Yleisesti huomiotta jäävä tapa leikata lakiyrityksen kuluja

Kirjoittanut Carro Ford |22.9.2017

Tänä keväänä Isossa-Britanniassa tapahtui juridisen markkinan suuri, asiantuntijoiden ylistämä sulautuminen, jossa CMS UK, Nabarro ja Olswang yhdistyivät markkinoiden uusimpia trendejä viitoittaen. Nyt, jos koskaan lakiyritykset yhdistyvät, leikkaavat kuluja ja tehostavat toimintaansa toimialalla, jossa paine muutokseen on suuri.

Tarve tuottaa enemmän vähemmällä ei ole välttämättä pahaksi. Varsinkaan, kun monet muut toimialat ovat jo vuosia löytäneet keinoja vastata markkinoiden paineeseen uusin innovatiivisin keinoin.

On hienoa seurata kuinka eri lakiyritykset vastaavat haasteeseen. Olemmekin australialaisen raporttimme pohjalta tarkastelleet maan lakitoimijoiden tehokkuuden kehittämistä. Esimerkiksi 38 prosenttia kyselyyn vastanneista henkilöistä työskenteli etänä vähintään kerran viikossa*. Tämä ei ainoastaan tarkoita työntekijöiden vapauden kasvua – se antaa yrityksille mahdollisuuden minimoida toimitilojen investointikuluja.

Raportista näkyy kuitenkin hyödyntämättä jääviä digitaalisia mahdollisuuksia. Neljä viidestä yrityksestä printaa joko osan tai kaikki elektronisista dokumenteistana arkistointia varten*. Lähes puolet, 43 prosenttia, yrityksistä tekee tämän vain, koska ”Näin olemme aina toimineet”*.

Luonnollisesti tähän vaikuttavat niin tuomioistuinten kuin asiakkaiden mieltymykset ja toimintatavat, mutta olen huomannut keskusteluissani eri juridiikan asiantuntijoiden kanssa, että alalla vaikuttaa myös eräs toinen trendi. Monet eivät vain yksinkertaisesti usko digitalisuuteen sen luonteen vuoksi, ja rehellisesti, ymmärrän heidän mielipiteidensä lähtökohdat.

Nämä henkilöt eivät ole tyrmäämässä ”digitaalista muutosta” -  vain ”muutoksen” osan sanaparista. Kun he tarkastelevat digitaalisia projekteja, he näkevät työn häiriintymistä monen eri osa-alueen osalta. Tämä voi näkyä työelämässä työntekijöiden jatkuvana kouluttamisena, ohjelmistojen oppimiseen liittyvänä epäselvyytenä ja aikahukkana sekä yleisenä epävarmuutena salasssapidettävän tiedon turvallisuudesta.

Tästä kaikesta pääsemme sujuvasti tämän kirjoituksen pääotsikkoon. On olemassa yksinkertainen syy huomiotta jääviin osa-alueisiin: ne putoavat usein yleisimpien MPS-tarjoajien mukavuusalueen ulkopuolelle. Mutta on jotain, jota olemme tehneet jo vuosia: dokumenttien analyysiä.

Dokumenttien analyysi paljastaa aikaisemmin piilossa olleita keinoja parantaa yrityksesi toimintanopeutta, virtaviivaisuutta sekä kustannustehokkuutta. Analyysin avulla dokumenteista ja tulostimista kerätään dataa, joiden pohjalta ohjelmisto kertoo antaa konkreettisia ehdotuksia toiminnan tehostamiselle.

Eräs taloudellisen palveluiden yhteistyöorganisaatiomme käyttää dokumenttien analyysiä laajassa skaalassa eri toimipisteidensä kesken. Huomasimme, että yksi tiimeistä tuotti 40 prosenttia organisaation kokonaisesta tulostumäärästä ja puolet näistä tulostuksista päätyi tuhottavaksi. Tämän pohjalta loimme heille yhdessä uusia prosesseja, digitalisoimme sopiviksi katsottuja dokumentteja ja lopulta laskimme olennaisiin työtehtäviin käytettyä aikaa 70 prosentilla.

Vaihtoehtoisesti, voit lukea lisää aiheesta dokumenttien analysoinnin e-kirjastamme (englanniksi).    

 

* Fuji Xerox Australia Pty Ltd. (2016). Streamlining the Law Firm. [online] Luettavissa (englanniksi): https://ds2psszq7i3si.cloudfront.net/en/Company/Resource%20Centre/Whitepapers/2017/7/Streamlining%20the%20Law%20Firm

Contact Us