Dans le cadre d'un contrat d'externalisation, Xerox optimise le parc d'équipements de bureau de Partena


Zaventem, nov. 26, 2008 Dans le cadre d’un contrat XOS (Xerox Office Services) d’externalisation, la société Xerox a été chargée, en collaboration avec Econocom, de l’analyse du parc existant de copieurs, d’imprimantes et de télécopieurs de Partena, de la conception d’un environnement de production documentaire de bureau optimisé, de la gestion de la période de transition (remplacement des équipements existants) et de la gestion de la continuité. Le remplacement des quelques 300 copieurs, imprimantes et télécopieurs installés dans la quarantaine de sites de Partena a commencé le 10 novembre dernier.

L’analyse de l’existant a débuté en janvier 2008 sur les sites de Bruxelles, Anvers et Liège où travaillent près de 75% du personnel de Partena. Elle a permis d’identifier les dépenses en production documentaire incluant les consommables et la maintenance, le niveau d’administration requis pour gérer les différents contrats en cours, l’efficacité des processus de travail en vigueur, les machines sous ou surexploitées et leur adéquation aux besoins de Partena. Puis, Xerox a conçu un nouvel environnement optimisé reposant sur l’installation d’équipements adaptés aux bons endroits -  assorti d’objectifs en termes d’augmentation de productivité, de réduction des coûts et de simplification administrative - et tenant compte des applications bureautiques existantes, de processus de travail révisés, de la localisation et du nombre d’utilisateurs, et de besoins particuliers comme une confidentialité renforcée au niveau des impressions.

Selon Philippe Picalausa, ICT Infrastructure Manager de Partena,  la décision de faire appel à Xerox a été prise pour plusieurs raisons: «Depuis quelques temps déjà on assistait à une tendance marquée en faveur des équipements de bureau numériques au détriment des copieurs analogiques traditionnels. Tendance qui coïncidait avec l’obligation de remplacer une centaine de copieurs de ce type fin 2007. Aujourd’hui le doute n’est plus permis. Les systèmes multifonctions pouvant être connectés au réseau sont devenus indispensables au fonctionnement optimisé des environnements de bureau.  Par ailleurs la multitude d’imprimantes, copieurs et télécopieurs à usage individuel complexifiait et augmentait le coût de la gestion de la mise à niveau du parc, de la fourniture des consommables et de la maintenance. Et ce d’autant plus qu’il n’y avait pas de responsabilité centralisée puisque tout ce qui touchait aux imprimantes dépendait de l’informatique et tout ce qui n’était pas connecté au réseau (les copieurs analogiques, télécopieurs, mais aussi les fournitures de consommable) était du ressort de l’Economat. Et enfin, Xerox nous proposait de nous décharger de cette gestion en garantissant de l’optimiser, d’augmenter la productivité et de réduire le coût de détention total de 15%, soit un montant d’environ 70.000 euros par an.»

Et d’ajouter: « Notre décision cadrait aussi avec la volonté d’investir dans des technologies de nouvelle génération comme nous l’avions fait mi-2007 en mettant en production une solution Documentum. Depuis, tous les fax entrant dans les agences de Partena – jusqu’à 3.000 par jour - sont automatiquement redirigés vers un serveur fax central pour être ensuite archivés au format PDF dans la solution Documentum et consultés en ligne par nos collaborateurs.»

Partena a sélectionné deux modèles de systèmes multifonctions: un modèle de base N/B, le Phaser 3635MFP, et un modèle avancé couleur, le WorkCentre 7242, doté de fonctions de finition comme l’agrafage. Les deux modèles sont pourvus de fonctions de copie, d’impression, de numérisation et de télécopie (utilisée chez Partena pour les fax sortants). Comme ces systèmes sont destinés à être utilisés par plusieurs personnes, ils disposent d’un système permettant de garantir la confidentialité des informations contenues dans les documents imprimés. Les utilisateurs devront présenter leur badge devant un lecteur intégré pour que le processus d’impression se déclenche.

La gestion de la période de transition, qui verra d’ici janvier 2009 l’entièreté de la nouvelle infrastructure mise en place, incombe aussi - en vertu du contrat d’externalisation - à  Xerox. Et Philippe Picalausa de préciser: «Xerox a repris à son compte tous les anciens équipements qui tantôt alimenteront des circuits de récupération pour équipements obsolètes, tantôt resteront en place le temps de rendre encore de menus services avant d’être aussi retirés des locaux de Partena.»

La dernière étape, et non des moindres, concerne la gestion de la continuité. A cette fin, une personne de la division Xerox Office Services a déjà été détachée auprès de Partena. Elle gardera la main sur la gestion de l'environnement de production documentaire de bureau en vue de fournir tous les services nécessaires à la continuité des bénéfices à moyen et long terme et veiller à proposer régulièrement des améliorations. Ces améliorations pourront notamment passer par des mises à niveau de matériels et de logiciels. C’est également elle qui traitera les appels arrivant au helpdesk interne de Partena ayant trait à la nouvelle infrastructure.

Selon Philippe Picalausa «Je suis convaincu que la hausse de productivité et la réduction du coût total de détention promises seront au rendez-vous fin 2009 pour avoir déjà tâté de la fiabilité de Xerox. Depuis plus de 15 ans, nous utilisons des systèmes Xerox de production documentaire haut volume centralisés dans notre département IT qui sortent 30 millions d’impressions par an sans accros.»

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