Groei nog meer met slim documentbeheer

Naar schatting is ongeveer 40 procent van de bedrijfsactiviteiten gerelateerd aan documenten en besteden de meeste bedrijven er maar liefst 10 procent van hun inkomsten aan.

Zelfs met alle hype rondom het Internet of Everything is het duidelijk dat bedrijven draaien op documenten.

Als processen het kloppend hart- en vaatsysteem van een bedrijf vormen, dan zijn documenten het bloed dat erdoorheen stroomt.

Processen zijn bedoeld om de juiste informatie op het juiste moment aan de juiste mensen te communiceren. Maar de daadwerkelijke informatie wordt overgebracht via documenten, niet via processen.

En die documenten bevatten vaak gevoelige bedrijfsinformatie.

  • Op facturen zie je wat je nog moet betalen en hoort te ontvangen.
  • Uit offerten blijkt wat je kunt en gaat doen.
  • In marketingteksten geef je aan welke problemen je kunt oplossen voor je klanten.

Zelfs de onbenulligste en eenvoudigste documenten kunnen van onschatbare waarde blijken voor hetgeen het bedrijf probeert te bereiken. Ze vormen het opvallendste en overzichtelijkste onderdeel van de bedrijfscommunicatie.

Maar er is één groot probleem: de meeste bedrijven hebben geen concreet plan voor hun documentbeheer. Vooral als ze snel groeien.

Dat betekent dat je in tijden van enorme groei, wanneer de communicatie belangrijker is dan ooit en organisatorische gewoonten erin slijten, de kans misloopt om die tien procent van je uitgaven aan documentbeheer slimmer aan te pakken.

Dat documentbeheer zo buiten de boot valt, is geen kwestie van nalatigheid, maar van prioriteiten stellen. En dit is zo’n prioriteit.

De rol van IT bij documentprocessen

Als je verantwoordelijk bent voor de IT in een groeiend bedrijf, ben je waarschijnlijk continu bezig met problemen, computerkwesties voor nieuwe medewerkers en de infrastructuur. En daarbij loop je vrijwel altijd achter de feiten aan.

Als je ongebruikte documenten ziet liggen in een printerlade, is het begrijpelijk dat je er geen aandacht aan besteedt. Maar als je er wat langer bij stilstaat, rijzen er wel een paar belangrijke vragen:

  • Liggen die gevoelige documenten daar gewoon onbeheerd?
  • Kan iemand een belangrijke versie van een bestand over het hoofd zien omdat het in de printerlade ligt in plaats van op zijn bureau?
  • Zijn medewerkers zich er wel van bewust hoe duur de verspilling van inkt en papier is?

En dan hebben we het alleen nog maar over ongebruikte documenten. De uitwerking van inefficiënt documentbeheer beïnvloedt alle personen en processen binnen een bedrijf.

Als je verantwoordelijk bent voor de IT in een groeiend bedrijf en een manier zoekt om een grote bijdrage te kunnen leveren, is documentbeheer een goed begin.

Ga na waar documenten vandaan komen, waar ze heen gaan en waar ze uiteindelijk terecht moeten komen. Daarbij doe je niet wat voor de hand ligt, zoals printers vervangen en het beleid voor apparaten verbeteren. Je verandert de communicatiewijze van je bedrijf op de lange termijn.

De eerste stap is eenvoudig: neem het huidige documentbeheer onder de loep. Wat werkt wel en wat werkt niet? Stel jezelf vragen als:

  • Hebben we onze printers en scanners zo neergezet dat een maximaal aantal medewerkers er gebruik van kan maken?
  • Hebben we de printprocessen geformaliseerd? Of doen we eigenlijk maar wat?
  • Welke documentworkflows zijn zodanig voorspelbaar dat we ze met een alles-in-eenprinter kunnen automatiseren?
  • Als iemand een document wil scannen en veilig wil opslaan, hoeveel stappen heeft hij daarvoor dan nodig?
  • Hebben we veiligheidsprotocollen opgesteld om áltijd te voorkomen dat gevoelige documenten onbeheerd in de printerlade liggen?

Als je je documentbeheer grondig onder de loep hebt genomen, word je je veel bewuster van het belang ervan.

Daarna is het gewoon een kwestie van de juiste oplossingen voor deze problemen zoeken en bepalen wat je kunt automatiseren en beveiligen en wie daar de controle over moet krijgen.

Wij helpen groeiende bedrijven voortdurend bij het beoordelen van hun documentprocessen en dit blijkt vaak een effectieve manier om hun bedrijfsresultaten te verbeteren. Maar het belangrijkst is dat IT-managers dankzij een strategische verbetering van het documentbeheer minder tijd kwijt zijn aan kleine, tijdrovende problemen.

Dat is bij een groeiend bedrijf dat snakt naar slim IT-leiderschap het belangrijkste aandachtspunt.

Lees meer over het beheer van documentprocessen:

Contact

0346-255 255
Online contact opnemen ›