MS Office-fájllá alakítás
Az Ön cége is nyomtatott dokumentumokkal dolgozik? Vagy talán statikus fájlokból (kizárólag képet tartalmazó PDF-ekből) álló archívuma van? Ezek ugyan megfelelnek a célnak, de eljön az idő, amikor majd apró módosításokat kell végezni rajtuk. Ebben az esetben általában csak megkeressük a digitális forrásfájlt, végrehajtjuk a szükséges változtatásokat, majd újranyomtatjuk vagy újraformázzuk a dokumentumokat.
De mi történik akkor, ha nincs meg a forrásfájl? Ki fogja egészen az alapoktól újraalkotni a dokumentumot, és milyen áron? Kiadhatja a feladatot például egy belsős dolgozónak, ami csupán a céges költségeket növelné, vagy éppen egy külsős ügynökségnek. Mindkettő időrabló és drága módja a dokumentumok életciklusa során szükséges kisebb módosítások elvégzésének.
Hogyan tudná tehát minimalizálni a vállalatát érő hatásokat a költségek és a termelékenység terén?
Bár számtalan megoldás létezik, újabb szoftvercsomagot vásárolni vagy felhőszolgáltatásra előfizetni talán kissé túlzás lehet, főleg, ha csak alkalmanként van rá szüksége.
Itt lép be a képbe a Xerox® Workflow Central Platform. Egy megoldása, amelyet kifejezetten az alkalmi üzleti igények támogatására hoztunk létre, mint amilyen például a nyomtatott vagy képformátumú fájlok szerkeszthető Microsoft-fájlokká alakítása (Word, Excel, Powerpoint) az eredeti formázás megőrzésével.
Az MS Office-fájllá alakításon túl a Workflow Central rengeteg más lehetőséget is kínál, ezzel vonzó alternatívát biztosítva az alkalmi igényeknek megfelelni vágyó vállalkozások és magánszemélyek számára. Nincs szükség különálló, proaktív felügyeletet és karbantartást igénylő eszközökre.
Hogyan képes segíteni a Workflow Central MS Office-fájllá alakítási munkafolyamata, hogy cége termelékeny legyen, s közben a költségszint is alacsony maradjon? Íme néhány példa:
Otthonról dolgozó munkatársai közvetlenül és biztonságosan hozzáférhetnek egy „on-demand” konverziós eszközhöz, amely szerkeszthető fájlokat készít az eredeti formázás érintetlenül hagyásával. Elbúcsúzhat az ingyenes online eszközökbe történő másolás-beillesztés nyűgétől, és nem kell további időt pazarolnia az újbóli másolással-beillesztéssel, az újraformázásról nem is beszélve.
Az úton lévő munkatársaknak nem kell folyton irodai munkatársaikat hívniuk az utolsó pillanatban végrehajtandó változtatások miatt. A megoldás mobileszközökről is könnyen elérhető, így az utazó kollégák gyorsan szerkeszthetik a dokumentumokat és a képernyőképeket anélkül, hogy fel kéne hívniuk az irodát, vagy akár vissza kellene menniük oda.
Az iroda összes dolgozója egy erőteljes, stabil teljesítményt nyújtó és azonnali dokumentumkonvertáló felülethez jut. És ezt nem csak személyi számítógépükről, hanem az intuitív MFP alkalmazásból is elérhetik, így a nyomtatott és digitális eredeti dokumentumokat egyaránt könnyedén átalakíthatják.
A Workflow Central platformmal biztos lehet abban, hogy:
A feldolgozott adatok biztonságban maradnak, és a konverzió után azonnal törlődnek1.
A végpontok közti titkosításnak köszönhetően az adatok mindig biztonságban lesznek, akár mozgásban vannak, akár nem2.
A szerveroldali védelmet biztonságos, folyamatosan karbantartott, a legfrissebb fenyegetésektől is védett adatközpontok látják el.
Hogyan segíthet ez az én munkahelyemen?
Kinyomtatott táblázatok, melyeket frissíteni kell. Kerülje el a nehezen olvasható, kézzel írott jegyzeteket.
Utolsó perces szerződésmódosítások; különösen hasznos, amikor éppen ügyfeleket látogat.
Az irodai dolgozók együtt dolgozhatnak a szerkeszthető fájlokon ahelyett, hogy mindenki külön-külön írna megjegyzéseket a statikus dokumentumokra.
További termelékenységjavító képességeket is élvezhet, ha gyakran kap képformátumú dokumentumokat, vagy ha üzleti útjai vagy vakációja során is szeretne dolgozni. Miért ne automatizálná3 teljes egészében a konverziós folyamatot? Figyelje a bejövő fájlokat e-mail-fiókján vagy felhőszolgáltatásán4 keresztül, és hagyja, hogy a Workflow Central a háttérben elvégezze a munkát, hogy a konvertált dokumentumok készen álljanak, amikor szüksége van rájuk.
1A feldolgozott fájlokat akár hét napig tárolhatja, mielőtt kinyomtatná vagy letöltené.
2Az email-titkosítás és -követés további kreditekért érhető el.
3Bővített előfizetést igényel
4A támogatott bemeneti célhelyek az e-mailek (MS Exchange Online) és a felhőtárhelyek (MS 365 SharePoint és MS OneDrive).
Megállíthatatlan termelékenység, bárhol legyen is a munka.
Készen állsz, hogy elbúcsúzz a mindennapos munka kihívásaitól? A Xerox® Workflow Central Platform segíthet. Kezdjük.