Przejdź do treści zasadniczejW razie pytań dotyczących ułatwień dostępu należy zapoznać się z treścią odpowiedniego oświadczenia (po kliknięciu) albo skontaktować się z nami.
Man sitting at desk working on laptop.

Jak renomowana kancelaria prawa pracy zorganizowała sprawny obieg dokumentów

W Bell Law Group prawnicy i personel administracyjny korzystają z jednej platformy, która pozwala bezproblemowo przetwarzać dokumenty i organizować współpracę na bazie Xerox® Workflow Central.

— Xerox Workflow Central naprawdę upraszcza codzienną pracę w kancelarii prawnej takiej jak Bell Law Group.

— Benjamin Duthu, dyrektor ds. marketing w sektorze usług prawniczych w Xerox
Bell Law solves document challenges with Xerox® Workflow Central YouTube Wideo

Bell Law Group to firma prawnicza specjalizująca się w reprezentowaniu interesów osób poszkodowanych w wypadkach i w sprawach z zakresu prawa pracy, działając na rzecz pracowników, instytucji federalnych oraz pracodawców. Kancelaria obsługuje klientów w całym kraju i ma oddziały w pięciu miastach: Waszyngtonie, Nowym Jorku, Syosset, Garden City i Miami.

Zadanie

Pięć oddziałów mających różną infrastrukturę informatyczną to jakby przepis na trudności w wymianie danych.

Jako renomowana kancelaria, Bell Law Group w ciągu swej dwudziestoletniej historii dynamicznie się rozwijała w drodze organicznego wzrostu i przejęć. Efektem jest obecna struktura złożona z oddziałów w pięciu różnych miastach Ameryki. Prawnicy często przenoszą się z jednego biura do innego zależnie od wymagań klientów, codziennie też muszą opracowywać dokumenty i sprawnie przekazywać je między oddziałami.

Jednak ponieważ w każdym oddziale jest osobna sieć informatyczna i odrębne rozwiązania, dostęp do dokumentów, ich przetwarzanie i przesyłanie były mocno utrudnione. Zdarzały się przypadki, w których prawnik poświęcił swój czas na konwersję, redakcję lub tłumaczenie dokumentu za pomocą oprogramowania w jednym biurze, by następnie się przekonać, że w drugim biurze dokument ten był niedostępny lub miał całkiem inną treść. Tego typu problemy mogły skłaniać personel do posługiwania się w pracy nieautoryzowanymi narzędziami prywatnymi, co generowało stratę czasu i zasobów oraz stwarzało zagrożenia dla cyberbezpieczeństwa.

Kancelaria postawiła sobie za cel, by jej prawnicy oraz personel mieli wygodny dostęp do dokumentów w każdym biurze w ramach jednego i prostego środowiska. Trzeba było też zapewnić pracownikom jednolite narzędzia do pracy nad dokumentami bez względu na miejsce dostępu.

A wobec dużego obłożenia codziennymi obowiązkami szukano rozwiązania prostego, które nie wymagałoby gruntownych szkoleń użytkowników i mogłoby działać w oparciu o już obecną infrastrukturę.

Jako długoletni klient firmy Xerox, kancelaria Bell Law Group zwróciła się o pomoc do działu Xerox Business Solutions.

Rozwiązanie

Elastyczna platforma

Zalecenia Xerox Business Solutions dla Bell Law Group wskazywały na Xerox® Workflow Central jako niezawodną i elastyczną platformę, która mogłaby współpracować z już działającym repozytorium chmurowym i zapewnić nieprzerwany dostęp do danych w trybie 24/7 z dowolnej lokalizacji.

Biorąc pod uwagę ograniczenia czasowe, zaproponowano przetestowanie platformy Xerox w praktyce przed podjęciem decyzji o jej wdrożeniu w całej grupie. Firma mogłaby wypróbować możliwości rozwiązania na własnych warunkach i we własnym tempie.

W ciągu trzymiesięcznych testów pracownicy Bell Law Group nie tylko przekonali się o zaletach Workflow Central jako skutecznego rozwiązania dotychczasowych problemów, lecz także odkryli dodatkowe możliwości tej platformy jako wygodnego narzędzia do pracy nad dokumentami, jeśli chodzi o ich konwersję, tłumaczenie i redagowanie, a także funkcję, która zamienia notatki odręczne w tekst zdatny do edycji.

Efekty

Prawnicy mają łatwy dostęp do dokumentów i mogą nad nimi sprawnie pracować w dowolnym biurze

Prawnicy z firmy mogą teraz szybciej i łatwiej odczytywać, udostępniać oraz przetwarzać dokumenty przy użyciu Xerox® Workflow Central.

Ponieważ platforma współpracuje z dotychczasowym repozytorium chmurowym, personel może wymieniać dokumenty i bezpiecznie współpracować w czasie rzeczywistym — co jest kluczowym wymogiem w przypadku procedur prawnych o ścisłych rygorach czasowych, jak na przykład procedury due diligence w kontekście fuzji i przejęć.

