La importancia del buen uso del papel para optimizar el flujo de trabajo de toda oficina

Por: Elfina Camino / Gerente de Post Venta para Latinoamerica

Xerox^® parte de la interacción entre equipo, tóner y papel como elementos clave e interdependientes para maximizar los recursos en beneficio de nuestros clientes, la Compañía se ha especializado en vincular el papel a la tecnología de equipos de impresión digital para mejorar la eficiencia y producción de estos.

Xerox cuenta con una posición única en la industria del papel, logrando integrar este suministro a los procesos digitales actuales. Dentro de un mundo en constante transformación pensar que el papel dejará de cumplir un rol importante dentro de los flujos de trabajo de la oficina es una afirmación errónea.

Los documentos impresos forman parte importante en los procesos de las empresas e interacciones entre ellas, y es por ello que Xerox se ha especializado en crear “ambientes inteligentes de impresión”, lo cual requiere de un balance entre el uso del papel en los procesos de trabajo y lo digital.

Hoy por hoy el aún es alto porcentaje de los procesos se basan en documentos y se estima que la impresión y administración de los documentos representa un 15% del presupuesto de IT en las empresas SMB. Por ende, la selección del papel es clave dentro de los procesos de negocio y la entrega de un producto de calidad.

Para alcanzar dichos objetivos debemos pensar en algunas preguntas básicas para integrar efectivamente el uso del papel en nuestras empresas:

¿Cuál será la vida útil necesaria de cada documento?
¿Mi documento será enviado por correo electrónico o generaré mayor impacto en mi cliente si yo envío un documento impreso?
¿El precio se encuentra dentro de presupuesto?
¿El tamaño del papel requerido se ajusta a los tamaños estándares? ¿O se ajusta a la necesidad del cliente?
¿Qué características debe cumplir el papel para lograr un acabado final deseado?

Así mismo hay que considerar estos aspectos al momento de administrar el uso del papel dentro de la empresa:

Contar con impresoras y multifuncionales de calidad y que cumplan con los procesos de gestión documental adecuados a nuestro core business
Integrar el uso de documentos escaneados en procesos de trabajo “digitales”
Administrar archivos digitales en la nube y solo imprimir a demanda
Usar el papel e impresión eficientemente solo cuando sea necesario

En la actualidad el mercado de papel y cartón corrugado ha experimentado un crecimiento dentro de la industria del embalaje, uno de los factores que inciden en este aumento es la minimización de impactos negativos al medio ambiente; en este sentido, las empresas están optando por soluciones de empaque que sean respetuosos con la naturaleza. Por ejemplo, un cambio en el sector de embalaje ha sido pasar del plástico al uso del papel y cartón. Es por ello, que el mercado de papel y cartón de embalaje se proyecta en crecimiento para el 2020.

Por ello Xerox ha puesto un enfoque especial en la sustentabilidad y a partir del año 2000 se comprometió en conjunto con sus socios de canales y clientes para el cuidado del medio ambiente, la salud y la seguridad, así como con la gestión sostenible de los bosques tanto en sus operaciones como en las de sus proveedores.

Las soluciones de Xerox están diseñadas con funciones que permiten a los clientes hacer un uso efectivo del papel. A mediados del año 2010, Xerox incorporó la función “earth smart” (pensando en la Tierra) a su controlador de impresión global (Global Print Driver - GDP). “Earth smart” ofrece varias funciones de ahorro de recursos con sólo apretar un botón.

Para una empresa es importante generar un ambiente de impresión que combine e integre eficientemente el uso de papel con el mundo digital actual, entendiendo todas las implicaciones existente que conllevan seleccionar un suministro de calidad, que cumpla con los estándares medio ambientales y que cumplan efectivamente su rol dentro de la productividad de la oficina.