5 obstacles au workflow – et comment les éviter

Les flux opérationnels intelligents rendent bien des services aux sociétés d'impression. Pour n'en citer que quelques-uns : ils améliorent leur efficacité, augmentent leur capacité, réduisent leurs coûts et leur permettent de proposer de nouveaux services et d'améliorer leurs relations avec leurs clients.

Mais cela n'est vrai que si ces flux opérationnels fonctionnent.

Il y a quelque chose de beau dans un flux opérationnel optimisé, et de tels flux se reconnaissent à ce qu’ils font disparaître : les frictions, les goulots d’étranglement, les retards… et les maux de tête. C’est seulement quand un processus laisse apparaître une faille qu'on découvre ses imperfections.

Confrontées à une pression accrue pour être plus productives et plus rapides, les sociétés d'impression du monde entier placent l’efficacité en tête de leurs priorités. Maîtrisez vos flux opérationnels et vous aurez déjà fait un grand pas vers la réalisation de cet objectif.

Tout ce qui a un impact sur votre flux opérationnel nuit à votre activité. Pour que vos opérations restent rentables, vous avez donc tout intérêt à identifier les menaces qui pèsent sur lui – et le plus tôt possible.

Voici cinq des obstacles les plus redoutables dont vous devez vous méfier et quelques conseils pour y remédier :

1. Un potentiel web mal exploité

Un portail web doit être plus qu'une vitrine alléchante proposant des services Web-to-print. Son rôle : limiter le nombre d'étapes nécessaires au client pour spécifier sa demande. Si vous omettez de rationaliser ce processus, vous perdrez un temps précieux à gérer des demandes client déstructurées et à effectuer manuellement des estimations.

Simplifiez la vie de vos clients – et la vôtre – en les laissant faire leur choix parmi les différents formats et tarifs proposés sur votre site. Ainsi, la prochaine fois qu'ils feront appel à vos services, ils pourront vous commander de nouveaux travaux en se basant sur leurs préférences passées. Conséquence : un service plus rapide avec moins d'erreurs.

2. Un traitement pré-presse qui manque de dynamisme

Certaines des tâches qui nécessitent le plus de ressources précèdent le processus d'impression à proprement parler. Pour cette raison, chaque minute superflue consacrée au traitement pré-presse réduit le temps passé à générer des recettes.

Qu'on le veuille ou non, le manque à gagner est souvent dû à des prises de décision manuelles et inefficaces au cours de ces étapes préparatoires.

Automatisez certaines tâches comme l'inspection des fichiers, le contrôle en amont, la correction orthographique, l'imposition et le cadrage, et vous gagnerez un temps précieux que vous pourrez consacrer à d'autres volets de votre activité. Configurez des dossiers actifs pour optimiser les principales catégories de tâches et limiter l'intervention humaine chaque fois que possible.

Plus tôt une commande sera prête à imprimer, plus tôt vous pourrez commencer à vous occuper de la suivante.

3. Des données variables dispersées

La personnalisation est une méthode qui a fait ses preuves, c'est pourquoi vos clients intègrent des données variables à leurs campagnes imprimées et multicanales chaque fois qu’ils le peuvent. Il s'agit pour vous d'une formidable opportunité : celle de prouver que vos compétences numériques n'ont rien à envier à celles d'un fournisseur de services marketing. Mais si votre processus de gestion des données laisse à désirer, vous risquez de voir apparaître des goulots d’étranglement.

Pour éviter les informations contradictoires, vos processus d'impression à données variables doivent être conçus, mis en œuvre et analysés à l'aide d'une seule solution. Équipé d'un serveur d'impression et d'une suite de production adaptés, vous serez en mesure de créer des travaux à données variables en quelques minutes seulement – et non plus en plusieurs heures ou plusieurs jours. Et par souci de transparence, intégrez une solution Web-to-print à votre logiciel d'impression à données variables : les tâches pourront ainsi faire l'objet d'un suivi et de rapports au sein d'un seul système.

4. Une faible visibilité

Rien de tel que les angles morts pour nuire à l’efficacité des flux opérationnels. Si vous ne savez pas où en est une commande dans le processus d'impression, vous risquez de passer à côté de certaines lacunes et de perdre l’occasion de vous améliorer.

La bonne démarche : adopter des tableaux de bord qui centralisent toutes les informations pertinentes. Votre équipe pourra ainsi suivre facilement le statut des commandes et informer vos clients tout au long du processus d’impression.

Entre le moment où ils passent leur commande et celui où ils la reçoivent, vos clients doivent être tenus informés de sa progression, par e-mail ou en consultant leur compte sur votre site web. De la même façon, l'attribution de tickets à chaque tâche et l’envoi de notifications d'erreur automatiques permettront aux membres de votre équipe d'être informés immédiatement du moindre problème. Vous éviterez ainsi qu'un simple dos d’âne se transforme en barrage routier.

5. Les flux de tâches en silos

Si vous développez des flux opérationnels optimaux pour chacun de vos processus, vous gagnerez du temps à chaque étape. Mais si vous les regroupez, il y a de fortes chances pour que vous constatiez certaines lacunes. La résistance d'une chaîne ne peut excéder celle de son maillon le plus faible... et un flux de tâches automatisé perd en efficacité quand il nécessite une intervention humaine pour fonctionner.

Les silos peuvent avoir des fondations profondes. Vous avez peut-être pour habitude de répondre à tous vos besoins en concevant différents flux opérationnels pour vos presses numériques monochrome, couleur et offset, mais prenez un peu de recul et vous verrez apparaître certaines redondances. Même la tâche la mieux automatisée sera freinée si le processus de finition n'est pas lui aussi intégré et automatisé.

Tous les obstacles à un flux opérationnel optimal peuvent vous ralentir et détourner vos profits. À eux tous, ils peuvent sérieusement mettre à mal votre activité. Éliminez-les et vous découvrirez tous les avantages que peuvent vous apporter des flux opérationnels automatisés et rationnalisés.

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