Hét egyszerű trükk az okosabb dokumentumkezelési munkafolyamatokért

Oldja meg gyorsan és egyszerűen az információ áramlását nyomtatási környezetében

Ha belegondol, a dokumentumok az üzletvitelének éltető elemei. Sőt, az üzleti folyamatok több mint harmada dokumentumokon alapul.[1].

A problémát az jelenti, hogy a cégek túl sok időt és pénzt áldoznak dokumentumaik kezelésére. A vállalatok átlagosan egymilliót költenek dokumentumkezelésre a bevétel minden tizedik milliója után.[2]. Ezen túl a teljes IT támogatás 40-60%-a nyomtatáshoz kapcsolódik.

A jó hír az, hogy ha gyors értékelést végez nyomtatási környezetéről, rengeteg okos módszert tudatosíthat nyomtatási erőforrásai lehető legjobb kihasználása érdekében.

Amennyiben Ön kezeli a nyomtatókat, íme néhány gyors trükk dokumentumkezelési munkafolyamatainak javításához.

1. Az egyszerű lépések automatizálása

A legtöbb nyomtatási munka és dokumentumkezelési folyamat ismétlődő feladatokból áll, például számlák iktatása, igények feldolgozása és fájlok mentése a megfelelő mappákba. A legtöbb ilyen feladatot ma az Ön felhasználói végzik el. Azonban ha megfelelően dokumentál és megérti a hozzá szükséges munkafolyamatokat, akkor előre beállított digitális munkafolyamatokként automatizálhatja őket a többfunkciós nyomtatói segítségével.

Nem kell hozzá más tennie, csak beállítani egy „alkalmazást” a többfunkciós nyomtatón a dokumentumok továbbítására a megfelelő mappákba és tárhelyekbe, amelyekre a felhasználóknak szükségük van. És íme! Egy többlépcsős, unalmas folyamatot máris egy gyors, egyelemű feladattá varázsolt.

Ismerje meg a részleteket ›

2. Költözés a felhőbe – véglegesen

Van abban ráció, hogy a nagyméretű, főleg grafikai elemeket tartalmazó fájlokat, például a marketinganyagokat felhőtárhelyekbe költöztessük. Azonban a legtöbb ember e-mailen keresztül osztja meg ezeket az óriási dokumentumokat. Emiatt előfordulhat, hogy le kell tölteniük egy másolatot, mielőtt kinyomtatnák ezeket a fájlokat, vagy beszkennelnék olyan felhőalapú tárhelyekbe, mint a Dropbox.

Pedig az igazság ez: ha már váltott Dropboxra vagy Microsoft Office 365-re, nem nagy erőfeszítés a felhasználóknak letölteni egy nagy fájlt és kinyomtatni. Ideális esetben letöltés, e-mailezés és pendrive-ok nélkül is hozzáférhetnének és nyomtathatnának nagyméretű fájlokat.

Állítsa be többfunkciós nyomtatóját a dokumentumok közvetlen szkennelésére és nyomtatására olyan alkalmazásokból, mint a Dropbox! Így egyszerre rövidítheti le a folyamatot, valamint értékes helyet szabadíthat fel az e-mail-kiszolgálóján.

Ismerje meg a részleteket ›

3. Hibaelhárítás távolról

Amikor az alkalmazottai problémába ütköznek a dokumentumkezelési munkafolyamatok során, természetes, hogy Önhöz fordulnak segítségért. Ugyanakkor nem ideális helyzet az, ha Önnek rohangálnia kell az irodában minden alkalommal, amikor valakinek gondja akadt egy nyomtatóval.

A jó hír az, hogy a mai többfunkciós nyomtatók már elég okosak ahhoz, hogy Ön távolról is meg tudja oldani a felmerülő problémákat.

Távoli rendszergazdai felület használatával hozzáférhet és működtetheti többfunkciós nyomtatóját és beállításait, hogy távolról megoldja a problémákat.

Ismerje meg a részleteket ›

4. Rendeljen tartozékokat proaktívan

Valószínűleg több alkalmazottja is vásárol festékkazettákat különböző nyomtatómodellekhez, különböző beszállítóktól, különböző időben. Ez nem jó.

