7 trucs de pro pour améliorer votre workflow documentaire

1. Automatisez les tâches simples

La plupart des impressions et des processus documentaires impliquent des tâches répétitives comme remplir les factures, traiter les réclamations ou sauvegarder les fichiers dans les bons dossiers. Aujourd’hui, vos utilisateurs effectuent la plupart de ces tâches manuellement. Mais si vous documentez et comprenez les processus dont ils ont besoin, vous pouvez créer des workflows numériques prédéfinis et automatisés à l’aide de vos imprimantes multifonction (MFP).

Il vous suffit d’installer sur votre appareil une appli conçue pour acheminer les documents vers les dossiers et les bases de données dont vos utilisateurs ont besoin. Et voilà ! Vous aurez fait d’un processus rébarbatif en plusieurs étapes une tâche rapide, en une seule étape.

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2. Passez au Cloud (et restez-y)

Il semble logique de transférer des fichiers volumineux et riches en images – comme les supports de communication marketing – vers des bases de données dans le Cloud. Mais la plupart des gens partagent leurs documents volumineux par e-mail. Ils ont donc peut-être besoin de télécharger une copie de ces fichiers avant de pouvoir les imprimer ou les numériser vers des services de stockage comme Dropbox.

Si vous êtes passé à Dropbox ou MS 365, vos utilisateurs ne devraient pas avoir à passer par douze étapes pour télécharger et imprimer un fichier volumineux. Idéalement, ils doivent pouvoir y accéder et les imprimer sans avoir recours au téléchargement, à l’envoi d’e-mails ou à une clé USB.

Paramétrez votre MFP pour pouvoir numériser et imprimer vos documents vers (et depuis) les applis comme Dropbox. Vous réduirez ainsi le nombre d’étapes du processus et libérerez du même coup de l’espace sur votre serveur mail.

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3. Réglez les problèmes à distance

Quand les membres de votre équipe ont un problème de workflow documentaire, ils viennent vous demander de l’aide – et c’est bien normal. Pour autant, vous ne devriez pas vous déplacer aux quatre coins de vos bureaux à chaque problème d’imprimante.

Heureusement, la nouvelle génération d’imprimantes multifonction est suffisamment intelligente pour vous permettre de résoudre les problèmes à distance.

Grâce à une interface d’administration à distance, vous pouvez accéder à votre MFP et à ses paramètres pour résoudre le problème sans vous déplacer.

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4. Anticipez vos commandes de consommables

À tous les coups, plusieurs personnes de votre équipe commandent des cartouches d’encre pour différents modèles d’imprimantes, auprès de différents fournisseurs et à différents moments. Mauvaise idée.

La solution ? Configurez vos imprimantes pour être automatiquement informé par e-mail quand leurs cartouches sont presque vides. Comme ça, vous serez la seule personne à dépenser de l’argent en consommables et vous ne passerez commande qu’en cas de besoin.

5. Affichez vos couleurs… à bon escient

L’impression couleur coûte plus cher que l’impression en noir et blanc. En même temps, certains documents doivent impérativement être imprimés en couleur.

Ne laissez donc pas tous vos collaborateurs imprimer systématiquement leurs documents en couleur. Mettez plutôt en place un système de contrôle et d’autorisation pour limiter l’utilisation de l’impression couleur à des employés, des services, des types de documents ou même des moments spécifiques.

La même imprimante peut laisser vos commerciaux – et seulement eux – imprimer leurs présentations clients en couleur, tout en empêchant les autres employés d’imprimer leurs photos de vacances.

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6. Adoptez l’impression recto-verso

L’impression sur les deux faces peut faire une énorme différence. Optez pour des appareils dont le duplex (recto-verso) est le mode d’impression par défaut.

Vos coûts et votre consommation de papier en seront réduits de moitié. Simple. Et sensé.

7. Imprimez à la demande

90 % des entreprises ont connu des failles de sécurité causées par des imprimantes non sécurisées^[3]. Et bien trop souvent, c’est parce qu’un employé avait laissé des documents confidentiels dans le bac de l’imprimante.

Non seulement vous prenez le risque de mettre en péril la sécurité de vos données, mais vous gaspillez du papier et de l’argent. En fait, environ 50 % des pages imprimées sont jetées et 20 % jamais récupérées^[4].

L’impression à la demande (aussi appelée pull-printing) permet de s’assurer que la MFP n’imprime le document qu’après authentification de l’utilisateur au moyen d’un code PIN ou d’une carte à puce. Ce simple geste résoudra à la fois vos problèmes de coûts et de sécurité.

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