukarki, aby automatycznie informowały przez e-mail o wyczerpywaniu się tonera. Tym sposobem będziesz jedyną osobą odpowiedzialną za zamawianie materiałów eksploatacyjnych i będziesz je zamawiać zgodnie z zapotrzebowaniem.

5. Kolor w dobrych rękach

Druk kolorowy jest droższy niż monochromatyczny. Chociaż, oczywiście, niektóre dokumenty po prostu muszą być drukowane w kolorze.

Jednak nie oznacza to, że każdy powinien móc drukować w kolorze co chce i kiedy chce. Wystarczy wprowadzić system uprawnień i środków kontroli oraz zastrzec możliwość drukowania kolorowego tylko dla wybranych osób, działów firmy, typów dokumentów albo pór dnia.

Odpowiednia konfiguracja urządzenia sprawi, że handlowcy będą mogli drukować kolorowe prezentacje dla klientów, ale nikt nie wydrukuje sobie prywatnych zdjęć z wakacji.

Zobacz jak ›

6. Przejście na druk dwustronny

Drukowanie na dwóch stronach arkusza to skuteczny sposób na profesjonalny wygląd publikacji. Warto wybierać drukarki domyślnie zadrukowujące papier z obu stron (dupleks).

Koszty zużycia papieru spadają o połowę. To proste. I rozsądne.

7. Druk na żądanie

90% firm odnotowało przypadki naruszenia bezpieczeństwa z powodu niedostatecznych zabezpieczeń procesów druku[3]. Nadspodziewanie często powodem takiego stanu rzeczy jest pozostawianie wrażliwych dokumentów w odbieralniku drukarki.

Oprócz naruszenia poufności informacji problemem jest też marnotrawstwo papieru i pieniędzy. To smutna prawda, że 50% wydruków powstaje tylko po to, by trafić do kosza, a 20% nikt nawet nie trudzi się odebrać[4].

Receptą na to jest druk na żądanie: urządzenie wielofunkcyjne zadrukuje kartkę tylko w przypadku, gdy osoba wysyłająca zadanie drukowania pojawi się przy odbieralniku i potwierdzi wydruk kodem PIN albo kartą zbliżeniową. Jeden prosty zabieg przełoży się na oszczędności i wyższy poziom bezpieczeństwa.

Zobacz jak ›

Usprawniając obieg dokumentów, usprawniamy jednocześnie przepływ informacji w firmie. To ważna kwestia.

Ponieważ oznacza ułatwienie pracy, wymierne oszczędności i wyższą jakość procesów.

Przedstawiamy więc kilka prostych sposobów prowadzących do tego celu.

 

Co robić dalej

Zastosowanie tych metod w praktyce to dobry początek. Ale dopiero gruntowna analiza procesów druku w firmie pozwala wykorzystać w pełni posiadany potencjał.

Nasz „Podręcznik zarządzania obiegiem dokumentów” opisuje dokładnie, jak osiągnąć oszczędności, zwiększyć produktywność i usprawnić procesy.

Jeszcze lepszym wyjściem jest zapoznanie się z usługami zarządzania drukiem i podzlecenie zadań mających przynieść oszczędności, lepsze wykorzystanie infrastruktury i stworzenie lepszych warunków pracy.

Więcej informacji ›

 

Informacje o nas

Nazywamy się Xerox. Uważamy, że usprawnianie procesów obiegu jest jedną z najlepszych dróg, by móc pracować lepiej.

Pomagamy firmom eliminować nieefektywne etapy obiegu dokumentów i podnosić ogólną wydajność procesów. 

Zapraszamy do kontaktu.

 

 


[1] Nieoptymalny obieg dokumentów stwarza poważne zagrożenia dla firmy, IDC
[2] Wiem, o czym myślisz, Angele Boyd, analityk branżowy, IDC
[3] Największe błędy firm w zakresie bezpieczeństwa danych, Digital Guardian, maj 2015
[4] Zarządzanie drukowaniem w niuansach, 2016