Diez factores a considerar al adquirir un multifuncional

1. Conozca sus necesidades.

Comprenda lo que necesita que el multifuncional haga por usted y sus usuarios finales. Más allá de la impresión y la copia, ¿cómo quiere utilizar el multifuncional para ayudar a administrar documentos, reducir el papel, simplificar el flujo de trabajo, escanear a la nube, trabajar a distancia, etc.? ¿Cuántos trabajos de copia, impresión, fax, escaneado y correo electrónico realizará por día? ¿Cuántos usuarios compartirán el dispositivo? ¿Necesitará color en las copias? ¿Conexión inalámbrica? ¿Conexión a dispositivos móviles y a la nube? Existe una serie de requisitos que debe que tener en cuenta.

2. Conozca el costo total de propiedad (TCO) y los beneficios de costo/valor.

Cuando se evalúa un multifuncional, hay que tener cuidado de mirar sólo el costo del hardware inicial. Hay otros factores que deben tenerse en cuenta, incluido el costo de los consumibles. Una vez que se tienen en cuenta los costos de la tinta, los multifuncionales de inyección de tinta, que inicialmente se consideraban de bajo costo, a menudo resultan tener un costo total de propiedad equivalente o superior al de los multifuncionales láser de mejor rendimiento. El costo total de propiedad también puede aumentar considerablemente en el caso de los dispositivos que de uso y mantenimiento difícil, que no son confiables o que carecen de las características y la capacidad para producir de manera efectiva los resultados necesarios.

Su multifuncional puede convertirse en un activo útil para la administración y el control de los costos de impresión e imagen, y también puede agregar nuevas capacidades a su organización si la elige con astucia. Considere la forma en que los multifuncionales pueden abordar el costo total de propiedad de los activos de impresión e imagen, consolidar y mejorar la administración de los recursos en toda la organización y mejorar la eficiencia de los procesos empresariales.

3. Sepa lo que dicen los terceros.

Compare los datos sobre el rendimiento real y las cuestiones de administración y soporte publicadas en las hojas de especificaciones del proveedor con los datos de los organismos de evaluación independientes. ¿Qué dice la gente experimentada de la industria sobre la calidad y el rendimiento del producto que está considerando?
Vea lo que dicen los expertos sobre los multifuncionales Xerox ›

4. Sepa lo fácil que es conectarse a una red existente.

Considere la facilidad con la que el sistema de multifuncionales se integrará en su red actual. ¿Es fácil de implementar? ¿Requiere un mínimo de entrenamiento inicial? ¿Viene con software o asistentes para guiarme durante la instalación, resolución de problemas y actualizaciones?

Si su grupo de trabajo necesita imprimir desde varios dispositivos distribuidos (teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles, etc.) en un lugar de fácil acceso, considere la posibilidad de comprar una multifuncional inalámbrica o con WiFi. Los multifuncionales con WiFi se conectan a una red sin necesidad de estar conectadas por cable a esa red. Esto permite una fácil impresión móvil, sin cables antiestéticos que aumentan la propensión a tropezar.

5. Sepa lo fácil que es de manejar.

Evite los atascos de producción y los costosos tiempos de inactividad de los empleados utilizando un multifuncional fácil de manejar. Compruebe que las interfaces de usuario sean intuitivas, que los requisitos de capacitación sean mínimos y que la ayuda y la documentación en línea sean fácilmente accesibles. Si necesita soporte técnico, compruebe que el producto esté respaldado por la cobertura de servicio y soporte proporcionada por el fabricante.

Las interfaces tipo tableta hacen que los multifuncionales de última generación resulten especialmente fáciles de usar. Le permiten tocar, pasar, pellizcar y desplazarse como lo haría en un teléfono inteligente o una tableta. Y con las aplicaciones integradas en la interfaz, puede agregar, eliminar o intercambiar herramientas para sus flujos de trabajo personalizados.

Los multifuncionales móviles y conectadas a la nube facilitan el trabajo desde casi cualquier lugar. En estos multifuncionales, las aplicaciones sirven de atajo para descargar, compartir, imprimir, escanear, distribuir— e incluso traducir —documentos sobre la marcha.

6. Conozca su capacidad de realizar múltiples tareas.

Busque un multifuncional que sea realmente multifuncional. ¿Pueden los usuarios acceder a cada una de las funciones que necesitan, aunque ya se estén utilizando otras? Tenga en cuenta que algunos productos, como los todo en uno, ofrecen múltiples funciones en un solo dispositivo, pero no pueden realizar varias tareas en simultáneo. Si no pueden ofrecer todas las funciones de una multifuncional al mismo tiempo, puede que se produzca un tiempo de inactividad debido a los atascos de producción.

