Xerox® DocuShare® Flex : Gestion du contenu dans le cloud

Transformez votre environnement de travail et optimisez vos workflow en simplifiant la saisie, la gestion et le partage des documents.

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Ce que vous pouvez faire...

Capturer

Capturer

Avec DocuShare Flex, la capture de documents est simple. Scannez, classez et validez les bons de commande, factures, contrats, etc., depuis un appareil mobile, un PC, une imprimante multifonction Xerox ou un scanner compatible TWAIN. Profitez de la fonction de reconnaissance optique de caractères automatique en mode cloud et dans toutes les langues, de feuilles séparatrices à codes-barres, de fonctionnalités intégrées de visualisation et d’indexage, d’intégration de bases de données et de fonction Glisser-Déposer multi-fichiers permettant de facilement et rapidement numériser, trier et stocker les documents papier.

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Gérer

Gérer

Utilisez DocuShare Flex pour gérer vos documents et données. Créez des modèles de documents et des étapes de flux de travail personnalisés. Acheminez les documents saisis vers les flux de travaux de validation et d’approbation Établissez des règles opérationnelles pour automatiser les processus métiers courants, comme la gestion des contrats et l’intégration de nouveaux collaborateurs. Assignez des tâches et gérez les charges de travail des employés.

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Automatiser

Automatiser

Les outils de flux de travail de DocuShare Flex vous permettent de créer des solutions d’automatisation hautement personnalisées. Les formulaires Web permettent, entre autres, de passer au sans papier grâce à des formulaires en ligne intuitifs qui favorisent la saisie des données utiles et l’approbation automatique. Les règles d’entreprise et fiches d’acheminement simples et réutilisables vous aident à rapidement automatiser vos processus. Et les fonctionnalités de reporting vous permettent de suivre et d’analyser les résultats.

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Collaborer

Collaborer

Avec DocuShare Flex, rendez le travail d’équipe et la collaboration intuitifs et efficaces. Annotez les images pour partager vos idées. Envoyez votre contenu par e-mail au format de votre choix : en pièce jointe, fichier ZIP ou URL, ou intégré à un workflow. Créez des dossiers collaboratifs pour faciliter les notifications et la collaboration par e-mail.

Intégrer

Intégrer

Dans de nombreuses entreprises, les informations se présentent sous forme de silos, comme la CRM. Les applications ERP et Finances contiennent des données métier vitales qui ne sont pourtant pas aisément synchronisées. Connecteurs pour DocuShare Flex est une plateforme d’intégration dotée d’applications professionnelles dont la configuration simple se fait sans code. Grâce à cet échange bi-directionnel de données, les processus sont efficaces et les résultats plus rapides.

Numériser les processus

Numériser les processus

Exploiter les solutions pour digitaliser les processus. Intégrez en toute simplicité des solutions cloud spécialisées comme Policy Manager for DocuShare® Flex pour automatiser et accélérer la révision des politiques d’entreprise. Vous aurez ainsi l’assurance de toujours disposer d’une version actualisée de vos politiques ou lignes directrices, conformément à la réglementation. Avec la solution Contract Management for DocuShare® Flex, tirez parti des avantages du cloud pour numériser tous les processus de rédaction de contrats, depuis la création, le partage et la négociation entre les parties internes et externes, jusqu’à la validation et la signature électronique, en passant par la récupération et le renouvellement automatisé. Le kit d’outils Automatisation de la comptabilité fournisseurs réduit le temps, les efforts et les coûts investis dans le traitement des factures.

Adapter

Adapter

Adaptez rapidement vos solutions aux besoins de votre PME ou de votre service. Les solutions DocuShare Flex ont été pensées pour s’adapter à vos processus spécifiques. Par exemple, le kit d’outils Automatisation de la comptabilité fournisseurs capture les factures issues de différentes sources (e-mail, fax, imprimantes multifonctions, scanners de production) et automatise les validations et les paiements en fonction des besoins propres à votre entreprise ou service.

Une plateforme riche en fonctionnalités

male looking at smartphone

  • Conviviale : Installation et configuration simplifiées, présentation SaaS dans le cloud et interface conviviale et intuitive, autant d’éléments qui permettent un déploiement de DocuShare Flex en quelque jours seulement, avec peu, voire aucune formation des employés, ni d’assistance informatique. Accédez à votre contenu à tout moment, où que vous soyez, et profitez d’un moteur de recherche en texte intégral pour localiser vos fichiers en quelques secondes.
  • Mobile : Aujourd’hui, le monde du travail est mobile et votre travail vous accompagne partout. L’application DocuShare Flex vous permet de vous connecter, de rechercher et de consulter des documents, de les charger, les télécharger et les partager, de procéder à de la capture à partir d’un mobile, et d’exécuter des tâches complètes comme l’approbation documentaire. Avec cette application, vos activités opérationnelles critiques seront plus fluides, où que vous soyez.
  • Sécurisée: Xerox applique les meilleures pratiques du secteur en matière de sécurité cloud, notamment l’authentification sécurisée des utilisateurs, les sauvegardes programmées, l’archivage off-site et la réplication de site. Les administrateurs peuvent contrôler les droits et les autorisations: qui peut accéder, éditer et consulter les documents, qui peut activer l’archivage, la révision et la destruction automatisés des données, et qui peut accéder aux rapports d'audit de sécurité et des fonctions de reporting.
  • Évolutive : DocuShare Flex s'adapte très facilement à l'évolution de votre entreprise en termes de nombre d'utilisateurs, d’espace de stockage et d’exigences de processus particuliers. Vous pouvez, par ailleurs, opter pour une licence d’utilisation simultanée si votre entreprise compte un nombre limité d’utilisateurs réguliers de Flex.