Työnkulun tehostaminen

Kuinka valmistaja käyttää vähemmän aikaa asiakirjahallintaan ja enemmän aikaa yrityksensä hallitsemiseen

Infographic indicating clocks, a tall building, a car driving, and documents with an hourglass

Haaste

Eräällä keskisuurella valmistusyrityksellä oli vaikeuksia paperiasiakirjojen hallinnassa. Carla, tietojenhallintaosaston päällikkö, tuhlasi useita tunteja yrittäessään löytää väärään paikkaan arkistoituja ja kadonneita asiakirjoja, usein jopa muualla sijaitsevista varastoista. Yrityksellä ei ollut virallista varmennussuunnitelmaa hätätilanteita varten.

MFP and smartphone with overlay of a lock icon

Ratkaisu

Yritys käytti asiakirjojen hallintaohjelmaa paperiasiakirjojensa skannaamiseen ja digitoimiseen Xerox^® ConnectKey^® -tekniikalla varustetulla monitoimitulostimella. Työntekijät saavat nyt digitaaliset asiakirjat käyttöönsä välittömästi ja suojatusti käyttämällä omia tunnuksiaan. Useat käyttäjät voivat käyttää samaa ladattua asiakirjaa samanaikaisesti, mikä tehostaa työnkulkua. Tiedot monistetaan pilveen palautettaviksi hätätilanteissa, mikä antaa 99 %:n käytettävyyden ja mahdollisuuden käyttää tietoja mistä tahansa maailman kolkasta.

Toiminnassa

1. Helppoutta parhaimmillaan

Carla asettaa paperit Xeroxin^® monitoimitulostimen syöttölaitteeseen ja koskettaa IMS-skannauskuvaketta kosketusnäytöstä.

User interface showing file type selection menu

2. Luonteeltaan intuitiivinen

Hän tekee skannausvalintansa, vastaa kahteen kysymykseen pudotusvalikosta, syöttää tiedostotunnuksen ja koskettaa "Start" (aloitus) -painiketta asiakirjojen skannaamiseksi.

Yritys käytti asiakirjojen hallintaohjelmaa paperiasiakirjojensa skannaamisen ja digitoimiseen

3. Ratkaisukeskeinen

Kun kaikki asiakirjat on digitoitu, Carla ja hänen työtoverinsa voivat nyt käyttää kaikkia asiakirjoja tietokoneellaan tai mobiililaitteillaan.

User interface showing a User Accounts menu

4. Helposti saatavissa

Työntekijät voivat helposti etsiä ja tulostaa asiakirjoja millä tahansa Xerox^® ConnectKey^® -tekniikalla varustetuilla laitteilla (IMS:n App Print asennettuna). Heidän täytyy vain valita "Print from IMS" (tulosta IMS:stä) -painike kosketusnäytöstä, vastata haluttua asiakirjaa koskeviin hakukysymyksiin ja koskettaa ”Print” (tulosta).