שבעה טריקים פשוטים לניהול מסמכים חכם יותר

דרכים מהירות וקלות לתיקון זרם המידע בסביבת ההדפסה

כשחושבים על זה, מסמכים הם הדם שזורם בעורקי הפעילות העסקית. למעשה, יותר משליש מהתהליכים העסקיים מבוססים על מסמכים [1].

הבעיה בכך היא שעסקים מבזבזים זמן וכסף רבים מידי על ניהול המסמכים שלהם. חברה ממוצעת מנהלת מיליון מסמכים עבור כל עשרה מיליון בהכנסות.[2]. כששיעור של 40% עד 60% לערך מכלל הפניות למחלקת טכנולוגית המידע קשורות לבעיות בהדפסה.

החדשות הטובות הן שבחינה והערכה מהירות של סביבת ההדפסה בעסק יגלו כנראה דרכים חכמות לייעול השימוש במשאבי ההדפסה.

אם אתם אחראים על ניהול המדפסות, הנה מקבץ קצר של עצות וטריקים שיעזרו לכם לשפר את ניהול המסמכים בארגון.

1. הפכו תהליכי עבודה פשוטים לאוטומטיים

רוב עבודות ההדפסה וניהול המסמכים מבוססים על משימות חוזרות ונשנות כגון תיוק חשבוניות, טיפול בבקשות/תביעות ושמירת קבצים בתיקיות המתאימות. כיום רוב המשימות האלה מתבצעות על-ידי עובדים באופן ידני. אבל באמצעות הבנת השלבים של תהליכי העבודה ותיעודם אפשר להפוך אותם לאוטומטיים באמצעות תכנותם במדפסות המשולבות שבארגון.

כדי לעשות זאת יש ליצור יישומון (אפליקציה) במדפסת המשולבת שינתב את המסמכים לתיקיות או למאגרי המידע המתאימים שם תהיה לעובדים גישה אליהם. וזה הכל. הפכתם תהליך ארוך ומשעמם לתהליך מהיר ופשוט שמופעל בלחיצת כפתור.

למידע נוסף ›

2. עברו לענן (והישארו שם)

יש הרבה היגיון בהעברת קבצי גרפיקה גדולים כגון חומר שיווקי לענן. אולם, רוב האנשים עדיין משתפים מסמכים גדולים בדואר אלקטרוני. כך הם נאלצים להוריד את הקבצים כדי להדפיסם או להעלות אותם לשירותי אחסון בענן כגון Dropbox.

וכאן טמונה הבעיה: אם עברתם ל-Dropbox או לאופיס 365 העובדים יידרשו לבצע 12 שלבים כדי להוריד קובץ גדול ולהדפיסו. בעולם מושלם הם יוכלו לגשת לקבצים גדולים ולהדפיסם מבלי להורידם או להעבירם בדוא"ל או באמצעות החסן נייד.

הגדירו את המדפסת משולבת להדפיס מסמכים ישירות מיישומונים כגון Dropbox או לסרוק קבצים אליהם. כך תוכלו להקטין את מספר השלבים הנדרש לטיפול במסמכים ועל הדרך גם לפנות שטח יקר ערך בשרת הדואר הארגוני.

למידע נוסף ›

3. איתור ופתרון תקלות מרחוק

כשעובדים בארגון נתקלים בבעיה בניהול מסמכים, מטבע הדברים הם פונים אליכם לעזרה. יחד עם זאת, אין סיבה שתאלצו להתרוצץ הלוך ושוב מקצה אחד של המשרד למשנהו בכל פעם שמישהו לא מצליח להדפיס.

החדשות הטובות הן שכיום המדפסות המשולבות חכמות מספיק כדי לאפשר תיקון של הבעיות האלה מרחוק.

השתמשו בממשק הניהול מרחוק כדי לגשת למדפסת המשולבת ולהגדרות שלה כדי לאתר את הבעיה ולפתור אותה מרחוק.

למידע נוסף ›

4. קנייה חכמה יותר של חומרים מתכלים

רוב הסיכויים שגם בארגון שלכם אנשים שונים אחראים על קניית הטונר למדפסות השונות וכי הם עובדים מול ספקים שונים ומבצעים את ההזמנות בזמנים שונים. זה לא טוב.