Ehelyett inkább állítsa be nyomtatóin, hogy automatikusan értesítést küldjön e-mailben, amikor fogyni kezd a tinta. Így csak Ön fok tartozékokra költeni, és csak akkor rendel, amikor valóban szükség van rá.

5. Bízza a színeket a megfelelő kezekre

A színes nyomtatás sokkal drágább, mint a fekete-fehér. Ugyanakkor az is fontos, hogy bizonyos dokumentumok valóban színesben legyenek kinyomtatva.

A megoldás: ne engedélyezze mindenkinek, hogy mindig mindent színesben nyomtasson! Helyette az engedélyek és vezérlési lehetőség segítségével korlátozza a színes nyomtatást egyes személyekre, részlegekre, dokumentumtípusokra, vagy akár a nap bizonyos szakaszaira.

Ugyanaz az eszköz használható arra, hogy csak értékesítési munkatársak nyomtathassanak ügyfélprezentációkat színesben, de senki ne nyomtathassa ki a legutóbbi nyaralásukról készült képeket.

Ismerje meg a részleteket ›

6. Váltás kétoldalas nyomtatásra

A kétoldalas nyomtatással egyszerűen érhet el a nagy hatást. Válasszon olyan nyomtatókat, amelyek alapértelmezés szerint a papír mindkét oldalára nyomtatnak.

Így felére csökkentheti kiadásait és a felhasznált papírmennyiséget. Egyszerű. Nagyszerű.

7. Nyomtatás igény szerint

A vállalatok 90%-a szenvedett már el biztonsági támadásokat nem biztosított nyomtatás miatt[3]. Ráadásul ez túl gyakran fordul elő azért, mert valaki érzékeny természetű dokumentumokat felejtett a nyomtatóban.

Ez nem csupán egy a biztonsági rést hagy a pajzson, hanem papír- és pénzpazarlás is Az igazság az, hogy a kinyomtatott oldalak körülbelül 50%-a kidobásra kerül, 20%-uk pedig ott is marad a nyomtatóban[4].

Az igény szerinti nyomtatás biztosítja, hogy a többfunkciós nyomtató csak akkor adja ki a dokumentumot, amikor a nyomtatási feladatot küldő személy odamegy érte egy PIN-kóddal vagy a belépőkártyájával. Egyetlen egyszerű lépéssel költség- és biztonsági problémát is megold!

Ismerje meg a részleteket ›

A vállalatában keringő dokumentumok kezelésének továbbfejlesztésével egyben a vállalatban keringő információk folyását is javítja. Ez pedig fontos.

A megfelelő működés ugyanis egyszerűbbé teheti az életét, pénzt takaríthat meg a vállalatnak, és biztosíthatja, hogy hatékonyabban dolgoznak az emberek.

Ezek a gyors trükkök segítenek benne.

 

Mi a következő lépés?

A trükkök kipróbálása jó kezdet. Azonban csak akkor vághat bele, hogy a legtöbbet hozza ki nyomtatási környezetéből, ha előbb elvégzett róla egy alapos felmérést.

Olvassa el „A dokumentumkezelés kézikönyvét”, és ismerje meg, hogyan takaríthat meg pénzt, javíthatja a felhasználók hatékonyságát és teheti egyszerűbbé a saját életét.

Vagy ami még jobb, tudja meg, hogyan segíthetnek Önnek a menedzselt nyomtatási szolgáltatások azokban az erőfeszítésekben, amelyek a spóroláshoz, az infrastruktúra tökéletesítéséhez és a felhasználók hatékonyabb munkavégzéséhez szükségesek.

További információk ›

 

Rólunk

Mi vagyunk a Xerox. Hisszük, hogy a munkavégzés folyamatának javítása nélkülözhetetlen az Ön munkájának tökéletesítéséhez.

Mi segítünk a vállalatoknak a nem hatékony dokumentumkezelési munkafolyamatok rendbe tételében, hogy jobban menjen a munka. 

Forduljon hozzánk bizalommal.

 

 


[1] A rossz dokumentumkezelési folyamatok jelentős üzleti kockázatot jelentenek, IDC
[2] Tudom, mire gondol, Angele Boyd, iparági elemző, IDC
[3] A legnagyobb baklövés, amit vállalatok elkövetnek az adatbiztonsággal kapcsolatban, Digital Guardian, 2015. május
[4] Nuance Print Management, 2016

 

 

 

Elérhetőségeink