Avez-vous dompté les e-mails ?

À l’image de nombreux outils, les e-mails peuvent réellement faciliter notre quotidien et améliorer notre efficacité. En quelques frappes sur le clavier, nous pouvons communiquer, partager des informations importantes, échanger des documents et faire avancer nos projets.

Cependant, la gestion des e-mails peut aussi vite devenir un puit sans fond et nuire à notre productivité. L’afflux constant de nouveaux messages, les boîtes de réception saturées et les messages interminables font partie des défis que nous sommes susceptibles de rencontrer chaque jour au bureau.

Comment faire pour gérer à la fois le traitement de vos e-mails et ce que vous avez à produire ?

Commencez par réfléchir à l’organisation des dossiers de votre boîte de réception. Les e-mails sont les héritiers des mémos et documents papier d’autrefois et les dossiers d’archivage correspondent aux anciens classeurs d’archives. A partir de cette logique créez un système de classement dont vous pourrez vous souvenir facilement et adoptez-le. Archivez vos e-mails chaque jour, ou à minima une fois par semaine. Cela évitera que les messages ne s’accumulent et que le petit ménage régulier ne se transforme en une tâche monumentale.

De la même manière, résistez à la tentation de conserver l’intégralité de vos e-mails. Lorsque vous avez de longs échanges, ne conservez que le dernier message qui contient l’ensemble de la conversation et effacez les autres. Cela vous aidera à élaguer votre boîte de réception. Pour éviter de voir votre compte bloqué pour dépassement de la capacité de stockage maximale, enregistrez les pièces jointes volumineuses sur votre disque dur ou sur un serveur et les effacer des messages.

Concevoir un système de classement des dossiers efficace et se débarrasser de sa manie de tout conserver sont les deux première étapes pour reprendre le contrôle de vos communications et de votre travail. Vous pourrez retrouver les informations dont vous avez besoin en un clin d’œil et gérer votre activité sans perdre de temps. D’autres bonnes pratiques sont proposées dans l’infographie : bloquez des créneaux pour traiter vos mails plutôt que de rester en veille permanente sans résister à la tentation de répondre dans l’instant ; un mail contient une information/un texte dont vous aurez l’usage ? Sauvegardez-le en tant qu’image ou imprimez-le cela vous évitera de le rechercher ; faites des messages courts, regroupez vos emails par thème puis archivez-les ou supprimez-les.

La capacité à bien gérer les e-mails permet de travailler plus efficacement et de gagner du temps sur une journée. Reprenez la main sur votre productivité.

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