Boostez votre croissance grâce à une gestion documentaire intelligente

D’après certaines estimations, près de 40 pour cent des activités des entreprises reposeraient sur des documents papier. Et la plupart des entreprises dépensent jusqu’à dix pour cent de leur chiffre d’affaires en impressions.

Malgré l’excitation que suscite l’« Internet of Everything », ne nous voilons pas la face : à y regarder de plus près, force est de constater que les entreprises carburent aux documents.

Imaginons que votre entreprise ait un système nerveux : vos processus en seraient les veines et les documents seraient le sang qui circule à travers elles.

Les processus existent pour garantir que les informations pertinentes sont communiquées aux bonnes personnes, au bon moment. Mais ce sont les documents qui assurent la communication.

Et très souvent, vos documents contiennent des informations déterminantes pour votre activité.

  • Vos factures permettent de savoir ce que vous devez et ce qu’on vous doit.
  • Vos propositions commerciales permettent de savoir ce que vous pouvez faire et ce que vous allez faire.
  • Vos supports marketing permettent de savoir quels sont les problèmes que vous pouvez résoudre pour vos clients.

Même les documents les plus anodins peuvent avoir une importance fondamentale pour votre activité. Ils constituent la partie la plus visible – et la plus gérable – des communications d’une entreprise.

Il y a juste un énorme problème : la plupart des entreprises ne réfléchissent pas à la manière dont elles gèrent leurs documents. En particulier quand elles sont en phase de croissance rapide.

En d’autres termes, pendant les périodes de forte croissance, alors que la communication compte plus que jamais et que des habitudes organisationnelles se créent au sein de votre entreprise, vous risquez de passer à coté d’opportunités vous permettant d’optimiser la manière dont vous dépensez dix pour cent de votre chiffre d’affaires.

En général, la gestion documentaire n’est pas laissée de côté par négligence ; c’est juste que cette question ne semble pas mériter qu’on lui accorde beaucoup d’importance.

Le rôle du SI dans les processus reposant sur les documents

Si vous êtes responsable du service informatique d’une entreprise en pleine croissance, vous passez sans doute tout votre temps à réagir aux problèmes qui surgissent, à faciliter le travail de nouveaux collaborateurs et à gérer l’infrastructure du système, en jonglant d’une tâche à l’autre à un rythme effréné.

Dans ces conditions, si vous voyez des documents papier abandonnés dans le bac d’une imprimante, il est compréhensible que ce soit le dernier de vos soucis. Pourtant, si vous observez la situation d’un peu plus près, vous verrez qu’elle soulève d’importantes questions.

  • Ces documents sensibles sont-ils vraiment en train de traîner à la portée de n’importe qui sans aucune protection ?
  • Ces documents papier ne seraient-ils pas plus utiles sur le bureau de la personne qui en a vraiment besoin ?
  • Vos salariés ont-ils la moindre idée des coûts occasionnés par le gaspillage d’encre et de papier ?

Et ces questions ne concernent que les documents inutilisés. En réalité, les signes d’une gestion documentaire défaillante impactent tous les salariés et tous les processus de l’entreprise.

Si vous êtes responsable du SI d’une entreprise en pleine croissance et que vous cherchez à vous démarquer clairement de la concurrence, commencez par vous penchez sur la gestion documentaire.

Analysez la provenance, la trajectoire et la destination des documents papier ; et ce n’est pas seulement l’emplacement des imprimantes ou la politique d’utilisation du matériel que vous améliorerez – vous révolutionnerez la manière de communiquer de votre entreprise.

Pour commencer, réalisez une évaluation de votre politique de gestion documentaire, et identifiez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Posez-vous les questions suivantes :

  • Nos imprimantes et nos scanners sont-ils positionnés de manière à ce qu’un maximum de personnes y ait accès ?
  • Les processus qui nécessitent l’impression de documents sont-ils formalisés ? Ou les documents sont-ils imprimés en réponse à des besoins ad hoc ?
  • Parmi nos workflows de documents, lesquels sont suffisamment prévisibles pour pouvoir être automatisés par une imprimante multifonctions ?
  • Combien d’étapes sont nécessaires pour scanner un document et le conserver de manière sécurisée ?
  • Existe-t-il au sein de notre entreprise des protocoles de sécurité garantissant que les documents sensibles ne sont jamais laissés sans surveillance dans le bac de l’imprimante ?

Une fois que vous aurez procédé à une analyse approfondie de vos pratiques, vous comprendrez pourquoi la gestion documentaire mérite toute votre attention.

À partir de là, il ne vous reste plus qu’à identifier les solutions adaptées à ces problèmes – déterminer ce qui peut être automatisé, ce qui doit être sécurisé et à qui confier des responsabilités.

Chaque jour, nous aidons des entreprises en pleine croissance à évaluer leurs processus documentaires, ce qui se traduit invariablement par un impact positif sur leurs résultats. Et, élément essentiel de cette démarche, en apportant une réponse stratégique à la gestion documentaire, nous permettons aux responsables de services informatiques de réaliser de précieux gains de temps et de se consacrer à leur cœur de métier.

Dans une entreprise en pleine croissance qui a crucialement besoin d’un encadrement intelligent de ses ressources informatiques, rien n’est plus important.

Pour en savoir plus sur les processus de gestion documentaire :

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