Le groupe ARC International choisit Xerox Global Services pour implémenter son système de dématerialisation de factures


La dématérialisation et l'archivage des documents font aujourd'hui partie des enjeux de productivité des entreprises. En effet ils présentent plusieurs avantages, dont la traçabilité des documents, tout en répondant aux exigences de conformité réglementaire et la réduction considérable du coût et du temps de traitement des factures.

Paris, avr. 04, 2007 -- La dématérialisation et l'archivage des documents font aujourd'hui partie des enjeux de productivité des entreprises. En effet ils présentent plusieurs avantages, dont la traçabilité des documents, tout en répondant aux exigences de conformité réglementaire et la réduction considérable du coût et du temps de traitement des factures. Plus le volume de factures à traiter est important, plus il devient en effet intéressant de les convertir en fichiers du fait des économies et des gains de productivité à réaliser. Le travail et les échanges d'informations sont ainsi facilités.

Arc International, leader mondial des arts de la table, regroupe dans son siège situé à Arques (Nord-Pas-de-Calais) 11 000 des 18 000 que compte le groupe de salariés. Le service comptable, composé de 24 personnes, est chargé du traitement de près de 120 000 factures par an provenant d'environ 4000 fournisseurs. Arc International avait plusieurs objectifs, à savoir : limiter les risques d'erreur (doublons, erreurs d'enregistrement…), accroître sa trésorerie et améliorer la satisfaction client. La société caressait le projet d'optimiser ses processus de gestion des factures, tant au niveau quantitatif que qualitatif. Afin de réduire ses coûts, la priorité du groupe était, avant tout, d'être tout le temps à jour dans le traitement des factures fournisseurs.

En octobre 2004, Arc International a choisi Xerox Global Services dans le but de réduire ses coûts comptables. XGS avait pour mission d'accélérer le temps de traitement des factures et de réduire le volume de factures à archiver, tout en évitant la circulation des originaux. L'un des objectifs majeurs était également d'optimiser le lien entre la commande, la réception et la facture.

XGS a donc mis en place un système permettant de dématérialiser les factures fournisseurs à l'aide de systèmes de numérisation et de lecture automatique de documents. XGS a également implémenté l'outil BasWare grâce auquel ont pu être effectués : le rapprochement entre les commandes et les factures, la mise en place d'un circuit de validation permettant à plusieurs personnes de travailler sur la validation de la facture, et enfin l'intégration dans le système ERP du client. Grâce à cet outil, le système d'archivage électronique a également pu être interfacé avec celui de l'entreprise.

La solution BasWare couvre le processus complet de traitement des factures fournisseurs, depuis la reconnaissance automatique et le workflow de validation, jusqu'à l'archivage des factures. Cette offre métier compétitive assure aux entreprises de toutes tailles un retour sur investissement très rapide.

Après un an d'utilisation et grâce à la solution choisie et mise en place, Arc International a constaté un gain de productivité notable lui permettant de traiter les factures plus rapidement tout en réduisant les coûts. L'intégration automatique des écritures fournisseurs a considérablement facilité les recherches accélérées sur les fournisseurs. La validation automatique des " bon à payer " a pu être implémentée. Aujourd'hui, 150 personnes utilisent le système et apprécient les performances de la solution. Près de 100 000 factures de 1 à 5 pages sont traitées chaque année.

" Nous avons choisi Xerox Global Services, non seulement pour leur expertise reconnue dans la gestion documentaire, mais également pour leur grande compréhension de nos enjeux. ", affirme Monsieur Ange Galatola, Directeur Comptable Europe, Arc International. " Les solutions XGS et BasWare nous ont en effet permis de fiabiliser nos circuits comptables et d'éviter la circulation de documents originaux, nous garantissant ainsi davantage de sécurité. Par ailleurs, les gains en termes de productivité et de coûts ont été à la hauteur des objectifs que nous nous étions fixés. ".

