Comment les imprimantes favorisent la transformation numérique avec une expérience utilisateur optimisée

Vous vous souvenez quand les imprimantes n’étaient que des imprimantes ? Et qu’elles ne faisaient rien d’autre qu’imprimer ?

Les choses ont bien changé. Les imprimantes multifonction (MFP) d’aujourd’hui sont aussi intelligentes que polyvalentes. En plus d’imprimer, de numériser et de faxer, elles acheminent – et même traduisent – les documents. Et ce n’est pas tout.

En transformant les workflows papier, numériques et mobiles, les MFP aident les utilisateurs à être plus productifs. Le résultat ? Les entreprises sont plus efficaces et optimisent leurs coûts.

Concrètement, les MFP accélèrent la transformation numérique des entreprises. Et l’un des principaux facteurs de cette accélération est la transformation de l’expérience utilisateur (UX)..

Placer l’expérience utilisateur au premier plan

L’UX ne se résume pas à une seule chose. Elle regroupe toutes les interactions d’un utilisateur avec un appareil et les technologies sur lesquelles il repose

Alors quand il s’agit de vos imprimantes, il est crucial que les utilisateurs bénéficient d’une expérience globale qui facilite leur collaboration, le partage d’informations et leur productivité. C’est la raison pour laquelle les imprimantes les plus avancées du marché donnent la priorité à certains critères comme :

• La convivialité et la familiarité. Les MFP dernière génération possèdent une interface tactile similaire à l’écran d’une tablette ou d’un smartphone – et aussi simple à configurer. L’utilisateur sélectionne l’application adaptée à la tâche et peut en choisir d’autres dans une galerie sans cesse enrichie.
• L’assistance à la demande. Autrefois, les imprimantes généraient un volume colossal d’appels à l’assistance technique. Aujourd’hui, plus besoin d’appeler la hotline ou de remettre la main sur le mode d’emploi pour maîtriser une nouvelle fonctionnalité. Vos collaborateurs peuvent visionner de courtes vidéos de démonstration dans l’interface de vos MFP pour en tirer pleinement parti sans impliquer le service IT ou appeler la hotline.
• Flexibilité des formats. Dans une entreprise entrée dans l’ère du numérique, les collaborateurs rencontrent fréquemment des documents « hybrides », comme un contrat créé en ligne, imprimé pour être signé, puis numérisé avant d’être stocké. Les entreprises ont besoin d’un outil simple et fiable pour numériser leurs documents et les restaurer au format papier afin de pouvoir gérer et utiliser ces « documents hybrides ».
• Une numérisation qui va plus loin. Vos informations transitent via vos MFP sous forme de documents. Grâce à vos MFP, vos utilisateurs peuvent rechercher plus facilement ces documents, et effectuer des recherches dans leur contenu. Les MFP de pointe possèdent un outil de Reconnaissance Optique de Caractères (ROC) : lorsqu’elles numérisent un document, elles créent des PDF interrogeables. Elles possèdent également un outil de vérification automatique de la couleur afin de l’ajuster. Grâce à l’aperçu, l’utilisateur peut même faire des modifications avant de faxer ou numériser ses documents. Il peut également numériser un fichier directement vers une application comme Dropbox, Google Drive ou Office 365.
• Des workflows accessibles via une simple icône. La transformation numérique ne sert pas à grand-chose si elle ne vous aide pas à optimiser votre workflow. Avec les MFP modernes, les tâches complexes ou répétitives peuvent être configurées et sauvegardées pour d’autres utilisations. Vos utilisateurs peuvent avoir besoin de numériser une facture puis de l’acheminer vers le service financier avant de le sauvegarder dans le Cloud de manière sécurisée. Avec les MFP, plus besoin de reproduire cette tâche à chaque fois : il suffit d’appuyer sur une icône de l’interface de l’appareil. Les fournisseurs de services de gestion d’impression peuvent aider leurs clients à mettre en place ces workflows et applications.

