דלגו לתוכן הראשילקריאת ההצהרה שלנו בנושא נגישות האתר או ליצירת קשר בשאלות בנושא נגישות האתר, יש ללחוץ כאן.
Laptop screen showing graphs and charts

Case Study: 100 Years — and 500 Boxes — of Paper Records, Now Digitised

Family Service Toronto (FST) was so busy taking care of people, it neglected its own paper problems. Since 1914, FST has connected distressed Torontonians with counseling, community development, advocacy and public education. FST’s services and clients grew over a century, and so did its paper records. Finally, it turned to us for help.

FST administrative staff used to do a lot of manual data entry and validations, which were very time-consuming and prone to human errors. As massive volumes of documents kept growing, FST realised it was running out of office space and needed a huge purge.

Through FST’s strategic partnership with Xerox Canada, we helped digitise their paper-based records system, including 500 Bankers Boxes of files. We also installed and managed a fleet of Xerox® ConnectKey® technology-enabled devices, and automated applications that help drive a number of key, daily business processes.

Highlights of the Results

With the new Xerox® Enterprise Content Management solution in place, FST expects a 20% ROI on digitisation of documents across multiple departments, as well as a reduction of audit times, and an increase in office space. Check out these other highlights:

  • Gained compliance with legislative requirements for records retention.

  • Digitised about 500 Bankers Boxes of paper records for easy access and efficient retrieval.

  • Designed file architecture and metadata structure based on user needs. Staff now use multifunction printers and desktop scanners to scan and integrate documents into a Xerox® DocuShare® storage system, which is integrated with client databases, allowing for a single point of access.

  • Automated paper processes specifically for FST’s popular Passport program. Previously Passport invoices and receipts came by faxes and emails which were printed, processed, scanned and shredded.

  • Reduced invoice processing time for the Passport program by 60%, improved accuracy, removed duplicate data entry, and turned cumulative manual submission into a single, automated workflow.

  • New invoice submission portal incorporates a voice and text notification system that confirms client payments.

“Overall, our client experience and capacity improved immensely.”

– Vani Visva, FST’s director of finance and business technology

Find out what a similar Xerox solution could do for your business.

Male professional using devices

DocuShare®

The easiest way to access, share and collaborate, on-site or in the cloud.

Enterprise Content Management Insights

Explore PDFs, videos, infographics and more on this topic.

docushare enterprise content management report

Xerox® ConnectKey® for DocuShare®

Easy, intuitive scanning directly to your business processes

מאמרים קשורים

  • City street at night with blurred rays of light

    Xerox זכתה בפרס של Keypoint Intelligence‏ — Buyers Lab, Inc. פרס Pacesetter של BLI לשנת 2022-‏2023 לשירותי ההדפסה המנוהלים השלמים ביותר

    Keypoint Intelligence -‏ Xerox הוכרה כמובילת שוק וזכתה בפרס BLI Pacesetter בקטגוריית שירותי ההדפסה המנוהלים (MPS) בזכות שירות ניהול הדפסה בענן, יכולות אבטחה מתקדמת, תהליכי ניהול מסמכים ועוד.

  • A group of people meeting in a brightly lit conference room

    Xerox הוכרזה כמובילה בדוח IDC MarketScape: הערכת ספקי שירותי הדפסה מנוהלים בענן לשנת 2022

    Xerox הוכרזה כמובילה בזכות החדשנות של חבילת שירותי ההדפסה המנוהלים (MPS) בתחום ההדפסה ושירותים נלווים, כולל ניטור מרחוק, לכידת תוכן והגנה על המידע.

  • Aerial view of Bahrain

    סיפור לקוח – הבנק הלאומי של בחריין

    הבנק הלאומי של בחריין בחר בשירותי ההדפסה המנוהלים של Xerox®‎ לייעול תהליכי העבודה והוזלת עלויות ההדפסה בשיעור של 30%.

  • Blue geometric building panels

    Xerox דורגה כמובילה בדוח הערכת שוק שירותי ההדפסה המנוהלים של Quocirca לשנת 2022

    Xerox ממשיכה להוביל בדירוג ספקי שירותי ההדפסה המנוהלים של Quocirca בתחומי החזון האסטרטגי והיצע השירותים, הכוללים שירותי ענן, תהליכי עבודה דיגיטליים, אבטחה ואנליטיקה.

  • Hands typing on keyboard with app overlay

    Xerox הוכתרה כמובילה בדוח תמונת המצב של שוק שירותי ההדפסה המנוהלים בענן של Quocirca לשנת 2024

    Quocirca הכתירה את Xerox כמובילה הכללית של שוק שירותי ההדפסה המנוהלים, כשהיא זוכה לציונים הגבוהים ביותר בתחומי חזון אסטרטגי, היצע שירותי ניהול המכשירים וההדפסה בענן והיצע הכלים לשיפור תפוקת העבודה.

  • Man printing from a print kiosk.

    IESE Business School Case Study

    Discover the strategic impact of Xerox Managed Print Services on a leading global business school, propelling the institution into a new era of digitisation while enhancing the student experience.

שתף