Pracownicy grupy Bell mogą za każdym razem bezproblemowo i bezpiecznie korzystać z jednolitych narzędzi, ilekroć potrzebują przekonwertować pliki do użytecznych formatów, szybko je przetłumaczyć i zredagować, czy też przygotowywać pliki dźwiękowe na bazie tekstu. Funkcje, które najbardziej się sprawdziły w codziennej rutynie prawników, to między innymi zamiana pisma odręcznego na tekst edytowalny oraz funkcja pozwalająca tworzyć streszczenia notatek.

Ogólnie rzecz biorąc, nowe środowisko współpracy pomaga grupie optymalizować działania nakierowane na klientów.

Firma testuje obecnie kolejne rozwiązania Xerox, aby jeszcze bardziej usprawnić procesy i podnieść poziom obsługi.

— Duże kancelarie prawne muszą stale podnosić swoją wydajność i efektywność. Xerox Workflow Central i cały szereg innych rozwiązań Xerox to znakomita odpowiedź na te potrzeby praktyczne o niemal uniwersalnym zasięgu.

— Benjamin Duthu, dyrektor ds. marketing w sektorze usług prawniczych w Xerox

Ikona koła zębatego z łącznikami odchodzącymi w lewoZadanie

  • Jakkolwiek pracownicy przy każdej sposobności opowiadają się za pracą z domu, i tak dużo czasu spędzają w podróżach między siedzibą główną a biurami regionalnymi lub siedzibą klienta, gdy potrzebne jest spotkanie osobiste.

  • W związku z tym pojawił się problem ze znalezieniem bezpiecznych i zgodnych narzędzi do rejestrowania informacji oraz udostępniania dokumentów w obrębie wirtualnych zespołów roboczych.

  • Bell Law Group poszukiwała sposobu na to, by, personel mógł udostępniać i przechowywać dane ze wszystkich pięciu biur, jakby chodziło o jedno biuro.

Ikona żarówkiRozwiązanie

  • Po pomyślnym okresie testowym w Bell Law Group dokonano wdrożenia platformy Xerox® Workflow Central, która stanowi pojedyncze, bezpieczne i elastyczne środowisko, sprawdzone już w zastosowaniach biznesowych.

  • Użytkownicy mają dostęp do usług zawsze i wszędzie za pośrednictwem komputerów osobistych, telefonów/tabletów oraz urządzeń wielofunkcyjnych Xerox® ConnectKey®, mogąc na bieżąco konwertować dokumenty PDF do formatów edytowalnych.

  • Użytkownicy korzystają z całej dostępnej biblioteki procesów roboczych (konwersja na pliki MS Office, konwersja na dźwięk, automatyczna redakcja, tłumaczenie itp.)

  • Po modyfikacji dokumenty są natychmiast kierowane do firmowego repozytorium chmurowego grupy Bell albo wysyłane klientom przez e-mail za pomocą funkcji „Zaszyfruj i wyślij”, zapewniającej wyższe bezpieczeństwo przesyłania.

Wznoszący się wykres z kołem zębatym na górzeEfekty

  • Wdrożenie do pracy w nowym środowisku było proste — bez potrzeby jakichkolwiek indywidualnych szkoleń.

  • Prawnicy i pracownicy firmy mogą teraz konwertować oraz redagować dokumenty szybciej, gdziekolwiek sytuacja tego wymaga i bez naruszania norm bezpieczeństwa.

  • Funkcja „Zaszyfruj i wyślij” pozwala bezpiecznie wymieniać wrażliwe dokumenty między członkami zespołu albo przesyłać je na zewnątrz.

  • Bell Law Group może obsługiwać klientów szybciej i sprawniej, jak zwykle stawiając klienta na pierwszym miejscu.

A woman with a laptop using a Xerox C235 MFP in her home office

Xerox® Workflow Central Platform

Konwersja dokumentów w dowolnym urządzeniu. Gdziekolwiek jesteś.

Powiązane Artykuły

  • Students working at a table

    Dostawca szkoleń wprowadza innowacyjne metody nauczania i lepszy dostęp do treści.

    Personel pedagogiczny z firmy CRC korzysta z platformy Xerox® Workflow Central, by udostępniać kursantom nowe metody nauki.

  • Hands typing on keyboard with app overlay

    3 Essentials to Cybersecurity - Part 1

    Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.

  • Person in a darkened room peering at a large monitor

    Getting Started with Xerox® FreeFlow® Core

    Join our Xerox virtual webinar to help streamline your pre-press workflow and say goodbye to touchpoints and bottlenecks.

  • Two employees in front of a whiteboard giving each other a high five

    2024 BLI Pacesetter Business Service Awards

    Discover how Keypoint Intelligence — Buyers Lab, Inc. (BLI) acknowledged our software's prowess in workflow automation, personalization, content management solutions, and digitization services.

  • Doctor examining a child

    French Non-Profit Association Case Study

    See how Xerox helped boost productivity and accessibility for one of France's most significant non-profit organizations with the help of our Managed Print Services and Workflow Central Platform.

  • Woman looking at phone, with security overlay

    3 Essentials to Cybersecurity - Part 2

    Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.

Udostępnij