American Express réduit ses coûts d'impression de 33% tout en augmentant sa productivité


Zaventem, févr. 01, 2007 -- Histoire d'une migration réussie.
Après son entrée en fonction en tant que Facilities Management Relationship Manager Benelux chez American Express, Henny Koense dresse un constat. Aux Pays-Bas, le parc d'équipements d'impression se compose de systèmes multifonctions de bureau de Xerox utilisés comme de simples copieurs et d'une presse numérique N/B Xerox DocuTech chargée de la production des gros tirages documentaires. En Belgique, la situation est toute différente. Le parc de matériels d'impression de bureau comprend des équipements à usage personnel et des multifonctions pour groupes de travail de différentes marques. Il décide alors d'un plan de migration pour harmoniser l'existant belge.

" Fort de la bonne expérience de la collaboration qu'American Express entretenait avec un partenaire de Xerox aux Pays-Bas, j'en ai cherché un de même niveau en Belgique où j'ai déniché la perle rare en la personne de WASLET IT Services & Solutions ", précise d'emblée de jeu Henny Koense. Et de poursuivre : " La première phase du plan de migration a consisté à remplacer en 2000, sept multifonctions d'une marque concurrente par cinq multifonctions pour groupes de travail de Xerox et d'y ajouter dans la foulée une Xerox DocuTech pour les gros tirages N/B." Et de continuer:" La seconde phase a eu lieu en avril 2005 sous la forme d'une étude ODA (Office Document Assessment) réalisée par WASLET IT Services & Solutions. Le but était d'évaluer l'impact d'une accélération du processus: à savoir changer les cinq multifonctions installés en 2000 par quatre nouveaux modèles plus performants de la gamme de Xerox à connecter de suite au réseau. Et d'y ajouter quatorze multifonctions Xerox M20i pour groupes de travail en remplacement d'équipements à usage personnel, ainsi qu'un copieur-imprimante Xerox DocuColor 250 pour les gros tirages couleur en lieu et place de la Xerox DocuTech. Pour mener cette étude à bien, les consultants de WASLET IT Services & Solutions ont mené un audit portant sur les besoins présents et futurs des utilisateurs, les applications bureautiques utilisées et à déployer et les coûts existants, sans oublier bien entendu de calculer les économies à réaliser en accélérant le processus de migration. Les conclusions parlaient d'elles-mêmes: ces économies devaient s'élever à hauteur de 33%. Aussi cette dernière phase a-t-elle été menée à bien mi-2005. Et depuis, l'économie de 33% a été vérifiée. Au total, de 2000 à 2005, ce sont 42 anciens équipements de marques concurrentes qui ont cédé la place aux multifonctions de Xerox !"

Des réductions de coût avec à la clef des gains de productivité.
Henny Koense : " Nous avons bénéficié en partie de ces gains du fait d'une rationalisation de la gestion des fournitures et de l'entretien via le contrat e-Click. Nous payons en vertu de ce contrat un prix fixe à la page couvrant l'utilisation des équipements, les consommables et la maintenance sur site, et ce peu importe l'équipement Xerox utilisé. Le temps où nous étions contraints de gérer un grand nombre de fournisseurs de consommables avec les complications administratives et pertes de temps que cela comporte est bel et bien révolu. A noter aussi qu'aujourd'hui n'importe quel collaborateur peut utiliser n'importe quel équipement sans difficulté aucune puisque le parc est harmonisé contrairement au passé. Outre le confort de nos collaborateurs qui a été fortement augmenté, nous avons aussi enregistré de ce côté-là une hausse sensible de productivité. "

