Hopp til hovedinnholdKlikk for å se tilgjengelighetserklæringen vår, eller ta kontakt med oss hvis du har spørsmål om tilgjengelighet.

Man sitting at desk working on laptop.

Slik løste et stort arbeidsrettsfirma utfordringer med dokumentbehandling og -deling

Hos Bell Law Group bruker advokater og ansatte en enkel plattform, nemlig Xerox® Workflow Central, til å sømløst konvertere og samarbeide, uansett hvor de jobber fra.

«Xerox Workflow Central forenkler virkelig hverdagen til juridiske fagfolk som de hos Bell Law Group.»

– Benjamin Duthu, Xerox markedsføringssjef for juridisk avdeling
Bell Law solves document challenges with Xerox® Workflow Central YouTube Video

Bell Law Group er et advokatfirma som gir sterk representasjon i personskadesaker og innen arbeidsrett for ansatte, føderale ansatte og arbeidsgivere. De har kunder over hele USA og kontor i fem forskjellige byer: Washington, New York, Syosset, Garden City og Miami.

Utfordringen

Fem kontorsteder med ulike IT-nettverk gjorde det vanskelig å dele data.

Bell Law Group er et høyprofilert advokatfirma innen arbeidsrett og personskadesaker som i løpet av sin 20 år lange historie har utviklet seg via vekst og oppkjøp. De har nå kontor i fem forskjellige byer i USA. Firmaets advokater forflytter seg ofte mellom kontorene, avhengig av kundens behov, og de må daglig dele og behandle dokumenter på tvers av kontorer.

Det faktum at hvert kontor hadde et separat IT-nettverk og ulike programvareløsninger skapte imidlertid problemer i forbindelse med dokumenttilgang, -deling og -behandling. Advokater bruker kanskje programvarefunksjoner på et sted til for eksempel å konvertere, anonymisere eller oversette dokumenter, bare for å oppdage at funksjonene ikke er tilgjengelige eller er helt annerledes på et annet sted. Slike misforhold kan føre til at ansatte bruker uautoriserte verktøy til å gjennomføre disse prosessene, noe som koster tid og ressurser og gjør firmaet utsatt for mulige sikkerhetsrisikoer.

Firmaet trengte en løsning som ga advokatene og de ansatte enkel tilgang til dokumenter på tvers av alle kontorene, med ett enkelt miljø. De trengte også en løsning som ga de ansatte tilgang til samme dokumentbehandlingsverktøy uansett hvor de jobber.

Med tanke på de raskt endrende kravene firmaet står overfor, var de i tillegg på utkikk etter en enkel løsning som ikke krevde omfattende brukeropplæring og som fungerte med den eksisterende infrastrukturen.

Bell Law Group har lenge vært kunde hos Xerox og søkte hjelp fra Xerox Business Solutions (XBS) for å finne en løsning.

Løsningen

En fleksibel arbeidsflytplattform

XBS anbefalte at Bell Law Group vurderte Xerox® Workflow Central, en pålitelig og fleksibel plattform som ville fungere med firmaets eksisterende skylager og gi datatilgang døgnet rundt på tvers av alle kontorene.

Med tanke på firmaets tidskrav, foreslo Xerox at de prøvde plattformen før de tok den i bruk i hele firmaet. På den måten kunne de prøve ut plattformens funksjoner i sitt eget tempo.

I løpet av en prøveperiode på tre måneder oppdaget Bell Law Group at Workflow Central kunne løse samarbeidsutfordringene deres, men de fant også ut at andre funksjoner i plattformen kunne håndtere firmaets dokumentbehandlingsbehov, blant annet konvertering, oversettelse og anonymisering av dokumenter samt en funksjon som gjør håndskrevne notater om til redigerbare dokumenter.

Resultatet

Advokater får enkelt tilgang til og kan raskt behandle dokumenter på tvers av alle kontorene.

Firmaets advokater kan nå få tilgang til, dele og behandle dokumenter raskere og enklere via Xerox® Workflow Central Platform.

Ettersom plattformen fungerer med Bells skylager, kan teammedlemmer dele dokumenter og samarbeide sikkert i sanntid – en viktig faktor med tanke på å innfri kravene i tidssensitive juridiske prosesser, som for eksempel due diligence ved fusjoner og oppkjøp.

