Le coffre-fort électronique ou la valeur probante des documents


Paris, févr. 09, 2006 -- Considéré à l'origine comme une solution ne concernant que quelques personnes dans l'entreprise, la GED (Gestion Electronique de Documents) est aujourd'hui un outil pour le plus grand nombre. Elle permet aux entreprises d'assurer des liaisons avec ses clients et ses fournisseurs, mais également de stocker de plus en plus de documents, de plus en plus longtemps et pour des usages de plus en plus nombreux.

Aujourd'hui, les entreprises ne peuvent plus se contenter d'un simple outil de GED leur permettant de gérer et d'archiver des documents selon leur cycle de vie. Elles veulent et doivent avoir la certitude que les documents archivés ne seront pas modifiés. Que ces documents aient été à l'origine au format papier ou qu'ils soient électroniques tout au long de leur cycle de vie, il est indispensable que le processus d'archivage soit " sous contrôle ". Pour ce faire, les recommandations européennes MoReq (Model Requirements for the management of electronic records) et celles de la norme NF Z42-013 - relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés - décrivent des exigences fonctionnelles et procédurales pour l'archivage à des fins de preuve. Ces exigences sont rédigées pour être applicables dans les secteurs public et au secteur privé.

Les "nouveaux" systèmes de GED doivent donc impérativement offrir les moyens permettant de garantir sur le long terme (quelques dizaines d'années), voire le très long terme (plus de 100 ans), que les documents ne seront pas modifiés et qu'ils ont un caractère probant dans le cas d'un contentieux. Il faut que les documents puissent être " opposables " et que le système de GED, de plus en plus fréquemment dénommé SAE (Système d'Archivage Electronique) apporte des preuves de non-modification.

Or, au-delà des présentations commerciales et marketing d'un certain nombre d'éditeurs de logiciels, il faut être conscient que le sujet est délicat. Qui aujourd'hui peut garantir que, dans 30 ans, des documents archivés dans un système de GED/SAE seront toujours conformes à l'original, alors que le cycle de vie d'un document peut dépasser 100 ans et que celui des composants informatiques est de l'ordre de 5 à 10 ans ! En d'autres termes, les systèmes et logiciels que nous utilisons aujourd'hui n'existeront plus d'ici 5 ou 10 ans. Par ailleurs, sur des durées aussi longues, il est évident que les entreprises et leur organisation se seront plus d'une fois modifiées, ne serait-ce que par fusion ou par acquisition.

En conséquence, au-delà des outils de signature électronique et des systèmes d'horodatage, il est donc nécessaire, voire indispensable, de mettre en place, d'une part des processus de sauts technologiques, et d'autre part des modalités de traçage des évolutions organisationnelles des entreprises. Ces dernières sont destinées à identifier, également de façon probante, " qui a été autorisé à faire quoi, quand et comment ".

En somme, ce simple besoin de " mettre au coffre-fort " un document pour le protéger prend une dimension bien plus complexe lorsque le document est électronique. Ainsi, la solution à ce besoin croissant n'est pas uniquement technique, mais relève également de processus et de modalités de suivi au fil du temps de l'évolution des organisations.

A propos de Xerox Europe :

Xerox Europe, filiale europeenne de Xerox Corporation, commercialise une gamme complete de produits, solutions et services, ainsi que les consommables, materiels et logiciels associes. Ces offres s'articulent autour de trois axes : l'impression bureautique petits et grands volumes, l'impression de production et les environnements arts graphiques, et les services incluant le conseil, la conception et la gestion des systemes documentaires jusqu'aux solutions d'externalisation completes.

Xerox Europe possede egalement des unites assurant la production et la logistique en Irlande, au Royaume-Uni et aux Pays-Bas, ainsi qu'un centre de recherche et de developpement (Xerox Research Centre Europe) a Grenoble. Pour plus d'informations : www.xerox.fr

XEROX® est une marque de Xerox Corporation. Toutes les autres marques ou noms de produits cites non Xerox sont les marques ou les marques deposees de leurs proprietaires respectifs.

A propos de Xerox Global Services

Xerox Global Services, l'une des trois principales divisions commerciales de Xerox, offre un large éventail de services, comprenant notamment le consulting et l'intégration de système, la numérisation, la gestion de contenu et l'outsourcing. Xerox en collaboration avec ses clients, améliore et administre leurs processus faisant largement appel aux documents, tels que les communications avec les clients, la facturation, la formation ou la gestion des dossiers.

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