Automatisez les tâches qui peuvent l'être, améliorez les autres

Quand on dirige le SI d'une entreprise en expansion, on doit prendre des décisions en pensant à demain – pas seulement à aujourd'hui. On fait des choix déterminants pour l'avenir de l'entreprise, en posant les fondements technologiques d'une réussite durable. Ces décisions auront un impact majeur et pourront aussi déterminer le cours d'une carrière.

Il va sans dire que ce niveau de responsabilité implique une réflexion approfondie à laquelle vous n'avez peut-être pas de temps à consacrer. Mais cette réflexion est primordiale et de plus en plus souvent nécessaire. D'après une étude CompTIA baptisée « Enabling SMBs with Technology » (« Le rôle des technologies dans la croissance des PME »), près d'une petite entreprise sur deux place l'augmentation du rendement en tête de ses priorités. Les décisions liées à l’automatisation des tâches ne peuvent être prises à la légère. C’est pourquoi il vaut mieux se demander quelles tâches il est possible d'automatiser et lesquelles il ne faut surtout pas automatiser.

On retrouve dans chaque processus deux types d'actions fondamentales : celles qui dépendent de l'intelligence et de l'expérience humaines – et les autres. En automatisant ces dernières, vous renforcerez l'efficacité des premières.

Prenons un exemple : le processus de transmission des factures aux comptes fournisseurs. À première vue, on peut penser qu’il s’agit d’un processus de gestion financière, mais son efficacité dépend de votre capacité à gérer et partager les documents.

Ce qui ne doit pas être automatisé : l’œil de lynx et l’expertise de vos comptables et responsables de comptes. Ils savent mieux que quiconque vérifier l’authenticité et l’exactitude d’une facture, et repérer les erreurs et tentatives de fraude.

Ce que vous devez automatiser : scanner, rassembler, enregistrer et archiver les factures, et les entrer dans les livres comptables – des étapes essentielles, mais fastidieuses, qui vous font perdre votre temps et occasionnent de nombreuses erreurs.

L’automatisation de ces tâches vous permettra de limiter les erreurs, de vous assurer que les documents sont archivés de manière sécurisée et d'accélérer l'ensemble du processus.

Mais surtout, votre équipe comptable pourra visualiser plus rapidement les paiements qui restent dus. Ils pourront donc passer plus de temps à choisir les projets auxquels attribuer des liquidités. Ces décisions sont essentielles car c'est en déterminant quels projets entreprendre et lesquels mettre de côté que vous renforcerez et dynamiserez votre activité de manière stratégique.

Identifier les processus à amplifier et ceux à limiter

Pour y parvenir, il est judicieux de réfléchir à la façon dont les processus évoluent. Car quand une société se développe, les processus prennent de plus en plus d'importance : ils maintiennent l'unité du groupe et permettent de s’assurer que chacun poursuit le même objectif. Mais la croissance peut également amplifier les inefficacités.

Dans une petite entreprise, celles-ci n’avaient peut-être qu’un impact limité, mais ce n'est plus le cas dans une entreprise en pleine croissance. À titre d'exemple, le travailleur américain moyen ayant accès à une imprimante centrale partagée passe trois minutes de plus par jour à attendre l'impression de documents.

Ça vous semble peu ? Et pourtant, pour une entreprise de 500 salariés, cela représente un total de 6 500 heures-personne perdues par an !

Revenons à notre exemple précédent : pour une société qui n’a qu’une centaine de factures par mois à gérer, peu importe d’avoir douze étapes différentes entre la réception de la facture et l'envoi aux comptes fournisseurs. Mais quand il s’agira de 500 factures, votre service comptabilité sera incapable de garder le rythme.

Aujourd'hui, vous avez le choix. Vous pouvez tenter de résoudre le problème en multipliant les scanners et les effectifs – c'est-à-dire en recrutant de nouveaux employés  pour effectuer des tâches fastidieuses qui les ennuient.

Ou vous pouvez automatiser ces tâches fastidieuses, ce qui aidera votre service comptabilité à être plus productif – sans personnel supplémentaire. Votre équipe comptable en sera reconnaissante et vous profiterez tous pleinement des avantages de l'automatisation car vous aurez pris les bonnes décisions.

Déterminer ce qui doit être ou non automatisé, tel est votre défi.

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