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Xerox® ConnectKey® para DocuShare®

Escaneo directo, fácil e intuitivo para sus procesos empresariales
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Información General
Desafíos
En qué puede ayudar Xerox
Recursos
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Información General

Con Xerox® ConnectKey® para DocuShare®, los empleados pueden capturar de manera segura documentos en papel y escanearlos directamente a sus procesos empresariales; de este modo, los encargados de IT y administración pueden configurar y manejar usuarios y procesos de flujos de trabajo sin sobresaltos.

Aprenda cómo ConnectKey para DocuShare resulta una herramienta sencilla, poderosa e inteligente para aumentar la productividad de los usuarios. Las opciones de escaneo básico a correo electrónico y escaneo en red constituyen dos grandes modos de sacar el máximo partido de su inversión en dispositivos multifunción. Pero si lo que se necesita es capturar información de forma rápida y precisa, y encontrar expeditivamente documentos vitales para los procesos empresariales (como cuentas por pagar, procesos de facturación, problemas de atención al cliente o auditorías de cumplimiento), entonces necesita más opciones.

Despídase de los procesos de varios pasos y dé la bienvenida a una productividad del flujo de trabajo sin sobresaltos.

Funciones clave

Escaneo sencillo. Capture y digitalice documentos de manera sencilla mediante la creación de botones de escaneo en el dispositivo multifunción para el destino que elija:

  • A direcciones de correo electrónico, personales o pre-configuradas
  • A colecciones de DocuShare, ya sea in situ o en Cloud
  • A carpetas de red compartidas
  • A flujos de trabajo automatizados pre-configurados

Explore desde el dispositivo multifunción. Explore DocuShare directamente desde la pantalla táctil del dispositivo multifunción a un destino de escaneo

Inteligencia comercial. Agregue propiedades al escanear o extraer de base de datos corporativa

  • Función de búsqueda en base de datos
  • Listas de selección de llenado automático
  • Llenado automático de valores de propiedad

Flujos de trabajo de escaneo con solo apretar un botón. Escanea documentos directamente a flujos de trabajo pre-configurados

  • Configuración de flujos de trabajo de escaneo departamentales, como Finanzas, Cuentas por Pagar, RRHH o Legales
  • Escaneo a una o varias personas para aprobación
  • Escaneo a colección (carpeta)
  • Escaneo a una ubicación que desencadena automáticamente un flujo de trabajo

Autenticación segura de tarjeta

  • Compatibilidad con LDAP/Microsoft Active Directory
  • Cifrado y conexiones seguras
  • Acceso inmediato a todos los botones de escaneado con solo pasar su tarjeta de seguridad

Desafíos

Los entornos de trabajo que exigen un uso intensivo de papel presentan una serie de desafíos, entre ellos: costos elevados, mayor cantidad de errores, disminución de la productividad, falta de lugar para el archivo, dificultad con el cumplimiento de las normativas y menor satisfacción del cliente debido al tiempo que se tarda en localizar los documentos.

Desafíos clave

  • Las últimas encuestas de la industria nos cuentan que las organizaciones están cada vez más agobiadas por el papel, y a muchas les es difícil dar con la mejor manera de administrarlo y organizarlo.
  • La mayoría de las oficinas carecen de una conexión directa desde los dispositivos multifunción al repositorio deseado de documentos, lo que genera un proceso extenso propenso a errores para cargar documentos escaneados, y esto exige mucho tiempo, además de ser costoso.
  • Los documentos escaneados suelen guardarse en formato PDF sin opción de búsqueda, lo que prácticamente impide encontrar información fundamental cuando más se la necesita.
  • La productividad de los empleados sigue siendo baja si tienen que pasar horas buscando documentos en papel, factor que cuesta a la empresa más dinero.
  • Asegurar el cumplimiento es un costo inevitable para muchas empresas; sobre todo, el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales exige una recuperación sencilla de información clave.
  • Preservar la satisfacción del cliente es algo importante para cualquier empresa; sin embargo, los retrasos en los plazos de respuesta pueden afectar considerablemente la experiencia y lealtad de los clientes.
  • Las organizaciones siempre están en busca de las mejores maneras de adelantarse con iniciativas en favor de la sustentabilidad, pero conservar un entorno de oficina que utiliza mucho papel genera considerables gastos para la empresa en papel, tinta, tóner, energía, transporte, almacenamiento y envío.

En qué puede ayudar Xerox

Mediante la integración de los dispositivos multifunción al sistema de administración de contenido empresarial (ECM) le ahorrará dinero a su organización de manera muy sencilla. Los dispositivos multifunción ayudan a automatizar las actividades administrativas más tediosas, ya que permiten escanear documentos directamente hacia un flujo de trabajo de administración de contenido empresarial (ECM) que transfiere dichos documentos de forma automática a departamentos o colegas específicos.

¿Por qué elegir Xerox?

Con Xerox ConnectKey para DocuShare, usted puede:

  • Escanear a flujos de trabajo pre-definidos in situ o en Cloud
  • Realizar una captura a las colecciones DocuShare, carpetas de red compartidas y correo electrónico, con solo apretar un botón
  • Agregar propiedades al escanear o extraer de base de datos corporativas
  • Instalar y configurar de manera sencilla los botones de escaneo para una variedad de opciones de configuración
  • Integrar uno o varios dispositivos multifunción y sacar el máximo partido a la infraestructura existente
  • Crear documentos escaneables en PDF o PDF-A
  • Explorar DocuShare o las carpetas de la red desde el dispositivo multifunción para elegir un destino de escaneo

La forma inteligente de realizar más trabajo
Con el fin de agregar inteligencia comercial a los procesos de escaneo, mientras protege la seguridad, ConnectKey para DocuShare le permite:

  • Introducir propiedades mientras escanea para automatizar el archivado o procesamiento
  • Buscar valores de datos en su base de datos corporativa, sistema CRM o ERP del dispositivo multifunción y aplicarlos como propiedades, auto-completando campos para ahorrar tiempo
  • Crear automáticamente nuevas colecciones sobre la marcha (como número de factura o nombre del cliente)
  • Personalizar una biblioteca de flujos de trabajo de escaneo en la impresora multifunción, organizados en una jerarquía de plantillas conveniente
  • Escanear documentos hacia flujos de trabajo pre-configurados, ahorrando tiempo y fortaleciendo la eficiencia
  • Proteger mediante contraseñas los botones de escaneo
  • Aprovechar el protocolo LDAP y el Active Directory de Microsoft
  • Utilizar la seguridad y el cifrado integrados a las impresoras multifunción de Xerox

Recursos

Las galardonadas copiadoras, impresoras e impresoras multifunción de Xerox incluyen plataformas flexibles que contienen una gran variedad de soluciones de software. La funcionalidad del software puede variar según el modelo del producto. Contáctese con su representante de ventas local para recibir información detallada acerca de la compatibilidad.

La impresora multifunción debe admitir Xerox Extensible Interface Platform (EIP) y tener instalada la EIP versión 1.5 o posterior.

Impresoras multifunción y todo en uno

Impresoras digitales y de producción

Requisitos de hardware

Requisitos de software