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Comment Xerox a aidé un petit cabinet comptable spécialisé à numériser des milliers de documents

Quand les entreprises de New York ont dû passer au télétravail durant le confinement de mars, Freedman & Co. était prêt. Fondé il y a 29 ans, le cabinet comptable spécialisé qui offre ses services à des clients de valeur nette élevée, des partenariats en investissement et des fonds spéculatifs, avait déjà auparavant traversé une crise. Le cabinet étant situé à moins d’un kilomètre de Ground Zero le 11 septembre 2001, pendant trois mois, ses employés n’ont pu retourner au bureau (heureusement non endommagé) pour accéder aux dossiers.

Et des dossiers, il y en avait beaucoup. Quand Freedman & Co. a décidé de devenir sans papier (« avant que ce soit un terme à la mode », explique le président Paul Freedman), le cabinet numérisait 500 000 pages par mois.

Comment gérer toute ces données? C’est alors que DocuShare, la plateforme de gestion de contenu d’entreprise de Xerox, qui permet de numériser, de stocker, de sécuriser et de partager l’information est entré en fonction. La rapidité a accru la capacité de la société de servir ses clients, la mesure de son succès. « Un client m’a appelé pour me dire : j’ai déposé 56 575,33 $ et je ne sais pas où, » raconte Paul. Il a entré une chaîne de recherche et, en quelques secondes, DocuShare a trouvé le relevé contenant l’information. Avant la fin de la conversation, Paul a pu indiquer au client dans quel compte il avait déposé ce montant.

« Le stockage numérique, qui peut récupérer des données presque instantanément, est idéal dans un environnement où le personnel est en télétravail ou dans une situation hybride, » dit Marc Silver, directeur général des ventes chez Xerox. « L’accès sécurisé de DocuShare permet aux utilisateurs d’accéder à leurs données de manière sûre et sécurisée de n’importe quel emplacement.

Le réseau numérique de Freedman & Co. a permis à la société d’effectuer une transition sans problème de ses bureaux de New York et de Floride vers les domiciles individuels quand le coronavirus a bouleversé les activités du cabinet. « Mon bureau de Floride est fermé. Mon bureau de New York est fermé. J’ai 14 employés répartis en télétravail, » explique Paul. « Quand la Covid a frappé, nous sommes immédiatement passés, sans interruption, au télétravail. C’est en partie dû à la grande richesse de notre dépôt de stockage d’information. »

Tandis que certaines entreprises doivent payer pour l’espace de bureau qu’il utilise, Freedman & Co. avait déjà réduit cet espace de 6 000 à 2 000-3000 pieds carré à New York parce que le cabinet a pu se débarrasser d’un très grand nombre de dossiers papier. « Les clients ont littéralement réduit leur espace physique et les frais attenants en éliminant le stockage papier, » indique Silver.

Bien que Paul ne puisse révéler la valeur monétaire exacte de la croissance que Xerox a aidé à réaliser, il décrit DocuShare comme un bénédiction pour le bilan comptable. « Nous avons augmenté les bénéfices, » dit-il, « sans accroître le personnel. »

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