Dränkt i information? Kom igen år 2009!


Xerox forskare tipsar om enkla sätt att spara tid och hantera informationsöverflöd
Stockholm, dec 17, 2008 Ska jag stänga av mobilen? Bojkotta telefonsvararen? Kasta ut handdatorn genom fönstret? Ett kaotiskt 2008 går mot sitt slut och arbetstagarna har beslutat sig för att ta tillbaks kontrollen till år 2009. Men hur ska man hantera dagens informationsöverflöd? Xerox etnografiska forskare som i över 30 år har studerat hur kontorsarbetares vardagliga rutiner ser ut, hur de kommunicerar, organiserar och i största allmänhet får saker och ting gjorda, kan svara på detta. Inspirerade av den egna studien Future of Work, ger Xerox forskareföljande råd för att hjälpa dig att hantera informationsöverflödet och på så sätt spara tid:

1. Andas. Det kan låta enkelt, men tillräckligt många tar sig aldrig tid att göra det. Så schemalägg små pauser i din dagliga arbetsrutin. Det hjälper dig att prestera bättre. Bara att resa sig från skrivbordet för en stund hjälper. Till och med en snabb tupplur (om möjligt) ger dig ny energi och gör dig mer produktiv. Vi lovar att påståendet stöds av forskning.
2. Förenkla ditt schema. Försök att schemalägg alla dina möten på särskilda dagar i veckan så får du tid till att behandla informationen som kommit in på de mötesfria dagarna - det är enklare att fokusera på en sak när du inte har ett nytt möte på gång inom 20 minuter.
3. Ha back-up. De är värre att inte ha tillgång till någon information än att ha för mycket. Kontrollera att du har en bra lösning för regelbunden back-up.
4. Rensa skrivbordet (båda två). Arkivera, sortera eller släng bort alla papper så fort du får dem. Skanna in och spara viktiga dokument på datorn för att minska röran. Använd sökmotorer på datorn för att hitta rätt dokument istället för att leta bland mappar.
5. Berör information endast en gång. Vi lägger ofta onödig tid på att ta itu med samma information om och om igen. Gå igenom så fort du får den, sortera in i rätt mapp eller släng efter att du tagit itu med den för första gången.
6. Glöm allt som är gratis. Allt har sitt pris (som skräpmejl och oönskade erbjudanden). Välj kvalitet framför kvantitet. Hantera dina räkningar och konton online och registrera dig på listor som blockerar telefonförsäljare samt skräppost.
7. Utnyttja dina verktyg. Använd mobiltelefonen för att få rätt information vid rätt tidpunkt. Till exempel behöver du inte slösa tid på att skriva ut kartor när du istället kan komma åt dem via mobiltelefonen. GPS-mobiler har smarta funktioner som ger dig rätt vägbeskrivning baserat på var du befinner dig.
8. Använd RSS-tjänster. Registrera dig på en webbläsare där du kan se alla nyheter på ett och samma ställe.
9. Hantera det mobila kontoret. Använd tillägg till mobilen som kan ta emot e-post så du kan vara mer produktiv även alla de timmar du inte sitter vid ditt skrivbord. Att hålla ett öga på e-posten kan hjälpa dig att förutse framtida arbete och hantera mindre projekt, i stället för att vänta tills senare med att sålla hel trave e-post.
Att hantera informationsöverflöd är viktigt för de flesta globala företag, både nu och i framtiden, säger Jenny Perotti, en av de etnografer som arbetar för Xerox Innovation Group. Våra resultat kan hjälpa människor runt om i världen att utnyttja de verktyg som de har tillgång till, samt att planera strategier och metoder som gör det möjligt att samarbeta och hantera information effektivt i framtiden. Resultaten som presenteras i Future of Work-studien används av Xerox för att hjälpa kunderna att få större förståelse för deras framtida arbetskraft. Resultaten har också haft inverkan på designen av Xerox produkter och dess service, för att hjälpa framtida arbetstagare att arbeta mer effektivt. Sedan den första Xerografiska kopiatorn lanserades har informationsflödet ökat explosionsartat. Xerox har hela tiden lotsat sina kunder genom informationsflödet och företaget har hållit jämna steg med de innovativa lösningar som hjälper till att rensa i förbindelsen mellan papper och digitalt innehåll. För mer information, besök gärna: http://www.infooverload.com.

Future of Work: Strategier för att överleva informationsöverflödet av bland andra Jenny Perotti, är en forskarrapport som skrivits för Xerox Innovation Group. Jenny Perotti redovisar olika svar på hur man uthärdar dagens informationsöverflöd.

Lyssna på observationer som utförts av etnografiska forskare samt forskare som studerat hur arbetstagare kommunicerar, organiserar och i allmänhet får saker och ting gjorda

För mer information om Xerox, besök gärna http://www.xerox.com/innovation, eller http://www.infooverload.com , eller http://www.xerox.com/blogs, eller http://www.xerox.com/podcasts.

Om Xerox Europa


Xerox Europa, den europeiska delen av Xerox Corporation, marknadsför ett omfattande sortiment av så väl hårdvara och mjukvara som lösningar och tjänster. Verksamheten fokuserar på ett flertal områden; små och stora kontorsmiljöer, produktions- och grafiska miljöer samt tjänster som omfattar konsultverksamhet, systemdesign och projektstyrning, samt dokumentoutsourcing. Xerox har fabriker och logistikverksamhet på Irland, i England och Nederländerna samt ett forsknings- och utvecklingscenter i Grenoble, Frankrike. För mer information om Xerox produkter och tjänster, ring 08-795 10 00 eller besök www.xerox.se

För mer information, vänligen kontakta:

Kevin Perlmutter, Xerox Europe Tel: +44(0)1895 845219 eller +44(0)7801 901858

E-mail: kevin.perlmutter@xerox.com
TurbolinPR,

Tel:08-545 89 689,

E-mail: helena@turbolinpr.se