Bells medarbeidere kan sømløst og sikkert få tilgang til konsekvente verktøy uansett hvor de jobber for å konvertere filer til brukbare formater. De kan blant annet raskt oversette, anonymisere og opprette lydfiler fra dokumenter. Nøkkelfunksjoner som har vist seg å være spesielt nyttige for advokatenes hverdag, inkluderer muligheten til å konvertere håndskrevne notater til redigerbart format og en løsning som lar dem oppsummere notater.

Samlet sett har det nye enhetlige samarbeidsmiljøet hjulpet firmaet med å optimalisere sin kundesentriske policy.

Firmaet tester for øyeblikket flere løsninger fra Xerox for å forbedre medarbeidernes arbeidsflyt ytterligere og styrke kundeservicen.

«Travle advokatfirmaer møter hele tiden krav om å maksimere effektivitet og effekt i forbindelse med kundebetjening. Xerox Workflow Central og en rekke andre løsninger fra Xerox håndterer disse praktiske og nesten universelle utfordringene.»

– Benjamin Duthu, Xerox markedsføringssjef for juridisk avdeling

Tannhjulikon med koblinger som strømmer ut til venstreUtfordringen

  • Selv om medarbeiderne velger å jobbe fra hjemmekontoret når det er mulig, bruker de mye tid på å pendle fra hovedkontoret sitt til et annet kontor eller til kundens arbeidsområde for å delta fysisk på møter.

  • De hadde derfor problemer med å finne sikre, kompatible verktøy til å konsumere informasjon og dele juridiske dokumenter innen sin virtuelle arbeidsgruppe.

  • Bell Law Group var på utkikk etter en løsning som ga ansatte mulighet til å dele og lagre data på alle fem kontorene, som om det var ett kontor.

LyspæreikonLøsningen

  • Etter en prøveperiode tok Bell Law Group i bruk Xerox® Workflow Central, som gir en enkel, sikker og fleksibel arbeidsflytplattform og som hadde blitt godkjent for bruk for firmaet.

  • Brukere har tilgang til tjenesten når og hvor som helst, fra datamaskiner, mobilenheter og Xerox® ConnectKey® multifunksjonsskrivere, så de kan konvertere PDF-dokumenter til redigerbare formater på farten.

  • Brukere kan benytte seg av hele utvalget av tilgjengelige arbeidsflyter (konvertere til MS Office-filer, automatisk anonymisering, oversettelse osv.)

  • Når dokumentene er endret, blir de umiddelbart sendt til Bells skylager eller sendt med e-post til kunder ved hjelp av «krypter og spor»-funksjonen for økt sikkerhet under sending.

Graf som peker oppover, med et tannhjul over denResultatet

  • Det var enkelt å få medarbeiderne til å bruke verktøyet, for det var ikke behov for individuell opplæring.

  • Firmaets advokater og ansatte kan nå konvertere og redigere dokumenter raskere, uansett hvor arbeidet pågår og i fullt samsvar.

  • Med «krypter og spor»-funksjonen kan kunden på en sikker måte dele sensitive filer mellom teammedlemmer eller med eksterne parter.

  • Bell Law Group kan yte raskere service til kundene sine, noe som støtter firmaets kundesentriske policy.

A woman with a laptop using a Xerox C235 MFP in her home office

Xerox® Workflow Central Platform

Dokumentkonvertering på alle enhetene dine. Uansett hvor du befinner deg.

Relaterte artikler

  • Students working at a table

    Opplæringsleverandør fornyer læringstilbudet ved å gjøre innholdet mer tilgjengelig.

    Opplæringspersonalet i CRC Formation bruker Xerox® Workflow Central til å tilby studenter nye måter å lære på.

  • Woman looking at phone, with security overlay

    3 Essentials to Cybersecurity - Part 2

    Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.

  • Hands typing on keyboard with app overlay

    3 Essentials to Cybersecurity - Part 1

    Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.

  • Person in a darkened room peering at a large monitor

    Getting Started with Xerox® FreeFlow® Core

    Join our Xerox virtual webinar to help streamline your pre-press workflow and say goodbye to touchpoints and bottlenecks.

  • people working in office

    Create a more sustainable office

    Discover how Xerox enables more eco-friendly printing and sustainable strategies for businesses. Green solutions, recycling, and more.

  • Two employees in front of a whiteboard giving each other a high five

    2024 BLI Pacesetter Business Service Awards

    Discover how Keypoint Intelligence — Buyers Lab, Inc. (BLI) acknowledged our software's prowess in workflow automation, personalization, content management solutions, and digitization services.

Del