Étapes de la collaboration :
  • Juillet 2004 : Rédaction du cahier des charges

  • Octobre 2004 : Choix de la solution Xerox Global Services et signature du contrat

  • Novembre 2004 à Janvier 2005 : Implémentation de la solution

  • Février 2005 : Démarrage opérationnel du traitement des factures fournisseurs
A propos d'ARC International, leader mondial des arts de la table
Avec un chiffre d'affaires d'1,2 milliard d'euros en 2004, 18 000 collaborateurs dans le monde, des produits art de la table distribués dans 160 pays, des filiales de production et de distribution implantées aux quatre coins du globe (USA, Chine, Emirats Arabes Unis, Espagne, Australie, Grande Bretagne, Mexique, Pays-Bas, Italie, Japon), 165 magasins Mikasa aux USA, Canada, Porto Rico et sous licence en Australie, ARC International est un groupe résolument mondial. Chaque jour, le Groupe produit plus de 6 millions de pièces et propose des centaines de nouvelles créations par an.

A propos de Xerox Global Services
Xerox Global Services, l'une des trois principales entités du groupe Xerox, propose une gamme complète de services de conseil, d'intégration de systèmes et de gestion externalisée des documents. XGS travaille en collaboration avec ses clients pour optimiser leurs processus à forte composante documentaire tels que le traitement des courriers clients et des factures, la gestion des documents de formation et des dossiers clients. N°1 mondial des services documentaires, Xerox Global Services accompagne ses clients dans l'optimisation des processus métier et la réduction significative des coûts. XGS intervient dans tous les secteurs d'activités, quelle que soit la taille des entreprises.

A propos de Xerox Europe :

Xerox Europe, filiale européenne de Xerox Corporation, commercialise une gamme complète de produits, solutions et services, ainsi que les consommables, matériels et logiciels associés. Ces offres s'articulent autour de trois axes : l'impression bureautique de petits et grands volumes, l'impression de production et les environnements arts graphiques, et les services incluant le conseil, la conception et la gestion des systèmes documentaires jusqu'aux solutions d'externalisation complètes.

Xerox supporte la Nouvelle Economie de l'Impression en offrant le plus large portefeuille de produits, solutions et services du secteur. Xerox propose également des solutions de workflow qui s'intègrent aisément et efficacement, ainsi que de nombreux outils de développement permettant aux clients de connaître une forte croissance sur le long terme. Dans le monde particulièrement changeant de l'impression, ces trois éléments permettent aux clients d'optimiser les performances et la productivité de leur activité et de découvrir de nouvelles opportunités de croissance.

Xerox Europe possède également des unités assurant la production et la logistique en Irlande, au Royaume-Uni et aux Pays-Bas, ainsi qu'un centre de recherche et de développement (Xerox Research Centre Europe) à Grenoble. Pour plus d'informations : www.xerox.fr

Le programme Xerox Graphic Arts Premier Partners est une vaste communauté, supportée par Xerox et ouverte aux fournisseurs de services arts graphiques en relation avec Xerox. L'objectif de ce programme est d'aider les Premier Partners à accroître leurs revenus et bénéfices, à développer leurs compétences et leurs activités afin de faire prospérer leur entreprises.

En travaillant avec les Premier Partners, les clients sont assurés d'une grande qualité d'impression fournie par les sociétés les plus pointues et équipées des toutes dernières technologies. Pour plus d'informations sur le réseau Premier Partners de Xerox : www.xerox.com/xpp

XEROX®, et iGen3®, sont des marques de Xerox Corporation. Les prix, les caractéristiques et les fonctionnalités, les performances, le design et la disponibilité des produits et services Xerox peuvent être soumis à des modifications sans avertissement.

Pour de plus amples informations :

Groupe Arc International
Ange Galatola, Directeur Comptable Europe
e-mail : ange.galatola@arc-intl.com
Tél. : 03 21 12 74 41

Xerox Global Services France
Patrick Bensemhoun
e-mail : patrick.bensemhoun@xerox.com
Tél. : 01 55 84 42 14

Service Presse : EuroTandem
Aurélia Renaud / Céline Maguet
e-mail : a.renaud@eurotandem.fr / c.maguet@eurotandem.fr
Tél. 01 55 30 71 04 / 01 55 30 71 01