במקום, תוכלו להגדיר את המדפסת לשלוח לכם באופן אוטומטי הודעת דוא"ל שתיידע אתכם כי הטונר עומד להיגמר. כך תהפכו לאחראים הבלעדיים על קניית החומרים המתכלים ותעשו זאת רק כשיש בכך צורך.

5. הגבילו את ההדפסה בצבע

הדפסה בצבע יקרה יותר מהדפסה בשחור-לבן. יחד עם זאת, חשוב מאוד שמסמכים מסוימים כן יודפסו בצבע.

מסיבה זאת אסור להניח לעובדים להדפיס בצבע כל מה שהם רוצים. השתמשו במערכת ההרשאות ובבקרות כדי להגביל את ההדפסה בצבע לאנשים, מחלקות או סוגי מסמכים מסוימים – ואפילו רק לשעות מסוימות ביום.

אותה מדפסת יכולה לאפשר לאנשי המכירות להדפיס מצגות ללקוחות בצבע ובמקביל לוודא שאף אחד לא משתמש במדפסת להדפסת התמונות מהחופשה המשפחתית האחרונה.

למידע נוסף ›

6. עברו להשתמש בהדפסה דו-צדדית

הדפסה על שני צידי הדף היא דרך קלה להשיג חסכון גדול. בחרו רק במדפסות עם יכולת הדפסה דו-צדדית אוטומטית (דופלקס).

כל תוכלו לחתוך את עלויות הנייר בחצי. זה קל. זה הגיוני.

7. משיכת הדפסה לפי דרישה

90% מהעסקים נפלו קורבן לפרצות אבטחת מידע בגלל נוהלי הדפסה לא מאובטחים [3]. ולעתים קרובות מדי הסיבה לכך היא מישהו שהשאיר מסמכים רגישים במגש המדפסת.

לא רק שזאת פרצה הקוראת לגנב, אלא שמדובר גם בבזבוז נייר וכסף. למעשה, שיעור של 50% מהדפים המודפסים נזרקים לפח ו-20% בכלל לא נאספים ממגש המדפסת[4].

משיכת הדפסה לפי דרישה מבטיחה שהמדפסת המשולבת תדפיס את המסמך רק כשהאדם ששלח אותו להדפסה נמצא לידה ומאשר את ההדפסה באמצעות הקשת קוד סודי או העברת כרטיס. שינוי קטן שמטפל בו זמנית בבעיית בזבוז הנייר והדיו כמו גם בבעיית אבטחת המידע.

למידע נוסף ›

ניהול מסמכים טוב יותר בכל מחלקות הארגון יוביל לייעול של זרימת המידע בארגון. זהו לא דבר של מה בכך.

בגלל שניהול מסמכים יעיל יותר יקל על חיי העובדים, יחסוך כסף לחברה וישפר את תפוקת העבודה.

הנה כמה עצות וטריקים קצרים לשיפור ניהול המסמכים.

 

מה הלאה?

העצות והטריקים האלה הם נקודת התחלה טובה. אבל נדרשת הערכה יסודית של סביבת העבודה בארגון כדי לבנות תכנית עבודה מתאימה שתחסוך לארגון סכומי כסף וזמן ניכרים.

קראו ‘חוברת ניהול המסמכים’ כדי ללמוד איך לחסוך כסף, לשפר את תפוקת העבודה ולהפוך את חייכם לקלים יותר.

ואפילו עוד יותר טוב, למדו איך לשכור שירותי הדפסה מנוהלים שיכולים לחסוך לכם כסף, לעזור לכם להפיק את המירב מהתשתית הקיימת ולספק לעובדים דרכים טובות יותר לעבוד.

למידע נוסף ›

 

מי אנחנו?

אנחנו Xerox. אנחנו מאמינים כי שיפור תהליכי העבודה הוא הבסיס והיסוד של שיפור הפעילות העסקית.

אנחנו עוזרים לחברות להתמודד עם ניהול מסמכים לא יעיל להגדלת תפוקת העבודה. 

צרו קשר.

 

 


[1] ניהול מסמכים לקוי מוביל לסיכון עסקי משמעותי‏, IDC‏
‏[2] אני יודעת מה אתם חושבים, אנג'לה בויד, אנליסטית תעשייה, IDC‏
[3] הטעות הגדולה ביותר שעושות חברות בתחום אבטחת המידע‏, Digital Guardian, מאי 2015
[4] ניהול ההדפסה של Nuance‏, 2016