Stratégies pour gérer votre entreprise en période d’incertitude

By Carl Franzen

De nombreux employeurs ont soudain changé la façon dont ils gèrent leurs activités et ont demandé à la plupart de leurs salariés de travailler à domicile. Cette transition présente des défis nouveaux et imprévus. Pour les responsables d’équipes qui passent d’un environnement de bureau à un poste à distance, la grande question est la suivante : comment assurer autant que possible la cohésion, la productivité et le moral de l’équipe quand cette dernière est dispersée ? Chaque équipe a une situation spécifique unique, mais voici quelques bonnes pratiques suggérées par des experts que les chefs d’entreprise et les responsables peuvent suivre pour aider leurs équipes à s’adapter.

Réaliser un inventaire informatique

La technologie est vraisemblablement la pierre angulaire de votre lieu de travail et aujourd’hui encore plus étant donné que votre équipe travaille à distance. Il appartient aux responsables d’évaluer les besoins informatiques de leurs effectifs récemment basés à distance, de les mettre à leur disposition et de veiller à leur sécurisation.

Une première mesure utile serait que les responsables posent des questions à leurs salariés - par téléphone, e-mail ou questionnaire en ligne (comme les formulaires Google gratuits — pour établir les outils qu’ils ont et ceux qu’ils n’ont pas. Certains outils de base sont les ordinateurs portables/de bureau, logiciels, connexion Internet rapide pour permettant d’avoir des appels audio et vidéos.

Et n’oubliez pas que les besoins technologiques ne vont pas être satisfaits en un jour. « Les besoins technologiques vont survenir par vagues », déclare Daniel McGinn, Rédacteur exécutif de Harvard Business Review et co-animateur du podcast Dear HBR. « Une fois que tout le monde peut communiquer sur Slack ou d’autres outils comparables, vous pouvez commencer à identifier leurs autres besoins », par exemple de nouveaux appareils, notamment ordinateurs portables ou imprimantes.

Et évitez la tentation de laisser le dépannage technique à votre personnel. En tant que responsable, vous pouvez et devez être en charge de ce domaine.Si vos salariés travaillant à distance ont besoin de nouveaux ordinateurs portables et de nouvelles imprimantes livrés à leur domicile, ou une assistance informatique 24h/24, Xerox a récemment lancé un forfait Travailleur à distance pour aider.

Comment traitez-vous le courrier physique, par exemple ?

Une chose que les responsables qui déplacent leurs équipes des bureaux physiques vers des postes de travail à distance négligent souvent est la suivante : qu’arrive-t-il au courrier de l’entreprise, chèques, factures, contrats et documents juridiques ? Si tout le monde travaille à domicile, qui récupèrera le courrier, qui le distribuera et qui prendra les mesures conséquentes ? Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui traitent les factures, les réclamations, les commandes postales et autres documents envoyés régulièrement par « courrier traditionnel ». « Nous voyons de plus en plus d’entreprises ayant besoin d’aide pour traiter le courrier », déclare Dave Nesbitt, responsable mondial des services de saisie et de contenu chez Xerox.

Fort heureusement, il existe des solutions : Le service « Digital Mailroom » de Xerox peut automatiquement récupérer le courrier de votre entreprise, le scanner et le télécharger vers des serveurs Cloud sécurisés, permettant ainsi aux salariés désignés d’y accéder et d’y donner suite, quel que soit leur lieu de travail. Par ailleurs, les services plus importants et de saisie et de contenu de Xerox peuvent aider les entreprises à numériser des informations et à les convertir en formats électroniques lisibles.

Comprenez ceci : Vous ne devez pas « sur-communiquer »

Parlez à votre équipe. Puis, parlez-leur à nouveau. La répétition, aujourd’hui plus que jamais, est une fonction clé du leadership et d’efficacité de communication. En voici les raisons : Les recherches montrent que jusqu’à 50 % des e-mails sont mal compris, et de nombreux destinataires interprètent même les communications positives mentionnant « bon travail », comme des messages sarcastiques ou négatifs, explique le Dr. Nick Morgan, fondateur et PDG de Public Words, cabinet de conseil en communication basé près de Boston, et auteur du livre Can You Hear Me?

