Miten fiksu asiakirjahallinta auttaa kasvua

Vaikka kuinka hehkutamme Internet of Everythingiä, totuus on se, että asiakirjat pitävät yrityksen moottorin käynnissä.

Jos prosessit ovat yrityksesi hermojärjestelmä ja verisuonet, niin asiakirjat ovat niissä suonissa virtaava veri.

Prosessit varmistavat, että oikeat asiat viestitään oikeille ihmisille oikeaan aikaan. Mutta itse asiassa asiakirjat hoitavat viestinnän.

Useimmiten asiakirjat sisältävät yritystoimintasi kannalta kriittisiä tietoja.

  • Laskut kertovat, paljonko olet velkaa ja paljonko sinulle ollaan velkaa.
  • Tarjoukset kertovat, mitä voit tehdä ja mitä aiot tehdä.
  • Markkinointimateriaalit kertovat, mitä asiakkaittesi ongelmia ratkaiset.

Jopa viattomimmat ja yksinkertaisimmat asiakirjat voivat olla merkittäviä liiketoimintasi tavoitteiden kannalta. Ne ovat helpoiten huomattava ja hallinnoitava osa yrityksen viestintää.

On vain yksi valtava ongelma: useimmat yritykset eivät erityisesti pohdi sitä, miten ne hallinnoivat asiakirjojaan. Varsinkaan ripeän kasvun aikaan.

Se tarkoittaa, että nopean kasvun kausilla, kun viestinnällä on suurin merkitys ja organisaation työtavat ovat kehitysvaiheessa, kymmenen prosenttia yrityksen tuotosta olisi mahdollista käyttää paljon tehokkaamminkin.

Yleensä asiakirjahallintaa ei unohdeta huolimattomuuden takia vaan siksi, että se ei yksinkertaisesti vaikuta kovin tärkeältä.

IT-toimintojen rooli asiakirjavetoisissa prosesseissa

Jos johdat kasvuyrityksen IT-toimintoja, vietät varmaankin paljon aikaa ratkaisemalla ongelmia, vastaamalla uusien ihmisten vaatimuksiin ja ylläpitämällä infrastruktuuria kovassa kiireessä.

Joten jos näet tulostimen luona lojuvia asiakirjoja, ne eivät ole mielestäsi kovin suuri ongelma. Mutta jos paneudut asiaan tarkemmin, esiin nousee muutamia tärkeitä kysymyksiä.

  • Onko luottamuksellisia asiakirjoja unohdettu kaikkien nähtäville?
  • Voiko joltain jäädä asiakirjan tärkeä versio näkemättä, koska se on tulostimen luona eikä hänen pöydällään?
  • Tietävätkö työntekijät, kuinka kallista paperin ja musteen tuhlaaminen on?

Ja nämä koskevat vain noutamatta jääneitä asiakirjoja. Huonosti hoidetun asiakirjahallinnan haitat koskevat yrityksen jokaista työntekijää ja prosessia.

Jos hoidat kasvuyrityksen IT-toimintoja ja haluat tehdä vaikutuksen, asiakirjahallinta on hyvä paikka aloittaa.

Analysoi, mistä asiakirjat tulevat, miten ne liikkuvat ja mihin niiden pitäisi päätyä. Näin et ainoastaan paranna pieniä asioita, kuten tulostimien sijoittelua ja laitteiden käyttötapoja, vaan vaikutat myös tapaan, jolla yrityksesi viestii.

Ensimmäisessä vaiheessa sinun on arvioitava, miten hallinnoitte asiakirjoja tällä hetkellä ja mikä toimii, mikä ei. Aloita esittämällä seuraavanlaisia kysymyksiä:

  • Olemmeko sijoittaneet tulostimet ja skannerit niin, että mahdollisimman monella on mahdollisuus käyttää niitä?
  • Ovatko tulostamista vaativat prosessit määriteltyjä? Vai käytetäänkö tulostusta hetken tarpeisiin?
  • Mitkä asiakirjojen käsittelyn vaiheet ovat kyllin ennustettavia, jotta ne voitaisiin automatisoida monitoimitulostimen avulla?
  • Kuinka monta vaihetta tarvitaan, kun joku haluaa skannata asiakirjan ja tallentaa sen turvallisesti?
  • Onko käytössämme mitään turvallisuusmenetelmiä, joilla varmistetaan, että luottamuksellisia asiakirjoja ei koskaan jätetä tulostimen luokse?

Kun olet arvioinut huolellisesti asiakirjahallintanne koko kirjon, huomaat, kuinka tärkeää siihen on kiinnittää huomiota.

Siitä eteenpäin sinun on vain löydettävä ongelmiin oikeat ratkaisut – määriteltävä, mitä voidaan automatisoida, minkä suojaamisesta on huolehdittava ja kuka on vastuussa.

Autamme kasvuyrityksiä arvioimaan asiakirjaprosessejaan jatkuvasti. Yritykset ovat poikkeuksetta todenneet sen olevan hyvä tapa vaikuttaa tulokseen. Mutta tärkeintä on, että asiakirjahallinnan strateginen korjaaminen vapauttaa IT-johtajien käyttöön aikaa, joka menisi pienten ongelmien ratkomiseen.

Ja kasvavissa yrityksissä tarvitaan fiksua IT-johtoa kaikkein eniten. Mikään muu ei ole sen tärkeämpää.

Lue lisää asiakirjahallinnan prosesseista: