Le partenariat entre Xerox^® et les écoles publiques de Lincoln au Nebraska (USA) pour promouvoir l'apprentissage à distance

Depuis plus de 15 ans, Xerox travaille avec les Ecoles Publiques de Lincoln pour créer et optimiser des solutions de gestion documentaire, en produisant des emplois du temps , des affiches pour les salles de classe, des cours et des bulletins scolaires pour 60 écoles, qui accueillent plus de 42 000 élèves de la maternelle à la terminale.

Dans le cadre de ce partenariat, les écoles de Lincoln s'appuient sur une combinaison de Xerox^® DocuShare^®, une plateforme de collaboration et de gestion de contenu en ligne avancée, facile à configurer et sécurisée, de multifonctions Xerox, et de certains des services offerts par les Services gestion d'impression Xerox^®. Les enseignants peuvent imprimer directement depuis leur salle de classe, même s'ils n'ont pas d'imprimante sur place, ou depuis leur ordinateur portable et leurs dispositifs à la maison ; leurs travaux arrivent comme par magie au service de reprographie de Losh grâce aux offres d'impression gérées par les Services gestion d'impression Xerox.

« On y trouve à peu près tout ce dont une école peut avoir besoin en matière de reproductions papier de tout type de document », explique Lynnette Losh, directrice du service reprographie et du service courrier des Ecoles Publiques de Lincoln.

Avant l’arrivée des solutions Xerox, au début des années 2000, la circonscription scolaire avait recours à de nombreux autres systèmes d'impression et documentaire de différents fournisseurs, ce qui engendrait un processus de travail complexe et confus.Seuls trois utilisateurs dans toute la circonscription étaient en mesure d'envoyer des documents par voie électronique au service de reprographie. Par ailleurs, si l'enseignant souhaitait produire quelque chose pour le lendemain, la seule solution était d'arriver tôt à l'école pour faire la queue devant la photocopieuse.

Suite à l'audit de Xerox en 2005, la société a développé une solution sur mesure qui a permis à la circonscription scolaire de réduire de deux tiers le nombre d'appareils utilisés et d'optimiser le service reprographie.Les enseignants peuvent soumettre les travaux en scannant à partir de n'importe quel équipement Xerox MFD de la circonscription. Désormais, si un enseignant décide d'imprimer quelque chose le soir à partir de son ordinateur, il peut sélectionner le service reprographie comme destination ; ce travail lui sera ensuite remis le lendemain matin dans sa salle de classe.

Losh dirige ce centre ultramoderne, respectueux de l'environnement et climatisé, qui produit et livre ensuite ces documents imprimés dans les salles de classe. Il a été conçu en partenariat étroit avec Xerox et intègre des contrôles de température et d'humidité qui permettent à huit appareils d'impression de production Xerox (dont les systèmes Xerox Nuvera^® 288, 157 et 120 et plusieurs Versant^® 180s) de fonctionner au maximum de leurs performances.

Au cours de cette année scolaire, avant la pandémie de la COVID-19, l'équipe de neuf employés du service reprographie et du service courrier des Ecoles Publiques Lincoln a produit et distribué en moyenne chaque jour plus de 200 000 impressions - et lors de certaines journées où le volume était plus important, elle a produit près d'un demi-million de feuilles de papier.

Depuis le déclenchement de la pandémie, qui a bouleversé l'année scolaire traditionnelle en confinant les enseignants et les élèves chez eux, la circonscription scolaire a travaillé avec Xerox pour réorienter certains de ses systèmes clés. Grâce à la plateforme de gestion de contenu et de collaboration DocuShare de Xerox, les enseignants et les administrateurs peuvent télécharger, stocker, consulter et modifier des documents en temps réel, où qu'ils se trouvent. « DocuShare dispose d'un programme complet qu'ils peuvent imprimer à la demande », explique Tobias J. Wehrman, responsable de la prestation de services Xerox à la Direction des opérations centrales, et résident de Lincoln, Nebraska.

Hors des salles de classe, la circonscription s'est également appuyée sur les systèmes Xerox pour la communication et la documentation essentielles avec ses employés, en utilisant Xerox DocuShare pour ses documents relatifs aux ressources humaines, aux achats et à la comptabilité.

Cette flexibilité avec laquelle Xerox offre des outils et des solutions globales en constante évolution pour accéder aux documents, aussi bien imprimés que numériques, partout où les étudiants, les enseignants et les administrateurs en ont besoin, quand ils en ont besoin, est ce qui a fait le succès du partenariat de Xerox avec les Ecoles Publiques Lincoln.

Et bien que le service de reprographie soit aujourd'hui plus calme qu'il ne l'était durant une année scolaire normale, il est loin d'être inactif. En effet, la circonscription scolaire continue à produire des lots de documents papier et des manuels pour les enfants inscrits aux cours d'été. Certains sont conçus pour permettre aux élèves de s'exercer à l'écriture et aux problèmes concrets de mathématiques, tandis que d'autres sont destinés à stimuler la pratique de l'art et du dessin, ainsi que des compétences plus manuelles.

Bien que la majeure partie de l'apprentissage se fait désormais en ligne, Losh affirme qu’il y a toujours un besoin pour les impressions.

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