7. Conozca sus capacidades de comunicación bidireccional.

Si no se comunica información oportuna y precisa a los usuarios y a los administradores de TI sobre el estado de los proyectos, las colas y los dispositivos, se requerirá una mayor intervención por parte suya y de su personal para resolver, prevenir o anticiparse a los problemas. Una sólida comunicación bidireccional, tanto en el multifuncional como a través de la red, resulta esencial para mantener un producto funcionando de forma constante. Busque las capacidades de estado de los trabajos de impresión y del dispositivo desde el escritorio y la posibilidad de ver todas las colas de trabajos en el dispositivo y en la red.

8. Conozca la administración de los dispositivos, la inteligencia remota y el soporte técnico disponibles.

Considere el compromiso del proveedor de proporcionar herramientas y utilidades sólidas para la administración de dispositivos y flotas. Este es un servicio que puede desear ahora o en el futuro. Busque el software de administración de relaciones con los dispositivos que optimiza la disponibilidad y el tiempo operativo del multifuncional. ¿Brinda el proveedor un tiempo de respuesta superior y una calidad de servicio constante? Usted necesita saber que su multifuncional se mantenga en funcionamiento para garantizarle una oficina eficiente y productiva.

Los multifuncionales más sofisticados le permiten no solo administrar las flotas, sino también la información. Gracias a las herramientas adecuadas incorporadas, como la integración con los Servicios Gestionados de Impresión, su dispositivo multifunción se convierte en el centro de su entorno de documentos. Puede automatizar los procesos de negocio, optimizar la gestión de los dispositivos de forma remota y ayudar al servicio de asistencia técnica con herramientas incorporadas. Una interfaz conectada a una aplicación abre una puerta de posibilidades futuras para la gestión de dispositivos y documentos.

9. Sepa si proporciona el nivel de seguridad y confidencialidad que necesita.

¿Ofrece el dispositivo el nivel de seguridad adecuado para su negocio? ¿Es escalable para proporcionar más seguridad si sus necesidades varían?

Si no se controlan, los multifuncionales pueden convertirse en puntos de entrada vulnerables a violaciones de datos o ataques malintencionados. La mejor manera de mantener sus datos seguros es elegir multifuncionales que superen los estándares de la industria en cuanto a prevención de intrusiones, la detección de dispositivos y la codificación de datos. Busque también fabricantes de multifuncionales que se asocien con expertos en seguridad de tecnología de la información, como McAfee y Cisco.

10. Sepa qué software y soluciones están disponibles.

Comprenda qué software y soluciones compatibles están disponibles por parte del proveedor, así como de sus socios de soluciones.

Los multifuncionales pueden ayudarlo a agilizar los procesos de documentos duplicados y engorrosos y a organizar, editar y archivar electrónicamente sus documentos en papel. Con un multifuncional y una sencilla aplicación de software, se pueden convertir documentos en papel en formatos electrónicos y enviarlos a múltiples destinos:— correo electrónico, repositorios de documentos basados en la nube, carpetas de red, impresoras remotas, sistemas de automatización de back-office, etc. —con un solo escaneo.

Los multifuncionales compatibles con aplicaciones llevan estos procesos un paso más allá. Ponen las funciones y los flujos de trabajo en una interfaz de aplicación fácil, como la que se ve en el teléfono móvil o en una tableta. Te permiten imprimir o escanear desde/a la nube, y conectar teléfonos inteligentes a multifuncionales WiFi para que pueda trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento.

Una vez que cuente con el conocimiento que ha reunido al hacer estas preguntas, estará preparado para tomar la decisión correcta para su negocio.

Los multifuncionales pueden ayudarlo a agilizar los procesos de documentos duplicados y engorrosos y a organizar, editar y archivar electrónicamente sus documentos en papel. Con un multifuncional y una sencilla aplicación de software se pueden convertir documentos en papel en formato electrónico y enviarlos a múltiples destino: correo electrónico, depósitos de documentos, carpetas en red, e incluso a impresoras remotas, con un solo escaneo.

Una vez que cuente con el conocimiento que ha reunido al hacer estas preguntas, estará preparado para tomar la decisión correcta para su negocio.

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