« Nous, les êtres humains, avons tendance à être négatifs », affirme Morgan. « Quand nous n’obtenons pas les informations qui nous parviennent généralement par nos cinq sens, notre cerveau le remplit de contenu inventé. ! »

La visioconférence est évidemment une solution clé, et certaines entreprises expertes en technologie se tournent même vers les plateformes de jeu et vers la réalité augmentée pour se connecter. Être en mesure de voir le visage qui va avec la voix est crucial, déclare Morgan. Ses recherches ont montré que seuls 5 % de toutes les communications professionnelles se font par vidéoconférence, mais il pense que 95 % devraient se faire de cette manière. Plus la conversation est brève, mieux c’est : les responsables devraient limiter les réunions par vidéoconférence à 30 ou 45 minutes — au-delà, l’attention se relâche.

« Si vous avez une réunion d’équipe le matin, organisez-la virtuellement », explique John Curtis de Xerox, responsable du marketing de location chez Xerox Financial Services en Amérique et vétéran de la société depuis 35 ans. La même chose est valable pour les communications avec les partenaires commerciaux et les clients. N’ayez pas peur de communiquer.

En plus de parler à vos salariés, vous devez aussi prendre le temps d’écouter. « Demander à vos salariés comment ils vont, vous soucier de leurs sentiments et vérifier qu’ils se sentent appréciés, est une chose que les bons responsables peuvent faire à distance aujourd’hui », déclare Daniel McGinn de HBR.

Valoriser le bien-être de vos salariés

HBR a récemment publié un article très apprécié sur ce que nous vivons en ce moment , à savoir une douleur. Dans cette optique, les responsables doivent être particulièrement attentifs au stress et à l’épuisement professionnel. Assurez-vous que vos salariés peuvent faire des pauses, trouver le temps de faire du sport si leur santé le permet, se déconnecter à la fin de la journée, suivre les derniers conseils des autorités locales et sanitaires pour maintenir un bon bien-être mental et physique, tout en restant productifs.

« Quand les gens travaillent virtuellement, ils peuvent facilement trop travailler », ajoute Curtis.

En effet, la connectivité instantanée et toujours accessible offerte par les smartphones et les applis en ligne telles que Slack ou Microsoft Teams signifie que les personnes travaillant à domicile, cadres ou employés, se retrouvent à travailler plus qu’elles ne le feraient au cours d’une journée de travail normale au bureau et sont ainsi victimes d’épuisement professionnel.

Une méthode simple pour éviter d’en arriver là est si les responsables encouragent les employés à trouver chez eux un espace dédié au travail.

« Si vous avez un espace dédié au travail, quand vous le quittez, vous éteignez la lumière, cela peut être utile », dit McGinn.

Et les responsables doivent également prendre soin de leur propre bien-être

Être responsable ou propriétaire d’une entreprise peut parfois provoquer un sentiment de solitude, toute l’équipe dépendant de vous pour la direction et l’orientation, mais sans soutien ni oreille attentive. C’est bien solitaire au sommet, comme le dit le dicton.

Pour obtenir le soutien nécessaire, les responsables qui se lancent dans le travail à distance doivent envisager de prendre contact avec des mentors ou d’autres responsables au sein de leur entreprise, dans leur région, dans leur secteur d'activité ou dans le monde entier pour obtenir des conseils.

« Faites appel à la communauté à laquelle vous appartenez déjà », suggère Curtis. « Trouvez un mentor qui a déjà fait cela. Ou trouvez des groupes de ressources en ligne. »

Les réseaux sociaux comme LinkedIn, les groupes Facebook, WhatsApp, Slack, Discord, voire les messages directs sur Instagram et les fonctions « Amis proches », offrent tous aux responsables la possibilité de trouver une communauté de dirigeants partageant les mêmes idées et positions pour les aider à les guider, les écouter et résoudre les problèmes de travail à distance qu’ils ont en commun. Pour celà , suivez Xerox sur ces plateformes et dîtes-nous ce que vous avez à l’esprit. Nous sommes là pour vous aider.