 

 

L’expérience utilisateur côté coulisses

L’expérience utilisateur ne s’arrête pas à l’interface d’impression. Les imprimantes et MFP intelligentes offrent une UX optimisée qui intègre la gestion de votre parc d’impression afin de simplifier et rationaliser ce processus.

Commande proactive des fournitures

L’un des principaux facteurs qui freinent l’impression est la pénurie de toner. Cette situation, frustrante pour les utilisateurs, finit toujours par prendre par surprise le service informatique et les chefs de bureau. Ceux-ci doivent alors aller chercher des fournitures en urgence – une tâche à laquelle tout le monde rechigne.

Le réassort automatique des fournitures vous permet d’éviter ce scénario et de maintenir la productivité.

Les imprimantes intelligentes d’aujourd’hui surveillent automatiquement les niveaux d’encre et de toner, et transmettent ces informations aux systèmes de commande. Vous n’avez rien à faire, aucune intervention humaine n’est requise – si ce n’est lire les e-mails de notification envoyés au contact désigné.

Le système passe commande bien à l’avance en fonction des habitudes d’utilisation. Fini les mauvaises surprises. Cela vous évite aussi de trop commander à l’avance – un scénario fréquent – et de vous retrouver avec un problème de stockage. Cela limite également votre empreinte carbone et vous aide à atteindre vos objectifs de développement durable en optimisant vos commandes et livraisons.

Rester sur les rails

Un autre problème fréquent : une impression qui a rencontré un obstacle et crée un goulet d’étranglement en bloquant les travaux suivants dans la queue.

Les MFP modernes possèdent la technologie Print Around intégrée. Celle-ci met de côté les impressions qui posent problème jusqu’à ce qu’une solution soit trouvée. Le flux d’impression reste donc fluide et la productivité optimale.

Analyse des impressions

Reliées en réseau et 100 % connectées, les MFP s’inscrivent dans l’Internet des objets. Elles fournissent en continu des données que vous pouvez transformer en informations commerciales précieuses.

UL’analyse des utilisateurs vous indique qui imprime quoi, sur quel appareil, en noir et blanc ou en couleur, et sur quel support – des données qui aident votre fournisseur de services de gestion d’impression à optimiser votre environnement d’impression. Et grâce à toutes ces informations, la compatibilité et la rétrofacturation sont plus simples que jamais.

Place à la mobilité

Les travailleurs nomades et l’impression mobile étant de plus en plus répandus, les entreprises intensifient leurs efforts visant à intégrer le mobile à leurs workflows d’impression. Elles savent bien qu’augmenter leur mobilité leur permettra d’accélérer leur transformation numérique.

Et là encore, le rôle de l’expérience utilisateur est essentiel.

Les applications mobiles conviviales et multiplate-forme rendent l’impression aussi simple que l’envoi d’un mail pour les travailleurs. Inutiles d’installer un pilote d’impression ou de se lancer dans une configuration complexe. Qu’il soit au bureau, chez lui ou sur la route, l’utilisateur n’a qu’à appuyer sur une touche pour imprimer un document rapidement et en toute sécurité.

 

Expérience utilisateur et transformation numérique : le duo gagnant

On a tôt fait de réduire la transformation numérique à l’utilisation de smartphones et de tablettes. Mais le rôle des MFP intelligentes nouvelle génération est tout aussi important.

Ces appareils ont été complètement repensés et retravaillés de manière à favoriser la numérisation de l’environnement de travail et accélérer la transformation numérique. En s’inspirant du smartphone et de la tablette et en offrant des outils et fonctionnalités accessibles avec une simple touche, les MFP augmentent la productivité et optimisent la circulation de l’information d’un bout à l’autre de l’entreprise.

Alors si vous travaillez à l’élaboration d’un plan pour votre transformation numérique, ne négligez pas le rôle de vos imprimantes intelligentes multifonction.