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Comment un cabinet d’avocats spécialistes du droit du travail a résolu ses problèmes de traitement et de partage des documents

Chez Bell Law Group, les avocats et le personnel utilisent une seule et même plateforme pour convertir sans problèmes et collaborer où qu’ils se trouvent grâce à Xerox® Workflow Central.

« Xerox Workflow Central simplifie vraiment la vie quotidienne des professionnels du secteur juridique comme les avocats du Bell Law Group. »

– Benjamin Duthu, directeur marketing, secteur juridique Xerox
Bell Law solves document challenges with Xerox® Workflow Central YouTube Vidéo

Le Bell Law Group est un cabinet d’avocats qui offre une solide représentation concernant les problèmes de dommages corporels et du droit du travail aux employés, employés fédéraux et employeurs. Desservant des clients dans tout le pays, le cabinet a des bureaux dans cinq différentes villes : Washington, New York, Syosset, Garden City et Miami.

Le défi

Lorsqu’on a des bureaux dans cinq sites qui possèdent des réseaux informatiques différents, le partage des données est complexe

Cabinet d’avocats du droit du travail et des dommages corporels très renommé, le Bell Law Group s’est développé grâce à sa croissance et aux acquisitions réalisées au cours de ses vingt ans d’histoire, jusqu’à ouvrir des bureaux dans cinq villes des États-Unis. Ses avocats se déplacent souvent d’un bureau à l’autre, selon les besoins des clients, et ont besoin de partager et de traiter des documents quotidiennement entre les bureaux.

Cependant, comme chaque site possède un réseau informatique distinct et des solutions logicielles disparates, l’accès, le partage et le traitement des documents est un défi majeur. Les avocats peuvent utiliser des logiciels sur un site pour, par exemple convertir, rédiger, ou traduire les documents, puis s’apercevoir que ces mêmes documents ne sont pas disponibles ou sont complètement différents dans un autre site. De tels écarts peuvent inciter le personnel à utiliser des outils non autorisés pour accomplir ces tâches, ce qui coûte du temps et des ressources et peut exposer le groupe à des risques de sécurité.

Ce cabinet avait besoin de moyens permettant aux avocats et au personnel d’accéder facilement aux documents dans l’ensemble des bureaux grâce à un environnement simple et unique. Il lui fallait aussi une solution permettant à son personnel de disposer des mêmes outils de traitement des documents, quel que soit le site sur lequel ils travaillaient.

En raison de la fréquence rapide des demandes reçues par le cabinet, le groupe recherchait une solution simple qui n’exigeait pas de formation importante pour les utilisateurs. Il fallait aussi que ce système fonctionne dans l’infrastructure déjà en place.

Client de Xerox de longue date, le Bell Law Group a fait appel à Xerox Business Solutions (XBS) pour trouver une solution.

La solution

Une plateforme de flux de travaux flexible

XBS a recommandé au Bell Law Group d’envisager Xerox® Workflow Central, une plateforme flexible et fiable qui pourrait fonctionner avec sonréférentiel infonuagique déjà en place et offrir un accès aux données 24 h sur 24 sur tous les sites.

Compte tenu des contraintes du groupe en termes de temps, Xerox lui a suggéré de faire un essai sur la plateforme avant de décider de l’adopter pour l’ensemble du cabinet. Ainsi, le cabinet a pu essayer les fonctions de la plateforme à son rythme.

Après une période d’essai de trois mois, le Bell Law Group a conclu que Workflow Central pouvait résoudre les problèmes de collaboration, et a également découvert d’autres fonctionnalités pour répondre aux besoins de traitement des documents, notamment la conversion de documents, la traduction, la rédaction et une fonction de conversion des notes manuscrites en formats modifiables.

Les résultats

Les avocats peuvent facilement et rapidement accéder aux documents de tous les sites

Les avocats du cabinet peuvent désormais accéder, partager et traiter les documents plus rapidement et plus facilement grâce à la plateforme Xerox® Workflow Central.

Comme la plateforme fonctionne avec le dépôt infonuagique, les membres des équipes peuvent partager les documents et collaborer en toute sécurité et en temps réel, un facteur crucial pour répondre aux exigences des procédures juridiques aux échéances serrées, par exemple la diligence raisonnable dans les affaires de fusions et d’acquisitions.

Les associés de Bell peuvent accéder continuellement et en toute sécurité aux outils intégrés, où qu’ils travaillent, puis convertir les fichiers dans des formats utilisables et exploitables, notamment la traduction et la rédaction rapides et la création de fichiers audio à partir des documents. Des fonctions importantes qui se sont avérées utiles dans le travail quotidien des avocats, notamment la possibilité de convertir les notes manuscrites en format modifiable et une option permettant de résumer les notes.

Dans l’ensemble, l’environnement de collaboration nouvellement unifié aide le groupe à optimiser sa politique consistant à donner la priorité aux clients.

Le cabinet teste actuellement d’autres solutions Xerox pour améliorer davantage le flux de travaux de ses associés et enrichir son service à la clientèle.

« Les cabinets d’avocats doivent continuellement optimiser l’efficience et l’efficacité de leur prestation de services. Xerox Workflow Central et un certain nombre d’autres solutions Xerox permettent de résoudre des problèmes pratiques et quasi universels. »

– Benjamin Duthu, directeur marketing, secteur juridique Xerox

Icône d’engrenage avec connecteurs s’échappant à gaucheLe défi

  • Même si les associés choisissent de travailler à domicile autant que possible, ils passent beaucoup de temps en déplacement entre le siège social et un autre bureau ou dans les locaux des clients pour assister à des réunions en personne.

  • Par conséquent, les associés ont du mal à trouver des outils sécurisés et conformes pour consommer les informations et partager les fichiers juridiques dans leur groupe virtuel.

  • Le Bell Law Group recherchait des moyens permettant à son personnel de partager et de stocker les données des cinq sites de manière unifiée.

Icône d’ampoule électriqueLa solution

  • Après une période d’essai, le Bell Law Group a adopté Xerox® Workflow Central, qui fournit une plateforme de flux de travaux unique, sécurisée et flexible qui a fait ses preuves auprès des entreprises.

  • Les utilisateurs peuvent accéder au service à tout moment, de partout et aussi bien d’un ordinateur que d’un appareil portable ou des imprimantes multifonctions Xerox® ConnectKey® pour convertir les documents PDF en formats modifiables à la volée.

  • Les utilisateurs bénéficient d’une bibliothèque de flux de travaux (conversion en fichiers MS Office, conversion en audio, rédaction automatique, traduction, etc.)

  • Une fois modifiés, les documents sont instantanément acheminés vers le référentiel infonuagique de Bell ou envoyés par courriel à l’aide de la fonction « chiffrement et suivi » pour une sécurité supérieure des envois.

Graphique à tendance ascendante, avec un engrenage au-dessusLes résultats

  • Convaincre les membres de l’équipe d’utiliser l’outil a été facile, car aucune formation n’est requise.

  • Les avocats et le personnel du cabinet peuvent désormais convertir et modifier les documents plus rapidement, quel que soit leur lieu de travail et ce, tout en respectant la conformité.

  • La fonction de « chiffrement et suivi » permet aux clients de partager de manière sécurisée les fichiers confidentiels entre membres de l’équipe et avec des intervenants extérieurs.

  • Le Bell Law Group peut offrir un service plus rapide à ses clients, conformément à sa politique de priorité à la clientèle.

A woman with a laptop using a Xerox C235 MFP in her home office

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