D'autres économies et hausses de productivité sont attendues d'ici à l'horizon 2007.
Elles seront réalisées tant dans l'environnement de bureau que dans le domaine de la production. Henny Koense: " Nous sommes en train d'assurer la migration de notre réseau actuel vers une plateforme plus performante baptisée Active Directory Platform. Au terme de cette migration, qui devra être finalisée fin 2007, tous les multifonctions de Xerox auront été connectés au réseau dont les M20i tandis que les derniers équipements à usage personnel auront été retirés de la circulation. Ce sera une nouvelle étape importante de franchie car dès ce moment-là nous pourrons déployer de nouveaux outils de gestion de flux documentaire, comme la fonction scan-to-email, augmentant considérablement la productivité des 125 utilisateurs. " Et d'ajouter : " Côté production, il y aura aussi une évolution sous peu. A ce jour, le copieur-imprimante DocuColor 250 n'est utilisé que pour réaliser les gros tirages documentaires N/B qui étaient jusqu'en 2005 confiés à la Xerox DocuTech. A terme, nous pourrons réduire nos dépenses en rapatriant en interne la production couleur de brochures, dépliants, matériels marketing confiée à l'extérieur aujourd'hui. Outre les économies, nous y gagnerons en temps, en flexibilité et en qualité. Au total, nous aurons réalisé à l'horizon 2007 des économies additionnelles de 7%, portant le total à 40%. "

La Belgique, un exemple pour les Pays-Bas.
" Tant l'expérience vécue en Belgique que les résultats obtenus m'incitent maintenant à optimaliser la situation aux Pays-Bas où l'existant belge pourrait y être reproduit avec des adaptations tenant compte bien entendu du nombre d'employés et de leurs besoins spécifiques. Mais à ce stade-ci, ce n'est encore qu'une réflexion ", souligne-t-il un sourire aux lèvres.

Les clefs du succès.
" Elles reposent sur la qualité, fiabilité et productivité des équipements de Xerox et sur l'excellence du partenaire. Nous ne pouvons que nous louer d'avoir sélectionné WASLET IT Services & Solutions. Ils se positionnent clairement vis-à-vis de nous comme des consultants. Livrant les équipements, ils sont aussi notre point de contact pour toutes les questions touchant à la gestion et la maintenance du parc de multifonctions et du système de production. A terme j'envisage d'ailleurs de leur confier ce rôle central pour l'ensemble de l'équipement IT d'American Express en Belgique et de passer exclusivement par eux pour la fourniture de nos services et solutions IT. A noter encore que ce sont également eux qui ont formé durant une semaine 100 collaborateurs d'American Express à l'emploi des nouveaux équipements. Je voudrais aussi avant de terminer mettre l'accent sur un point qui me tient à cœur. Si dans un passé lointain, Xerox a été considérée comme un fournisseur de solutions fermées, ce n'est assurément plus le cas depuis belle lurette. Leurs systèmes sont compatibles avec tous les environnements informatiques connus. Bref, notre succès nous le devons aussi à la collaboration de ces deux belles sociétés que sont WASLET IT Services & Solutions et Xerox ! "

Concernant Xerox Europe
Xerox Europe, qui est en charge des opérations européennes de Xerox Corporation, commercialise une gamme complète de produits, solutions et services de Xerox ainsi que les fournitures et logiciels associés. Son offre se focalise sur trois domaines principaux: les environnements de bureaux de toutes tailles, le marché de l'impression de production et le secteur des arts graphiques, ainsi que des services incluant le conseil, la conception et gestion de systèmes et l'externalisation documentaire.

Xerox Europe possède également des sites de production et de logistique en Irlande, en Grande-Bretagne et aux Pays-Bas, ainsi qu'un centre de recherche et développement (Xerox Research Centre Europe) à Grenoble. Pour obtenir davantage d'information, visitez le site www.xerox.com.

Xerox® est une marque de commerce de Xerox Corporation. Toutes les autres marques et noms de produits sont des marques de commerce ou des marques de commerce déposées de leurs sociétés respectives.

Notes pour les rédactions
Pour plus d'informations, veuillez visitez le site www.xerox.com/news ou contacter:
Pierre Collette, Xerox Belgique-Luxembourg - Tél: 02 716 65 11
E-mail: pierre.collette@bel.xerox.com
Renato Jannone, Eurolife - Tél: 02 374 74 04, GSM: 0495 26 12 03
E-mail: renato.jannone@eurolife.be