Je peux compter dessus dans une heure ?

Passer la vitesse supérieure pour servir les clients

« Est-ce que je peux compter dessus dans une heure ? » Voilà une question qui aurait fait rire l’agent du service clients il n’y a pas si longtemps. Aujourd’hui, une telle demande ne suscite plus la moindre surprise chez les imprimeurs – métier qui a vu ses durées de traitement fondre comme neige au soleil.

Forte pression sur les temps d’exécution

L’exigence de rapidité en matière de demandes d’impression s’étend des clients se rendant en boutique ou passant commande en ligne aux entreprises de B2B.

« Cela fait 25 ans que je travaille dans l’imprimerie. Au début de ma carrière, nous disposions au minimum de cinq jours ouvrables entre la commande et la livraison », se remémore Steve Tappenden, manager de RPM Digital dans le Dorset (Royaume-Uni). « Désormais, le délai moyen est de 48 heures et certains clients nous laissent une heure voire 30 minutes seulement. »

RPM Digital compte parmi ses clients des architectes dont les délais, très courts, ne sont pas négociables. Ils connaissent l’importance de la ponctualité. « J’ai déjà passé la nuit à l’imprimerie avec des clients pour leur permettre de repartir avec leurs projets au petit matin, afin de les rendre à temps. C’est épuisant, mais certains clients sont exceptionnels… Alors on fait des exceptions » sourit Steve.

Une base solide

L’impression est un écosystème intense où la rapidité d’exécution est devenue la loi : seul le plus efficace survit. Quand les marges sont suffisantes, jongler avec des commandes modestes et de plus gros volumes est un défi qui mérite d’être relevé. Le respect de ces délais serrés, jour après jour, exige des processus optimisés qui se déroulent sans accrocs ni imprévus pour vous permettre d’accélérer la cadence si besoin.

Lorsqu’un client de RPM Digital passe une commande, Xerox FreeFlow Core détermine automatiquement s’il s‘agit d’une impression en couleur et l’attribue à la bonne imprimante à l’aide d’un dossier actif prévu à cet effet. Ce n’est que le matin – lorsque l’opérateur vérifie que l’imprimante est allumée – que l’humain entre en jeu. Le processus est largement automatisé et, en dehors de cette vérification matinale, aucun opérateur n’interviendra jusqu’à la récupération des documents.

N’oubliez pas que l’automatisation n’est pas synonyme de transiger sur la qualité. D’ailleurs, nous avons abordé l’importance du savoir-faire à l’heure de l’automatisation.

Quand les données s’en mêlent

Si vous ajoutez des données variables au cocktail, il est encore plus important de construire une base solide. Pour un tirage personnalisé, il faudra compter du temps et des efforts de mise en place. Mais une fois ce processus établi et enregistré par le système, l’exécution de commandes similaires ira bien plus vite.

« L’impression à données variables va connaître une croissance exponentielle puisque de plus en plus de clients prennent conscience de la valeur des données à leur disposition », assure Steve. « Nous avons investi dans une vision cross-média via XMPie pour répondre aux demandes des clients qui souhaitent tirer profit des données en leur possession. Dans la foulée, nous venons d’ouvrir notre première boutique Web-to-print. Son objectif est d’améliorer l’expérience client dès le premier pas – dans l’imprimerie, à un stand en libre-service ou sur Internet. »

Pas de temps à perdre

RPM Digital et ses clients architectes ne sont pas les seuls noctambules dans le domaine de l’impression. Avec la clientèle étudiante, l’expression « à la dernière minute » a atteint de nouveaux sommets.

L’université de Trondheim, la plus importante de Norvège, cherchait un imprimeur capable de faire face au déluge qui s’abat à chaque fin de semestre sous la forme de milliers de petites commandes urgentes en l’espace de 2 ou 3 jours.

Les étudiants ayant tendance à attendre la dernière minute, le candidat devait s’attendre à 2 000 commandes en un week-end. Pour obtenir le contrat, Tore Slettahjell, responsable du workflow numérique de Skipnes Kommunikasjon a dû prouver qu’il pouvait gérer ces pics d’activités sans sourciller.

Pour traiter les demandes d’impression de dernière minute, il a mis en place un portail web sur lequel les étudiants peuvent passer leurs commandes en libre-service.

Des documents à durée de vie limitée

Skipnes Kommunikasjon a également dû relever un autre défi en matière de délai : l’impression d’étiquettes d’emballage de saumon, l’un des produits d’exportation phare de la Norvège. La pression sur les livraisons à effectuer le jour de la commande et la nécessité de produire entre 10 000 et 40 000 documents comportant des données variables risquaient d’encombrer leur réseau. Si les étiquettes – sur lesquelles devaient absolument figurer les bonnes informations – n’étaient pas livrées en temps et en heure, les producteurs devraient jeter le saumon sans autre forme de procès.

Skipnes a fait appel à FreeFlow VI Compose pour traiter chaque document variable « à la volée » sur le moteur d’impression. Ainsi, la durée totale du traitement RIP et de l’impression d’étiquettes d’emballage avec des informations variables a drastiquement chuté de quatre ou cinq heures à quatre ou cinq minutes.

« Avoir un flux de travail sécurisé et une capacité de production rapide sont les deux conditions primordiales pour ne pas perdre de l’argent » affirme Tore Slettahjell.

Quels que soient les documents qu’ils traitent – des étiquettes de poisson frais aux mémoires de dernière minute – les imprimeurs vivent sous la pression de délais de plus en plus courts. Les travaux d’impression à données variables viennent ajouter un autre degré de complexité à une tâche déjà intimidante. La rapidité ne suffit plus et la mise en place de workflows efficaces vient supprimer quelques précieuses secondes superflues aux processus d’impression, tout en garantissant sécurité et précision.

Si vous aussi vous avez des clients qui n’ont qu’une heure (ou moins) devant eux, voici comment vous pourrez être à la hauteur à l’aide d’un logiciel de gestion du workflow.