Konwersja na MS Office
Czy Twoja firma jest jedną z wielu, które polegają na wydrukowanych dokumentach? Może masz archiwum pełne statycznych, cyfrowych plików, takich jak pliki PDF zawierające tylko obrazy. Zaspokajają one Twoje potrzeby, ale przychodzi czas, kiedy musisz je nieco zaktualizować. Przeważnie trzeba by znaleźć oryginalny plik źródłowy, wprowadzić konieczne zmiany, a następnie ponownie wydrukować dokument lub zmienić jego format.
Ale co się dzieje, jeśli nie masz tego pliku źródłowego? Kto musi ponownie utworzyć ten dokument od początku i jaki jest tego koszt? Możesz przypisać zadanie do pracownika wewnętrznego, co oznacza, że poniesiesz tylko koszt wewnętrzny, albo zlecić wykonanie tego zadania agencji zewnętrznej. Bez względu na to, co wybierzesz, będzie to czasochłonny i drogi sposób wprowadzania tych minimalnych zmian, które są często wymagane w całym cyklu życia dokumentu.
Jakie więc masz opcje minimalizacji wpływu tego zadania na koszty i produktywność Twojej firmy?
Istnieje wiele dostępnych rozwiązań, ale zarządzanie dodatkowymi pakietami oprogramowania dla komputerów stacjonarnych lub subskrybowanie usług w chmurze i korzystanie z nich tylko od czasu do czasu wydaje się być nieco przesadzone, szczególnie jeśli rozwiązania te będą Ci potrzebne tylko sporadycznie.
I tu na scenę wkracza platforma Xerox® Workflow Central Platform. Zaprojektowano ją z myślą o zaspokajaniu tych wymagań biznesowych oraz innych potrzeb ad hoc, takich jak konwertowanie wydruków lub dokumentów zawierających tylko obrazy na edytowalne pliki Microsoft (Word, Excel lub PowerPoint) z równoczesnym zachowaniem oryginalnego formatu dokumentu.
Poza konwersją na MS Office platforma Workflow Central oferuje o wiele więcej możliwości, dzięki czemu jest atrakcyjną alternatywą dla przedsiębiorstw i osób, które okazyjnie potrzebują takich funkcji. Eliminuje ona zapotrzebowanie na wiele pojedynczych narzędzi, które wymagają proaktywnego monitorowania i konserwacji.
Jak więc aplikacja Konwersja na MS Office na platformie Workflow Central może pomóc Ci utrzymać produktywność firmy bez wzrostu kosztów? Oto kilka przykładów:
Osoby pracujące w domu mają bezpośredni i bezpieczny dostęp do narzędzia do konwersji na żądanie, które tworzy edytowalne pliki, nie zmieniając równocześnie oryginalnego formatowania dokumentu. Pożegnaj się z koniecznością kopiowania i wklejania w bezpłatnych narzędziach online. Nie trać już czasu na ponowne kopiowanie, wklejanie i formatowanie od samego początku!
Pracownicy, którzy aktualnie podróżują, nie muszą już dzwonić do biura, aby wprowadzić pilne zmiany. Dzięki prostemu dostępowi z urządzeń mobilnych mogą oni na bieżąco edytować dokumenty lub zrzuty ekranu, unikając w ten sposób czasochłonnych rozmów telefonicznych, a nawet konieczności powrotu do biura.
Wszyscy pracownicy w biurach mają dostęp do zaawansowanej i spójnej platformy do natychmiastowej konwersji ad hoc dokumentów. Ta usługa jest dostępna nie tylko z komputerów, ale także za pośrednictwem intuicyjnej aplikacji MFP, dzięki czemu konwertowanie oryginalnych wydruków i plików cyfrowych jest dziecinnie proste.
Dzięki platformie Workflow Central możesz zyskać pewność, że:
Dane pozostają poufne, a wszystkie przetworzone dane są usuwane natychmiast po konwersji1.
Dzięki kompleksowemu szyfrowaniu dane pozostają w kanałach zarówno podczas przechowywania, jak i transferu2.
Ochrona po stronie serwera w bezpiecznych centrach danych, które są w ciągły sposób zarządzane i chronione przed najnowszymi zagrożeniami.
Jak może mi to pomóc w pracy?
Wydrukowane arkusze kalkulacyjne, które wymagają aktualizacji. Unikaj trudnych do odczytania, pisanych ręcznie komentarzy.
Wprowadzane w ostatniej chwili modyfikacje umowy, co jest szczególnie pomocne w przypadku wizyt w siedzibie klienta.
Pracownicy biurowi mogą jednocześnie modyfikować edytowalne pliki, zamiast dodawać indywidualne adnotacje w wersjach statycznych.
Dodatkowe funkcje zwiększające produktywność obejmują częste odbieranie dokumentów zawierających tylko obrazy albo utrzymywanie wysokiej produktywności w trakcie podróży służbowej lub urlopu. A może warto w pełni zautomatyzować3 proces konwersji? Monitoruj przychodzące pliki za pośrednictwem poczty e-mail lub usługi w chmurze4 i pozwól, aby platforma Workflow Central bezproblemowo działała w tle, aby zapewnić, że przekonwertowane dokumenty są gotowe i czekają na Ciebie.
1Przetworzone pliki mogą być przechowywane do siedmiu dni, jeśli ich drukowanie lub pobieranie zostało odłożone na później.
2Do uzyskania dostępu do funkcji śledzenia i szyfrowania wiadomości e-mail niezbędne są dodatkowe środki.
3Wymaga subskrypcji zaawansowanej.
4Obsługiwane miejsca docelowe dla plików wejściowych obejmują pocztę e-mail (MS Exchange Online) oraz repozytoria w chmurze (MS 365 SharePoint i MS OneDrive).
Niezrównana efektywność pracy — zawsze i wszędzie.
Masz dosyć codziennych problemów i utrapień w pracy? Platforma Xerox® Workflow Central Platform będzie pomocna. No to zaczynamy.