Hvordan smart dokumenthåndtering kan skape vekst

Til tross for all prat om «The Internet of Everything», vil vi påstå at i bunn og grunn er det dokumenter som får virksomheter til å virke.

Hvis prosessene er blodårene i nervesystemet til en bedrift, er dokumentene blodet som strømmer gjennom dem.

Prosesser er til for å sikre at rett informasjon kommuniseres til rett person til rett tid. Men selve kommunikasjonen er det dokumentene som står for.

Og som regel inneholder dokumentene informasjon som er avgjørende for virksomheten.

  • Fakturaer forteller hvor mye du skylder og hva du har tjent.
  • Forslag og anbefalinger forteller hva du kan og vil gjøre.
  • Markedsmateriell forteller hvilke problemer du løser for kundene dine.

Selv de enkleste og mest uskyldige dokumenter kan være avgjørende for å nå virksomhetens mål. De er den mest synlige og håndterbare delen av virksomhetens kommunikasjon.

Likevel finnes det ett gigantisk problem: De fleste bedrifter har ingen tydelig plan for hvordan dokumenter skal håndteres. Dette gjelder særlig under kraftig vekst.

Noe som igjen betyr at i perioder med vekst, når effektiv kommunikasjon er viktigere enn noen gang, og virksomheten etablerer nye rutiner, kan du gå glipp av en gedigen sjanse: Å optimalisere bruken av 10 prosent av omsetningen.

Stort sett er det ikke likegyldighet som gjør at dokumenthåndteringen blir oversett. Den havner i bakleksa fordi den ikke virker spesielt viktig.

Slik bruker du IT i dokumentdrevne prosesser

Hvis du er IT-ansvarlig i en vekstbedrift, bruker du trolig all din tid på å håndtere problemer, hjelpe nyansatte og styre infrastrukturen i rasende fart.

Og når du oppdager gjenglemte dokumenter i en printer, virker det forståelig nok som det minste problemet du har. Men hvis du tar en nærmere titt, sitter du igjen med noen viktige spørsmål.

  • Er dette sensitive opplysninger som ligger til alles skue?
  • Kan noen gå glipp av en avgjørende versjon av en fil fordi den ligger i printeren og ikke på pulten deres?
  • Aner medarbeiderne hvor dyrt det er å kaste bort blekk og papir?

Og dette handler bare om gjenglemte dokumenter. Andre symptomer på dårlig dokumenthåndtering kan påvirke alle prosesser og alle ansatte i virksomheten.

Hvis du er IT-ansvarlig i en vekstbedrift, og virkelig vil sette preg på virksomheten, er dokumenthåndtering et godt sted å begynne.

Gjør en analyse av hvor dokumentene kommer fra, hvordan de beveger seg og hvor de skal. Da ender du opp med mer enn god plassering og regler for bruk av utstyret – du former måten virksomheten din kommuniserer på.

Første steg er å vurdere hvordan dere håndterer dokumenter i dag, og dermed få en forståelse av hva som fungerer og ikke. Still spørsmål som:

  • Er skriverne og skannerne plassert slik at flest mulig ansatte har enkel tilgang til dem?
  • Har vi klare regler for utskrifter? Eller printer folk mer eller mindre tilfeldig?
  • Hvilke deler av dokumentflyten vår er så forutsigbare at de kan automatiseres med en multifunksjonsmaskin?
  • Hvor mange steg må folk gjennom for å skanne og lagre et dokument på forsvarlig vis?
  • Har vi sikkerhetsrutiner på plass for å sikre at sensitive dokumenter aldri blir liggende i papirskuffen?

Når du har fått et overblikk over dokumentflyten i virksomheten, skjønner du raskt hvor viktig dette er.

Deretter handler alt om å finne løsninger på disse utfordringene: Å fastslå hva som kan automatiseres, hva som må sikres og hvem som skal ha ansvaret.

Vi hjelper mange vekstbedrifter med å forbedre dokumentflyten, og alle oppdager at dette er en stor mulighet til å påvirke bunnlinjen. Og ved å forbedre dokumentstrategien, frigjøres kostbar tid for IT-avdelingen. Tid som ellers ville gått med til rutineoppgaver.

Ingenting er viktigere i en vekstbedrift, som er avhengig av smart IT-ledelse.

Her kan du lese mer om dokumenthåndtering:

Kontakt oss

815 00308
Kontakta oss på nett ›