Ik heb het over een uur nodig - kan dat?

Snelle levertijd zet drukkerijen onder druk

Ik heb het over een uur nodig - kan dat?

Snelle levertijd zet drukkerijen onder druk

“Ik heb het over een uur nodig - kan dat?” Nog niet zo heel lang geleden had een verkoopmedewerker hier hard om gelachen. Maar tegenwoordig kraait er geen haan meer naar.

Levertijd: de drukker onder druk

De laatste tijd is de drukker zelf steeds meer onder druk komen te staan. Iedereen wil zijn drukwerk namelijk sneller ontvangen, van particulieren die de winkel binnenlopen tot multinationals die online enorme bestellingen plaatsen.

“Ik zit al 25 jaar in de druksector. Toen ik begon, bedroeg de levertijd altijd minimaal vijf werkdagen,” vertelt Steve Tappenden, manager bij RPM Digital in het Britse Dorset. “Tegenwoordig is 48 uur de norm. Sommige klanten willen hun drukwerk zelfs binnen een halfuur terug.”

Het klantenbestand van RPM Digital bevat onder andere architecten met onwrikbare, bliksemsnelle deadlines. Het bedrijf weet hoe belangrijk de tijdige spoedlevering van documenten kan zijn. “Ik heb wel eens ’s nachts met een klant in de fabriek gezeten zodat we zijn project meteen de volgende ochtend op tijd konden leveren. Dat is wel heel erg op het randje, maar als je een klant echt wilt vasthouden, moet je dat soort offers brengen,” legt Tappenden uit.

De fundering leggen

In een branche waarin het werk zo bliksemsnel en op zo’n grote schaal moet worden gedaan, is de concurrentie vlijmscherp. Kleine klusjes afwisselen met grote opdrachten is een uitdaging die alleen loont als de marges de moeite waard zijn. Drukkers die elke keer weer de deadline willen halen, moeten hun processen optimaliseren. Met soepele, voorspelbare workflows kun je het tempo opvoeren wanneer nodig.

Woman reading a book

Als een klant bij RPM Digital een bestelling plaatst, herkent Xerox® FreeFlow® Core automatisch of het om een kleuropdracht gaat. Het systeem stuurt het bestand dan via een Hot Folder naar de kleurenprinter, die de klus vervolgens klaart. Het leeuwendeel van het proces verloopt volledig automatisch. De medewerker hoeft de printer ’s ochtends alleen maar aan te zetten en er later het drukwerk uit te halen.

Datarevolutie

Als je het systeem uitbreidt met variabele data, wordt de fundering ervan nog belangrijker. Het duurt wat langer om een nieuwe, unieke printopdracht in te stellen, maar zodra je dat eenmaal hebt gedaan, kun je in de toekomst herhaalwerk veel makkelijker drukken.

“Variabel printen zit in de lift. Steeds meer klanten komen erachter dat de data waarover ze beschikken ontzettend waardevol is,” legt Tappenden uit. “We hebben met XMPie in een crossmediasysteem geïnvesteerd, zodat we klanten kunnen helpen die al die data goed willen gaan gebruiken. Daartoe openen we ook binnenkort onze web-to-printwinkel. Het klanttraject is vanaf de eerste stap al beter, of het nu gaat om persoonlijk contact, via een zelfbedieningsdesk of via het web.”

De laatste loodjes

RPM Digital en zijn architectenklanten die weleens een nacht doorhalen, zijn niet de enigen die tot in de vroege uurtjes in een drukkerij te vinden zijn. Er is maar één klant die op het nippertje nog een flink pak documenten printen écht tot een ware kunst verheft: de universitair student.

De Universiteit van Trondheim, de grootste in Noorwegen, was op zoek naar een grafimedia-oplossing die de stortvloed aan urgente printopdrachten bij elke scriptiedeadline aankon. Op dat soort momenten komen er namelijk in twee tot drie dagen tijd duizenden printopdrachten binnen. En al die opdrachten moeten als het even kan zo snel mogelijk af.

De studenten laten hun drukwerk tot op het laatste moment liggen, waardoor de drukker soms wel 2.000 bestellingen in één enkel weekend moet verwerken. Tore Slettahjell, manager digitale workflows bij Skipnes Kommunikasjon, wilde deze opdracht wel binnenhalen. Hij moest laten zien dat hij dit soort pieken in het bestelgedrag probleemloos aankon.

Skipnes ontwierp een slimme online zelfbedieningsportal waar de studenten hun spoeddrukwerk kunnen plaatsen. Zo wist hij toch de enorme hoeveelheden te verwerken.

Etiketten met een houdbaarheidsdatum

Een andere uitdaging voor Skipnes waarbij het allemaal op tijd aankomt, was de etikettering voor een van de grootste exportproducten van Noorwegen: verse zalm. Het bedrijf stond voor een loodzware uitdaging: het drukwerk moest dezelfde dag worden geleverd én er kwamen 10.000 tot 40.000 velden met variabele gegevens bij kijken. Op elk uniek etiket moesten de juiste variabele gegevens komen te staan. Skipnes besefte maar al te goed dat de etiketten echt geen seconde te laat mochten worden geleverd, omdat de klant de bederfelijke zalm anders zou moeten weggooien.

Skipnes maakte gebruik van de FreeFlow® VI Compose-tool om elke unieke variabele rechtstreeks in de printer in te voeren. Het resultaat: eerst was er voor RIP en het printen van de etiketten met al die variabele gegevens zo’n 4 tot 5 uur nodig. Nu zijn dat 4 tot 5 minuten.

“Je workflow moet kloppen en je moet snel aan de slag kunnen. Als dat je niet lukt, kost het je geld,” legt Slettahjell uit.

Allerlei soorten documenten, van etiketten voor verse vis tot universitaire spoedklussen, moeten tegenwoordig op steeds kortere termijn worden geleverd. Drukwerk wordt bovendien nog veel complexer door variabele gegevens. Het draait niet langer enkel om snelheid. Met efficiënte workflows schaaf je die laatste paar seconden van het drukproces af zonder afbreuk te doen aan veiligheid en precisie.

Willen jouw klanten ook binnen in een uur (of nog minder) het resultaat al zien, lees dan eens hoe je met printworkflowsoftware die deadline wel haalt.